So gestalten Sie Ihre Finanzberichte
Die Entscheidungen, die Ihre P&L, Ihre Bilanz und Ihre Cashflow-Rechnung prägen – in der Reihenfolge, in der Sie sie tatsächlich treffen.
# Die Kurzfassung
Management-Reporting gibt es, um Entscheidungen zu treffen. Ihre Buchhaltung gibt es, um Steuer- und Prüfungsvorschriften zu erfüllen. Zwei verschiedene Aufgaben – und die zweite darf nicht bestimmen, wie die erste aussieht.
- Bauen Sie für die Entscheidung, nicht für die Buchhaltung. Beginnen Sie bei den Fragen, die Ihnen gestellt werden, nicht bei Ihrem Kontenplan.
- Teilen Sie den Umsatz in Produktgruppen auf, grob genug zum Steuern. Eine Handvoll Zeilen, nicht ein Dutzend – wenn Sie bei zwei davon nicht anders handeln würden, sind sie eine Zeile.
- Teilen Sie die Kosten danach auf, ob sie der Leistung folgen. Direkte Kosten bewegen sich mit dem, was Sie produzieren und verkaufen; der Betriebsaufwand nicht. Genau dieser Schnitt liefert Ihnen den Deckungsbeitrag.
- Alles, was zu klein ist, um darauf zu reagieren, wird an anderer Stelle zusammengefasst. Eine Zeile, die dauerhaft unter 2% ihrer übergeordneten Position bleibt, ist Rauschen – und Rauschen kostet Sie jeden Monat Aufmerksamkeit.
- Halten Sie in der Bilanz Vorräte, Forderungen und Verbindlichkeiten sichtbar. Dort steckt Ihre Liquidität.
Beginnen Sie mit der Struktur, die in Ihrer Branche üblich ist, und passen Sie sie an. Eine Vorlage bringt Sie nah heran, aber jedes Unternehmen steuert nach etwas anderen Größen – und genau diese Unterschiede sind die Zeilen, die sich lohnen.
# Wozu Management-Reporting da ist
Ihr gesetzlicher Abschluss beantwortet eine Frage, die jemand anderes gestellt hat: Sind die Zahlen richtig und vollständig? Ihr Management-Reporting beantwortet Ihre: Was funktioniert, was nicht, und was sollten wir nächsten Monat tun?
| Gesetzlich | Management | |
|---|---|---|
| Adressat | Finanzamt, Prüfer, Bank | Sie und Ihr Team |
| Optimiert auf | Vollständigkeit, Prüfbarkeit | Eine Entscheidung treffen |
| Detailtiefe | Jedes Konto | Nur was das Handeln verändert |
| Änderungen | Selten, nach Vorschrift | Wenn sich das Geschäft ändert |
Deshalb gibt es keine universelle Vorlage. Die richtige Struktur hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab – davon, was Sie verkaufen, was die Lieferung kostet und an welchen Hebeln Sie tatsächlich ziehen können.
- Ein Produktionsbetrieb braucht Material, Fertigungslöhne und Fracht getrennt, denn in diesen dreien stirbt die Marge.
- Eine Agentur braucht abrechenbare gegenüber nicht abrechenbaren Mitarbeitern, denn die Auslastung ist das ganze Geschäft.
- Ein SaaS-Unternehmen braucht Hosting und Support getrennt ausgewiesen, denn genau das verhindert, dass der Deckungsbeitrag skaliert.
- Ein Händler braucht Fulfillment- und Zahlungsgebühren sichtbar, denn sie fressen die Differenz zwischen Preis und Kosten.
Kopieren Sie eines davon in das falsche Geschäft, und Sie erhalten einen Bericht, den niemand nutzt. Beginnen Sie bei Ihrem eigenen Modell.
Jeder Plan, jeder Abweichungsbericht und jede Abteilungssicht baut auf diesen Zeilen auf. Deshalb lohnt sich jetzt eine Stunde – die Struktur später zu ändern, zerstört Ihre bisherigen Pläne und Ihre Vergleichswerte.
# Umsatzerlöse
Umsatzaufteilungen sind der am stärksten überkonstruierte Teil der meisten ersten Entwürfe. Das Ziel ist nicht, alles zu beschreiben, was Sie verkaufen – es geht darum, die wenigen Gruppen zu sehen, die Sie unterschiedlich steuern würden.
Streben Sie 3 bis 6 Umsatzgruppen an. Trennen Sie dort, wo Sie anders handeln würden; fassen Sie alles unter 5% des Umsatzes zusammen.
- Produkt- oder Leistungsgruppe – der Standard, und meistens richtig.
- Liefermodell, wenn die Margen stark abweichen (Lizenz vs. Dienstleistung, online vs. Ladengeschäft).
- Wiederkehrend vs. einmalig, wenn Sie über wiederkehrende Umsätze bewertet werden.
- Region oder Markt, wenn Sie diese wirklich getrennt führen und besetzen.
- Einzelne Produkte oder SKUs. Die Liste wächst nur – jede Einführung fügt eine Zeile hinzu, und binnen eines Jahres ist es ein Katalog, den niemand liest. Fassen Sie sie zu Gruppen zusammen, und lassen Sie die Gruppe den Produktwechsel überdauern.
- Kundenname – das bricht in dem Moment, in dem sich die Kundenliste ändert.
- Alles, was Sie nicht für sich allein planen können.
| Geschäftsmodell | Typische Umsatzzeilen |
|---|---|
| Produktion | Produktfamilie A · Produktfamilie B · Ersatzteile & Service |
| SaaS / Abonnement | Abonnementerlöse · Services & Onboarding · Sonstige wiederkehrende |
| Beratung & Dienstleistung | Projekterlöse · Retainer · Durchlaufende Kosten |
| Handel / E-Commerce | Onlineverkauf · Ladenverkauf · Marktplatz · abzüglich Retouren |
| Nutzung / Transaktion | Transaktionsgebühren · Plattformgebühren · Zusatzleistungen |
Retouren und Rabatte gehören als Abzüge in den Umsatz, nicht in die Kosten. Umsatz ist das, was Sie tatsächlich verdient haben, netto ohne Umsatzsteuer.
# Sonstige Betriebsleistung – nur wenn Sie Bestände halten
Diese Zeile erfasst die Bestandsveränderung bei fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Es gibt sie, weil Produktion und Verkauf nicht immer im selben Monat stattfinden.
- Relevant für Produktionsbetriebe und alle, die vor einer Saison Bestände aufbauen.
- Irrelevant – lassen Sie sie weg –, wenn Sie im selben Monat verkaufen, was Sie herstellen, oder wenn Sie Dienstleistungen verkaufen.
- Sie bewegt sich mit denselben physischen Gütern wie Ihre Bestandszeile, deshalb müssen beide gemeinsam geplant werden, niemals unabhängig voneinander.
- Aktivierte Eigenleistungen – die Aktivierung selbst erstellter Vermögenswerte. Sie ist sprunghaft, sie schmeichelt dem Ergebnis in dem Monat, in dem Sie den Vermögenswert bauen, und die Schmeichelei kehrt sich später als Abschreibung um.
- Wenn sie so wesentlich ist, dass Sie sie zeigen müssen, geben Sie ihr eine eigene Zeile, damit Sie sie sehen und bei der Leistungsbeurteilung ausblenden können.
# Direkte Kosten
Direkte Kosten sind die Kosten der Leistungserbringung für das, was Sie verkauft haben. Ziehen Sie diese Grenze falsch, ist jedes Margengespräch danach falsch, denn dieser Schnitt erzeugt den Deckungsbeitrag.
Der Test: Wenn der Umsatz nächsten Monat um 30% einbrechen würde, würde sich diese Kostenposition bewegen? Wenn ja, ist sie mit ziemlicher Sicherheit direkt.
Aber fix heißt nicht indirekt. Fabrikmiete, Produktionsleitung und fest angestellte Produktionsmitarbeiter sind direkt, auch wenn sie sich in einem schwachen Monat nicht bewegen – und sie müssen direkt bleiben, weil die Vorräte einschließlich dieser Kosten bewertet werden.
| Geschäftsmodell | Typische direkte Kosten |
|---|---|
| Produktion | Rohstoffe · Fertigungslöhne · Fracht & Logistik · Fertigungsgemeinkosten |
| SaaS / Abonnement | Hosting & Infrastruktur · Support & Customer Success · Zahlungsgebühren |
| Beratung & Dienstleistung | Kosten abrechenbarer Mitarbeiter · Subunternehmer · Projektkosten |
| Handel / E-Commerce | Wareneinkauf · Fulfillment & Versand · Zahlungs- & Plattformgebühren |
| Nutzung / Transaktion | Processing & Interchange · Infrastruktur · Partnerbeteiligung |
Personalkosten gelangen über das Konto oder über die Abteilung in die direkten Kosten – niemals dadurch, dass ein Konto innerhalb einer Abteilung aufgeteilt wird.
- Getrennte Lohnkonten – „Löhne, Produktion“ getrennt von „Gehälter, Verwaltung“. Die sauberste Variante, und sie übersteht jede spätere Änderung Ihrer Abteilungsstruktur.
- Oder Sie behalten ein Lohnkonto und überschreiben dessen Zuordnung je Abteilung: Produktions- und Leistungsabteilungen laufen in die direkten Kosten, jede andere Abteilung fällt in den Betriebsaufwand. Nutzen Sie das, wenn Ihre Buchhaltung nach Abteilung bucht, aber nicht nach Konto.
- Was beides nicht kann: ein Konto innerhalb einer Abteilung aufteilen. Wenn eine einzelne Person ihre Woche wirklich aufteilt, stimmen Sie den Anteil mit Ihrer Buchhaltung ab und buchen Sie die beiden Hälften direkt an der Quelle.
- Welchen Weg Sie auch wählen: Schreiben Sie die Regel auf und prüfen Sie sie jährlich. Ein Schlüssel, an den sich niemand erinnert, wird zu einer Zahl, der niemand traut.
- Vertriebsprovisionen hier. Sie sind variabel zum Umsatz, aber sie sind Kosten der Umsatzgewinnung, nicht der Leistungserbringung – die meisten veröffentlichten Margen-Benchmarks unterstellen, dass sie in Vertrieb und Marketing liegen.
- Die Grenze zwischen den Jahren zu verschieben. Konsistenz zählt mehr als theoretische Perfektion.
# Betriebliche Aufwendungen
Alles, was Sie nächsten Monat weiter zahlen würden, wenn der Verkauf stoppt: die Kosten dafür, im Geschäft zu sein, statt der Kosten der Leistungserbringung. Hier wachsen Strukturen am schnellsten, denn jede Rechnung fühlt sich an, als hätte sie eine eigene Zeile verdient.
Streben Sie 3 bis 7 Zeilen im Betriebsaufwand an. Personal ist normalerweise die größte und verdient immer eine eigene.
Es gibt drei Arten, sie zu gruppieren, und eine bewusst zu wählen ist der größte Teil der Arbeit.
| Gruppierung | Zeilen sehen aus wie | Geeignet, wenn |
|---|---|---|
| Nach Funktion | Vertrieb & Marketing · F&E · Verwaltung | Sie sehen wollen, wohin der Aufwand fließt; Standard für Investoren |
| Nach Kostenart | Personal · Gebäude · IT · Marketing · Beratungskosten | Sie sehen wollen, wofür das Geld ausgegeben wurde; am einfachsten aus den Konten abzuleiten |
| Hybrid | Personal nach Funktion aufgeteilt, der Rest nach Kostenart | Personal dominiert und Sie brauchen es aufgeschlüsselt |
Nach Kostenart ist der einfachere Einstieg – es lässt sich fast direkt aus Ihren Konten ableiten. Nach Funktion ist nützlicher, sobald Sie Teams steuern. Machen Sie nicht beides: Wählen Sie eines für die Zeilen und nutzen Sie Abteilungen für die andere Sicht.
- Typische Zeilen: Personal · Gebäude & Büro · IT & Software · Marketing · Beratungskosten · Reisen · Sonstiger Betriebsaufwand.
- Halten Sie „Sonstiger Betriebsaufwand“ unter 5% der Summe. Darüber verbirgt sich etwas darin.
- Einmaleffekte gehören nicht hierher – sie haben weiter unten ihre eigene Zeile.
Sonstige betriebliche Erträge ist die Spiegelzeile: Zuschüsse, Mieterträge, Weiterbelastungen und Ähnliches. Setzen Sie hier nur Dinge hinein, die ohne eine neue Entscheidung wiederkehren; echte Einmaleffekte gehören zu den einmaligen Posten, wo sie Ihren Trend nicht verzerren.
# Margen und Ergebnisstufen
Die Zwischensummen zwischen Ihren Zeilen sind der eigentliche Sinn der ganzen Struktur. Jede beantwortet eine andere Frage und gehört einer anderen Person.
| Stufe | Ist | Sagt Ihnen |
|---|---|---|
| Nettoumsatz | Umsatz abzüglich Retouren und Rabatte | Was Sie tatsächlich verdient haben – die Basis, an der Ihre Margen gemessen werden, wenn Sie keine Bestände halten |
| Gesamtleistung | Nettoumsatz plus Bestandsveränderung bei fertigen und unfertigen Erzeugnissen | Die Basis, an der Ihre Marge gemessen wird, wenn Sie Bestände halten – lassen Sie sie weg, wenn nicht |
| Deckungsbeitrag I | Gesamtleistung − direkte Kosten | Ob das Produkt selbst funktioniert, vor allen Fixkosten |
| Deckungsbeitrag II, III | Nach den nächsten Betriebskostenschichten, die Sie wählen | Wohin die Marge geht, wenn Sie Vertrieb und Distribution hinzunehmen und danach die übrigen kundennahen Kosten |
| EBITDA | Nach Betriebsaufwand | Ob das Geschäft funktioniert, vor Finanzierung und Bilanzierungsentscheidungen |
| EBIT | Nach Abschreibungen | Ob es nach den Kosten der genutzten Vermögenswerte funktioniert |
| EBT | Nach Zinsergebnis | Ob es nach der Art Ihrer Finanzierung funktioniert |
| Jahresüberschuss | Nach Steuern | Was tatsächlich übrig bleibt |
Der Deckungsbeitrag I ist das, was nach den Kosten der Leistungserbringung für das Verkaufte übrig bleibt. Die Stufen sind nummeriert, weil Sie Kostenschichten in der Reihenfolge hinzufügen können, die für Ihr Geschäft zählt – alle direkten Kosten auf Stufe I, dann die weiteren Schichten, deren Trennung sich lohnt, typischerweise Vertrieb und Distribution auf II und die übrigen kundennahen Kosten auf III – und beobachten, wohin die Marge tatsächlich geht. Das macht ihn nützlicher als eine einzige gemischte Zahl: Er sagt Ihnen, ob ein weiterer Verkauf sich lohnt, und was Sie ausgeben können, um ihn zu gewinnen.
EBITDA ist der ehrliche Vergleichspunkt zwischen Unternehmen, weil es Abschreibungspolitik, Verschuldungsstruktur und Steuern herausrechnet. Genau deshalb ist es auch die Zahl, die sich am leichtesten schönen lässt.
- Das Abdriften des bereinigten EBITDA – sobald Sie Einmaleffekte herausnehmen, ist Ihr EBITDA nicht mehr das gesetzliche. Wenn eine Bank eine Covenant-Klausel am EBITDA misst, klären Sie zuerst die Definition.
- EBITDA-Vergleiche zwischen IFRS und lokalem GAAP. Unter IFRS werden Leasingverträge zu Abschreibung und Zins, was das EBITDA hebt, ohne dass sich am Geschäft etwas ändert.
- Einen Deckungsbeitrag zu lesen, ohne zu wissen, was in den direkten Kosten steckt. Zwei Unternehmen mit derselben Zahl können sehr unterschiedliche Geschäfte betreiben.
# Unterhalb des EBITDA
Alles unterhalb des EBITDA betrifft, wie Sie das Geschäft finanziert, versteuert und bilanziert haben – nicht, wie Sie es geführt haben. Diese Zeilen getrennt zu halten, macht die Zeilen darüber über die Zeit vergleichbar.
- Abschreibungen – die Kosten der Vermögenswerte, die Sie bereits gekauft haben. Getrieben von Ihrem Anlagenbestand und Ihrer Investitionsplanung, niemals vom Umsatz. Halten Sie die Kategorien deckungsgleich mit Ihren Anlagenkategorien, damit jede Anlageklasse ihre eigene Abschreibung zeigt.
- Nettozinsen – Zinsen auf Schulden und Erträge auf liquide Mittel. Zwei verschiedene Dinge, in einer Zeile saldiert; halten Sie sie in der Planung getrennt.
- Nicht wiederkehrende Positionen – Restrukturierung, Vergleiche, Abgänge. Diese Zeile gibt es, um Ihren Trend sauber zu halten. Wenn sie jedes Jahr auftaucht, ist sie nicht einmalig.
- Sonstige Erträge / Verluste – Finanzierungs-FX, Beteiligungsergebnisse. Meist klein. Operatives FX bleibt im operativen Ergebnis, nehmen Sie es also hier nicht heraus.
- Steuern – der Aufwand fällt auf das Ergebnis vor Steuern an; das Geld fließt nach dem Zeitplan Ihrer Jurisdiktion ab. Das sind verschiedene Monate und oft verschiedene Beträge.
Wenn sich eine Kostenposition ändern würde, weil Sie einen Kredit neu verhandelt, ein Gebäude gekauft oder die Jurisdiktion gewechselt haben – dann gehört sie unter das EBITDA. Wenn sie sich ändern würde, weil Sie mehr verkauft haben, gehört sie darüber.
# Bilanz
Bilanzen ziehen weit mehr Detail an, als sich auszahlt. Für Steuerungszwecke beantworten sie drei Fragen: Wie viel Geld ist gebunden, was schulden wir und wann, und worin haben wir investiert?
Weniger ist mehr. Streben Sie insgesamt 20 bis 30 Zeilen an und bilden Sie niemals die gesetzlichen Untergliederungen nach.
Das Einzige, was echte Aufmerksamkeit verdient, ist das Working Capital – die drei Zeilen, die Ihre Liquidität am stärksten bewegen und die Sie tatsächlich beeinflussen können.
| Zeile | Getrieben von | Steigt, wenn |
|---|---|---|
| Vorräte | DIO – Lagerdauer in Tagen, auf Basis der direkten Kosten | Sie Bestände aufbauen oder langsamer werden |
| Forderungen aus L&L | DSO – Debitorenlaufzeit in Tagen, auf Basis des Umsatzes | Sie wachsen oder Kunden später zahlen |
| Verbindlichkeiten aus L&L | DPO – Kreditorenlaufzeit in Tagen, auf Basis der direkten Kosten | Sie Lieferanten später bezahlen – die einzige der drei, die der Liquidität hilft |
- Halten Sie diese drei sichtbar und begraben Sie sie nie in „Sonstige Vermögenswerte“ oder „Sonstige Verbindlichkeiten“.
- Trennen Sie verzinsliche Schulden von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Nur eine davon kostet Sie ausdrücklich Zinsen.
- Weisen Sie einen gezogenen Kontokorrentkredit als Schuld aus, niemals mit der Liquidität verrechnet.
- Eine Zeile je Bankkonto anlegen. Geld ist Geld.
- Anlagevermögen nach Kategorie aufteilen, außer Sie planen Investitionen tatsächlich so – und wenn ja, spiegeln Sie die Aufteilung in den Abschreibungen.
- Rechnungsabgrenzungsposten im Detail modellieren, außer sie sind wesentlich und schwankend – für ein Unternehmen, das Lizenzen, Versicherungen oder Miete ein Jahr im Voraus zahlt, sind sie das.
Abonnements sind der Fall, den man richtig machen sollte. Stellen Sie ein Jahr im Voraus in Rechnung, kommt das Geld herein, sobald diese Rechnung bezahlt ist, während der Umsatz über zwölf Monate verdient wird – dieser Saldo liegt in Erhaltene Anzahlungen und löst sich monatlich auf. Für ein Unternehmen mit Jahresabrechnung ist er oft die größte einzelne Quelle von Working Capital und der Grund, warum die Liquidität besser aussieht als der Gewinn. Geben Sie ihm eine eigene Zeile, statt ihn in den sonstigen Verbindlichkeiten zu vergraben.
# Cashflow – diesen gestalten Sie nicht
Die Cashflow-Rechnung wird für Sie erzeugt. Sie leitet sich vollständig aus Ihrer P&L und der Bewegung in Ihrer Bilanz ab, es gibt also nichts zu strukturieren – aber alles, was Sie oben gewählt haben, entscheidet, ob sie lesbar ist.
| Block | Enthält |
|---|---|
| Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit | EBITDA, Steuern und die Veränderung des Netto-Working-Capital – Forderungen, Vorräte, Verbindlichkeiten und der Rest |
| Sonstiger Cashflow | Optional. Einmalige Bewegungen, die Sie aus dem operativen Bild heraushalten wollen |
| Cashflow aus Investitionstätigkeit | Investitionen, Abgänge, Akquisitionen |
| Freier Cashflow | Zwischensumme – was das Geschäft erwirtschaftet hat, nachdem es seine eigenen Investitionen bezahlt hat, vor Finanzierungskosten |
| Cashflow aus Finanzierungstätigkeit | Aufgenommene und getilgte Kredite, Zinsen, Dividenden, Kapital |
Der freie Cashflow ist die Zahl, auf die es ankommt. Gewinn ist eine Meinung, Geld ist eine Tatsache, und der freie Cashflow ist die Tatsache, die Ihnen sagt, ob sich das Geschäft selbst trägt.
Hier zeigen sich frühere Abkürzungen. Vergraben Sie Forderungen in „Sonstige Vermögenswerte“, und die Working-Capital-Bewegung wird zu einem unerklärlichen Klumpen. Werfen Sie verzinsliche Schulden mit Lieferantenverbindlichkeiten zusammen, und eine Kredittilgung erscheint als operative Bewegung. Die Cashflow-Rechnung ist die Prüfung für die Struktur, die Sie gerade gebaut haben.
# Abteilungen, falls Sie welche haben
Dieser Abschnitt ist bedingt. Abteilungen funktionieren nur, wenn Ihre Buchhaltung jede Buchung bereits mit einer Abteilung kennzeichnet – wenn Ihre Konten das nicht tragen, haben Sie die Option noch nicht. Viele kleinere Unternehmen haben sie nicht, und das ist in Ordnung: Eine gut strukturierte P&L funktioniert auch ohne Abteilungen bestens. Überspringen Sie das, wenn es auf Sie zutrifft.
Wenn Sie welche haben, ist die einzige Frage, welche Dimension welche Information trägt.
Nutzen Sie eine Zeile für das, wofür das Geld ausgegeben wurde. Nutzen Sie eine Abteilung für den, der es ausgegeben hat.
- Softwarelizenzen sind eine Zeile – das ist die Art der Kosten.
- Marketing ist eine Abteilung – sie ist der Eigentümer der Kosten.
- Gebäude ist eine Zeile; die Teams, die im Gebäude sitzen, sind Abteilungen.
Beides zu tun, ist überflüssig. Wenn Marketing eine Abteilung ist, brauchen Sie nicht zusätzlich eine Marketingzeile – Sie verbringen jeden Monat damit, zwei Zahlen abzustimmen, die ohnehin übereinstimmen sollten, und früher oder später ist eine davon falsch.
Ein nützliches Signal: Wenn Sie aufgrund der Zahl jemanden einstellen oder gehen lassen würden, ist es eine Abteilung. Wenn Sie einen Vertrag neu verhandeln würden, ist es eine Zeile.
Abteilungen lösen auch das Granularitätsproblem. Eine einzelne Personalzeile mit 55% des Betriebsaufwands ist normal und muss nicht in sechs Kostenarten aufgeteilt werden – schneiden Sie sie stattdessen nach Abteilung, und Sie bekommen die Antwort, ohne eine einzige Zeile hinzuzufügen.
# Ein Aufbau für jede Gesellschaft
Wenn Sie mehr als eine Gesellschaft führen – Tochtergesellschaften, eine Holdingstruktur oder eigene Einheiten je Markt –, gestalten Sie die Berichte einmal und verwenden Sie denselben Aufbau überall.
Der Grund ist Arithmetik. Die Konsolidierung addiert Einheiten Zeile für Zeile, das funktioniert also nur, wenn die Zeilen dieselben sind. Bucht eine Gesellschaft Fracht in eine eigene Zeile und eine andere schlägt sie dem Material zu, ist die Konzernzahl die Summe zweier verschiedener Dinge, und niemand kann die Marge erklären.
- Die Konsolidierung braucht übereinstimmende Zeilen. Unterschiedliche Strukturen lassen sich nicht addieren ohne eine Mapping-Schicht, die auseinanderläuft, sobald jemand eine Seite bearbeitet.
- KPIs bleiben vergleichbar. Deckungsbeitrag bedeutet in jeder Einheit dasselbe, damit können die Zahlen nebeneinanderstehen.
- Benchmarking wird möglich. Der Wert einer Konzernsicht liegt darin, fragen zu können, warum eine Einheit sechs Punkte unter einer anderen liegt – wofür beide gleich gemessen sein müssen.
- Neue Einheiten sind günstig. Eine Akquisition wird in den bestehenden Aufbau gemappt, statt eine Grundsatzdiskussion auszulösen.
Gestalten Sie für den Konzern, nicht für die größte Einheit – und mappen Sie dann jede Gesellschaft hinein, auch die, die nicht jede Zeile nutzen.
Einheiten unterscheiden sich, und das ist in Ordnung. Eine Gesellschaft ohne Bestände lässt diese Zeilen einfach leer; eine Dienstleistungseinheit in einem Produktionskonzern hat keine Bestandsveränderung. Leere Zeilen kosten Sie nichts. Abweichende Zeilen kosten Sie die Konsolidierung.
- Jede Einheit ihre eigenen Berichte gestalten zu lassen, weil „ihr Geschäft anders ist“. Die Unterschiede gehören in die Unterpositionen oder in die Abteilungen, nicht in die oberste Struktur.
- Eine Zeile hinzuzufügen, die nur eine Einheit nutzt. Wenn sie einen Platz verdient, existiert sie überall – leer, wo sie nicht zutrifft.
- Die Struktur je Land neu zu entwerfen. Übersetzen Sie die Bezeichnungen – die Form bleibt gleich.
# Faustregeln
- 3 bis 7 Zeilen unter jeder übergeordneten Position; bei 9 ist Schluss.
- Insgesamt 25 bis 40 Zeilen in der P&L, 20 bis 30 in der Bilanz.
- Fassen Sie alles unter 2% der übergeordneten Position zusammen – 5% bei Umsatzgruppen.
- Halten Sie jede „Sonstige“-Zeile unter 5% ihrer übergeordneten Position und prüfen Sie sie quartalsweise.
- Eine Kostenart, eine Zeile. Ein Verantwortlicher, eine Abteilung. Niemals beides.
- Jede Zeile braucht eine Entscheidung, zu der sie beiträgt, und einen Treiber, den Sie planen können.
- Jede Gesellschaft im Konzern nutzt denselben Aufbau; Unterschiede zwischen Einheiten leben in den Unterpositionen oder in den Abteilungen.
- Ein Kollege außerhalb der Finanzabteilung sollte Ihre P&L von oben bis unten ohne Hilfe lesen können.
Beginnen Sie gröber, als es sich richtig anfühlt. Eine Zeile später hinzuzufügen ist günstig; eine zu entfernen schreibt Ihre Historie um und zerstört jeden Vergleich, den Sie gezogen haben.
Anhang – eine typische Vorlage mit den üblichen Unterpositionen und dem, was jeweils hineingehört. Behandeln Sie sie als die Form zum Anpassen, nicht als die Antwort: Der Umsatz ist die Position, die fast jeder anpasst.
| Position | Typische Unterpositionen | Was hierher gehört |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | Umsatzerlöse | Aufgeteilt in 3–6 Produkt- oder Leistungsgruppen |
| Sonstige Betriebsleistung | Betriebsleistung (Produktion) · Bestandsveränderung · Aktivierte Eigenleistungen | Nur wenn Sie Bestände halten |
| = Gesamtleistung | Umsatzerlöse plus das, was Sie hergestellt, aber nicht verkauft haben | |
| Direkte Kosten | Materialaufwand · Bezogene Leistungen · Sonstige direkte Kosten | Material, Subunternehmer, Fracht, Zahlungsgebühren, Fertigungslöhne |
| = Deckungsbeitrag I | Was nach den Kosten der Leistungserbringung übrig bleibt | |
| Betriebliche Aufwendungen | Personal · Gebäude & Büro · IT & Software · Marketing · Beratungskosten · Reisen · Sonstiger Betriebsaufwand | Was Sie weiter zahlen würden, wenn der Verkauf stoppt |
| Sonstige betriebliche Erträge | Sonstige betriebliche Erträge | Zuschüsse, Mieten, Weiterbelastungen – nur wenn wiederkehrend |
| = EBITDA | Ob das Geschäft funktioniert | |
| Abschreibungen | D&A Sachanlagen · Immaterielle Vermögenswerte · Finanzanlagen · Sonstige | Spiegelt die Kategorien des Anlagevermögens |
| = EBIT | Nach den Kosten der genutzten Vermögenswerte | |
| Nettozinsen | Zinsergebnis | Gezahlt auf Schulden, verdient auf Guthaben |
| Sonstige Erträge / Verluste | Sonstige Erträge / Aufwendungen | Finanzierungs-FX, Beteiligungen |
| Nicht wiederkehrende Positionen | Einmalige Posten | Restrukturierung, Vergleiche, Abgänge |
| = EBT | Nach der Art Ihrer Finanzierung | |
| Steuern | Steueraufwand | Der Aufwand, nicht die Zahlung |
| = Jahresüberschuss | Was tatsächlich übrig bleibt |
| Position | Typische Unterpositionen | Was hierher gehört |
|---|---|---|
| Anlagevermögen | Sachanlagen · Immaterielle Vermögenswerte · Finanzanlagen | Spiegeln Sie diese in den Abschreibungen |
| Vorräte | Vorräte | Material, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse · DIO |
| Forderungen aus L&L | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Was Kunden schulden · DSO |
| Sonstige Vermögensgegenstände | Sonstige Vermögenswerte · IC-Forderungen | Rechnungsabgrenzung, Kautionen, Konzernsalden |
| Liquide Mittel | Liquide Mittel | Alle Konten in einer Zeile zusammengefasst; verrechnen Sie hier niemals einen Kontokorrentkredit |
| Eigenkapital | Eigenkapital · Gewinnvortrag · Gewinnrücklagen · Sonstige Sonderrücklagen | Kapital hinein, Ergebnis kumuliert, Ausschüttungen hinaus |
| Rückstellungen | Steuer- · Pensions- · Sonstige Rückstellungen | Urlaub, Abfindung, Gewährleistung, Rechtsstreitigkeiten |
| Finanzverbindlichkeiten | Finanzverbindlichkeiten | Kredite, Leasing, gezogener Kontokorrent |
| Verbindlichkeiten aus L&L | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Was Sie Lieferanten schulden · DPO |
| Erhaltene Anzahlungen | Erhaltene Anzahlungen | Kundenvorauszahlungen, abgegrenzte Umsatzerlöse |
| Sonstige Verbindlichkeiten | Sonstige Verbindlichkeiten · IC-Verbindlichkeiten | Abgrenzungen, Umsatzsteuerschuld, Lohnverbindlichkeiten |