KIMUTATÁSOK TERVEZÉSE

Hogyan tervezze meg a pénzügyi kimutatásait

A döntések, amelyek a P&L-t, a mérleget és a cash flow-t formálják - abban a sorrendben, ahogy valóban meghozza őket.

16 perc olvasás

# Röviden

A vezetői riportálás azért van, hogy dönteni lehessen belőle. A könyvelés azért, hogy megfeleljen az adó- és auditszabályoknak. Két különböző feladat - és a második nem szabhatja meg az első formáját.

A döntéshez építkezzen, ne a könyveléshez. A kérdésekből induljon ki, amiket feltesznek Önnek, ne a főkönyvi számláiból.
Bontsa az árbevételt termékcsoportokra, épp csak annyira részletesen, hogy irányítani lehessen. Néhány sor, ne egy tucat - ha két soron nem cselekedne másképp, akkor az egy sor.
A költségeket az alapján bontsa, hogy követik-e a kibocsátást. A közvetlen költségek együtt mozognak azzal, amit előállít és elad; a működési költségek nem. Ez az egyetlen vágás adja a fedezetet.
Ami túl kicsi ahhoz, hogy lépjen rá, az máshol összevonva szerepeljen. Egy sor, amely tartósan a szülője 2%-a alatt marad, zaj - és a zaj minden hónapban figyelmet visz el.
A mérlegben tartsa láthatóan a készleteket, a vevőköveteléseket és a szállítói kötelezettségeket. Itt bújik el a pénze.

Induljon abból a formából, amit az iparága használ, aztán szabja magára. Egy sablon közel visz, de minden cég kicsit másban irányít - és épp azok a különbségek érik meg a külön sort.

# Mire való a vezetői riportálás

A hivatalos beszámolója arra a kérdésre felel, amit valaki más tett fel: helyesek és teljesek-e a számok? A vezetői kimutatásai az Önére: mi működik, mi nem, és mit tegyünk jövő hónapban?

	Számviteli	Vezetői
Kinek szól	Adóhatóság, könyvvizsgáló, bank	Önnek és a csapatának
Mire optimalizált	Teljesség, auditálhatóság	Hogy eldöntsön valamit
Részletesség	Minden főkönyvi számla	Csak ami tényleg befolyásol egy döntést
Változás	Ritkán, szabály szerint	Amikor a cég változik

Ezért nincs univerzális sablon. A helyes szerkezet az üzleti modelltől függ - attól, hogy mit ad el, mennyibe kerül teljesíteni, és melyik kart tudja ténylegesen meghúzni.

Egy gyártónál külön kell látni az anyagot, a termelési bért és a fuvart, mert a fedezet ezen a hármon múlik.
Egy ügynökségnél a számlázható és a nem számlázható munkatársakat kell szétválasztani, mert az egész üzlet a kihasználtságról szól.
Egy SaaS-cégnél a hostingot és a támogatást kell külön kimutatni, mert ezek fogják meg a fedezet skálázódását.
Egy kiskereskedőnél a logisztikai és a fizetési díjaknak kell látszaniuk, mert ezek eszik meg az ár és a beszerzés közötti különbséget.

Másolja bármelyiket rossz üzletbe, és olyan riportot kap, amit senki nem használ. A saját modelljéből induljon ki.

Minden terv, eltéréselemzés és részlegnézet ezekre a sorokra épül. Ezért éri meg most rászánni egy órát - a szerkezet későbbi módosítása szétveri a korábbi terveit és az összehasonlító adatait.

# Árbevétel

Az árbevétel bontása a legtöbb első változatban túlbonyolított. Nem az a cél, hogy mindent leírjon, amit elad - hanem hogy lássa azt a néhány csoportot, amelyet másképp irányítana.

Célozzon 3–6 árbevételcsoportot. Ott bontson, ahol más lépést tenne; vonja össze, ami az árbevétel 5%-a alatt van.

Bontsa eszerint

Termék- vagy szolgáltatáscsoport - ez az alapeset, és általában ez a jó.
Értékesítési modell, ahol élesen eltér a fedezet (licenc vs. szolgáltatás, online vs. bolt).
Ismétlődő vs. egyszeri, ha az ismétlődő bevétel alapján értékelik a céget.
Régió vagy piac, ha tényleg külön irányítja és külön embereket tesz rájuk.

Ne eszerint bontsa

Egyedi termékek vagy cikkszámok. A lista csak nőni tud - minden bevezetés hoz egy új sort, és egy éven belül olyan katalógus lesz belőle, amit senki nem olvas. Csoportosítsa őket, és hagyja, hogy a csoport túlélje a termékek cserélődését.
Ügyfélnév - az első ügyféllista-változásnál eltörik.
Bármi, amit önmagában nem tud előrejelezni.

Üzlet	Jellemző árbevételsorok
Gyártás	A termékcsalád · B termékcsalád · Alkatrész és szerviz
SaaS / előfizetés	Előfizetési bevétel · Szolgáltatás és bevezetés · Egyéb ismétlődő
Szakértői szolgáltatás	Projektbevétel · Havidíjak · Továbbszámlázott költségek
Kiskereskedelem / webáruház	Online értékesítés · Bolti értékesítés · Piactér · mínusz visszáru
Használat / tranzakció	Tranzakciós díjak · Platformdíjak · Kiegészítő szolgáltatások

A visszáru és az engedmények az árbevételen belüli csökkentő tételek, nem költségek. Az árbevétel az, amit ténylegesen megkeresett, áfa nélkül.

# Egyéb üzemi teljesítmény - csak ha készletet tart

Ez a sor a késztermékek és a befejezetlen termelés állományváltozását fogja meg. Azért van rá szükség, mert a termelés és az értékesítés nem mindig ugyanabban a hónapban történik.

Fontos a gyártóknak és mindenkinek, aki szezon előtt készletet épít.
Nem kell - hagyja ki -, ha ugyanabban a hónapban adja el, amit gyárt, vagy ha szolgáltatást ad el.
Ugyanazzal a fizikai árukészlettel mozog, mint a készletsora, ezért a kettőt együtt kell tervezni, soha nem külön.

Amit tartson távol az irányítási nézetétől

Aktivált saját teljesítmény - a saját előállítású eszközök aktiválása. Ugrálós tétel, felszépíti az eredményt abban a hónapban, amikor az eszköz elkészül, és a szépítés később értékcsökkenésként visszajön.
Ha akkora, hogy muszáj kimutatni, adjon neki külön sort, hogy lássa - és aztán figyelmen kívül hagyhassa a teljesítmény megítélésekor.

# Közvetlen költségek

A közvetlen költségek annak a költségei, amit eladott. Ha ezt a határt rosszul húzza meg, onnantól minden fedezetről szóló beszélgetés téves, mert ez az a vágás, amiből a fedezet lesz.

A próba: ha jövő hónapban 30%-kal esne az árbevétel, mozdulna ez a költség? Ha igen, szinte biztosan közvetlen.

De a fix nem jelenti azt, hogy közvetett. Az üzemi bérleti díj, a termelésirányítás és az állandó termelési létszám akkor is közvetlen, ha egy gyenge hónapban nem mozdul - és közvetlennek is kell maradniuk, mert a készlet értékelése tartalmazza őket.

Üzlet	Jellemző közvetlen költségek
Gyártás	Alapanyag · Termelési bér · Fuvar és logisztika · Termelési általános költség
SaaS / előfizetés	Hosting és infrastruktúra · Ügyfélszolgálat és ügyfélsiker · Fizetési díjak
Szakértői szolgáltatás	Számlázható munkatársak költsége · Alvállalkozók · Projektköltségek
Kiskereskedelem / webáruház	Áruk beszerzése · Logisztika és szállítás · Fizetési és platformdíjak
Használat / tranzakció	Feldolgozási és interchange díjak · Infrastruktúra · Partneri bevételmegosztás

A személyi jellegű költség számla vagy részleg alapján kerül a közvetlen költségek közé - soha nem úgy, hogy egy számlát egy részlegen belül oszt meg.

Külön bérszámlák - „Bérköltség, termelés” külön a „Bérköltség, adminisztráció” számlától. Ez a legtisztább megoldás, és túlél bármilyen későbbi részlegátalakítást.
Vagy tartson egy bérszámlát, és részlegenként írja felül a besorolását: a termelési és a teljesítő részlegek a közvetlen költségekre mennek, minden más részleg a működési költségekbe esik. Akkor használja ezt, ha a könyvelése részlegre könyvel, de számlára nem.
Amit egyik módszer sem tud: egy számlát egy részlegen belül megosztani. Ha valaki tényleg megosztja a hetét, egyeztesse a könyvelőjével az arányt, és már a könyvelésben két részre bontva könyveljék.
Bármelyik utat választja, írja le a szabályt, és évente nézze át. Egy kulcs, amire senki nem emlékszik, olyan számot ad, amiben senki nem bízik.

Kerülje

Az értékesítési jutalékot itt. Az árbevétellel változik, de a bevétel megszerzésének, nem a teljesítésnek a költsége - a legtöbb publikált fedezeti benchmark abból indul ki, hogy az értékesítés és marketing között van.
A határ évek közötti elmozdítását. A következetesség többet ér, mint az elméleti tökéletesség.

# Működési költségek

Minden, amit jövő hónapban is fizetne, ha leállna az értékesítés: a működés költsége, nem a teljesítésé. Itt hízik a leggyorsabban a szerkezet, mert minden számla úgy érzi, külön sort érdemel.

Célozzon 3–7 működésiköltség-sort. A személyi jellegű költség általában a legnagyobb, és mindig megérdemel egy külön sort.

Háromféleképpen lehet csoportosítani, és a munka nagy része az, hogy tudatosan választ egyet.

Csoportosítás	Így néznek ki a sorok	Akkor használja
Funkció szerint	Értékesítés és marketing · K+F · Általános és adminisztratív	Látni akarja, hova megy az erőfeszítés; a befektetők ezt szokták meg
Jelleg szerint	Személyi jellegű · Ingatlan · IT · Marketing · Szakértői díjak	Látni akarja, mire ment el a pénz; ezt a legkönnyebb a főkönyvből leképezni
Vegyes	A személyi jellegű költség funkció szerint, a többi jelleg szerint	A személyi jellegű költség dominál, és külön kell bontani

Jelleg szerint könnyebb kezdeni - szinte közvetlenül leképezhető a főkönyvéből. A funkció szerinti akkor hasznosabb, amikor már csapatokat irányít. Ne csinálja mindkettőt: válassza az egyiket a soroknak, a másik nézethez pedig használjon részlegeket.

Jellemző sorok: Személyi jellegű · Ingatlan és iroda · IT és szoftver · Marketing · Szakértői díjak · Utazás · Egyéb működési.
Az „Egyéb működési” maradjon a teljes összeg 5%-a alatt. Efölött már elrejt valamit.
Az egyszeri tételek nem ide tartoznak - nekik lejjebb van saját soruk.

Ennek tükörképe a következő sor: Egyéb üzemi bevétel - támogatások, bérleti bevétel, továbbszámlázások és hasonlók. Csak olyat tegyen ide, ami új döntés nélkül is megismétlődik; a valódi egyszeri tételek helye az egyszeri tételek között van, ahol nem torzítják a trendjét.

# Fedezetek és eredményszintek

A sorok közötti részösszegek az egész szerkezet lényege. Mindegyik más kérdésre válaszol, és máshoz tartozik.

Szint	Mi ez	Mit mond
Nettó árbevétel	Árbevétel mínusz visszáru és engedmények	Amit ténylegesen megkeresett - ehhez mérik a fedezeteit, ha nem tart készletet
Összteljesítmény	Nettó árbevétel plusz a késztermékek és a befejezetlen termelés állományváltozása	Ehhez mérik a fedezetét, ha készletet tart - hagyja ki, ha nem
Fedezet I	Összteljesítmény − közvetlen költségek	Működik-e maga a termék, még a fix költségei előtt
Fedezet II, III	A további működésiköltség-rétegek után, amelyeket kiválaszt	Hová megy a fedezet, ahogy hozzáadja az értékesítést és a disztribúciót, majd a többi ügyfél felé eső költséget
EBITDA	A működési költségek után	Működik-e az üzlet, a finanszírozási és számviteli döntések előtt
EBIT	Az értékcsökkenés és amortizáció után	Működik-e a használt eszközök költsége után
EBT	A nettó kamat után	Működik-e azután, ahogyan finanszírozta
Adózott eredmény	Az adó után	Ami ténylegesen marad

A Fedezet I az, ami az eladottak teljesítésének költsége után marad. A szintek azért számozottak, mert olyan sorrendben adhatja hozzá a költségrétegeket, ahogy az az üzlete szempontjából számít - az összes közvetlen költség az I. szinten, majd a további, külön érdemes rétegek, jellemzően az értékesítés és disztribúció a II.-on és a többi ügyfél felé eső költség a III.-on -, és láthatja, hová megy valójában a fedezet. Ettől hasznosabb egyetlen összemosott számnál: megmondja, megéri-e még egy eladás, és mennyit költhet arra, hogy megszerezze.

Az EBITDA az őszinte összehasonlítási pont a cégek között, mert kiszűri az értékcsökkenési politikát, a hitelszerkezetet és az adót. Pontosan ezért a legkönnyebben szépíthető szám is.

Figyeljen erre

Az adjusted EBITDA elcsúszása - ha egyszer kiveszi az egyszeri tételeket, az EBITDA-ja már nem a hivatalos. Ha egy hitelező EBITDA-ra köt kovenánst, előbb egyezzenek meg a definícióban.
Az EBITDA összehasonlítása IFRS és helyi GAAP között. IFRS szerint a bérletekből értékcsökkenés és kamat lesz, ami úgy emeli az EBITDA-t, hogy az üzletben semmi nem változott.
A fedezet olvasása anélkül, hogy tudná, mi van a közvetlen költségek között. Két cég ugyanazzal a számmal nagyon különböző üzletet vihet.

# Az EBITDA alatt

Minden, ami az EBITDA alatt van, arról szól, hogyan finanszírozta, adóztatta és könyvelte az üzletet - nem arról, hogyan vezette. Ezeknek a soroknak a különtartása teszi a felettük lévőket időben összehasonlíthatóvá.

Értékcsökkenés és amortizáció - a már megvett eszközök költsége. Az eszközállománya és a beruházási terve határozza meg, soha nem az árbevétel. A kategóriái feleljenek meg a befektetett eszközök kategóriáinak, hogy minden eszközosztály saját értékcsökkenése látszódjon.
Nettó kamat - a hitelre fizetett és a pénzeszközökön elért kamat. Két különböző dolog egy sorba nettósítva; tervezéskor tartsa őket külön.
Nem ismétlődő tételek - átszervezés, peres megállapodások, eszközértékesítés. Ez a sor azért van, hogy tiszta maradjon a trendje. Ha minden évben megjelenik, akkor nem egyszeri.
Egyéb bevétel / veszteség - finanszírozási FX, társult vállalkozások eredménye. Általában kicsi. A működési FX a működési eredményben marad, tehát ne emelje ki ide.
Adóráfordítás - a ráfordítás az adózás előtti eredményre képződik; a pénz az adott ország ütemezése szerint megy ki. Ezek más hónapok és gyakran más összegek.

Ha egy költség attól változna, hogy újratárgyalt egy hitelt, készpénzért vett egy épületet, vagy országot váltott - akkor az EBITDA alá tartozik. Ha attól változna, hogy többet adott el, akkor fölé.

# Mérleg

A mérleg sokkal több részletet vonz, mint amennyit visszaad. Vezetői célra három kérdésre felel: mennyi pénz van lekötve, mivel tartozunk és mikor, és mibe fektettünk be.

A kevesebb több. Célozzon összesen 20–30 sort, és soha ne másolja le a hivatalos alábontásokat.

Az egyetlen dolog, ami valódi figyelmet érdemel, a forgótőke - az a három sor, amely a legjobban mozgatja a pénzét, és amelyre tényleg hatni tud.

Sor	Mi határozza meg	Akkor nő, ha
Készletek	Készletforgási napok, a közvetlen költségekre vetítve	Készletet épít vagy lassul
Vevőkövetelések	DSO - kintlévőségi napok, az árbevételre vetítve	Növekszik, vagy az ügyfelek később fizetnek
Szállítói kötelezettségek	Szállítói fizetési napok, a közvetlen költségekre vetítve	Később fizet a szállítóknak - a három közül csak ez segít a pénzén

Tegye

Tartsa láthatóan ezt a hármat, és soha ne temesse őket az „Egyéb eszközök” vagy az „Egyéb kötelezettségek” közé.
Válassza külön a kamatozó hitelt a szállítói kötelezettségektől. Csak az egyikük számol fel kifejezetten kamatot.
A lehívott folyószámlahitelt mutassa ki hitelként, soha ne nettósítsa a pénzeszközökkel szemben.

Ne tegye

Ne csináljon sort minden bankszámlának. A pénz az pénz.
Ne bontsa kategóriákra a befektetett eszközöket, hacsak nem tervezi tényleg így a beruházást - és ha igen, tükrözze a bontást az értékcsökkenésen is.
Az aktív és passzív időbeli elhatárolásokat csak akkor modellezze részletesen, ha lényegesek és ingadozók - egy cégnél, amely egy évnyi licencet, biztosítást vagy bérleti díjat előre fizet, azok.

Az előfizetés az az eset, amit érdemes eltalálni. Ha egy évet előre számláz, a pénz azonnal beérkezik, amint azt a számlát kiegyenlítik, miközben az árbevétel tizenkét hónap alatt realizálódik - ez az egyenleg itt áll: Kapott előlegek, és havonta oldódik fel. Éves számlázású cégnél gyakran ez a forgótőke legnagyobb egyetlen forrása, és ezért néz ki a pénz jobban, mint a nyereség. Adjon neki külön sort ahelyett, hogy az egyéb kötelezettségek közé temetné.

# Cash flow - ezt nem Ön tervezi meg

A cash flow-kimutatás magától áll elő. Teljes egészében a P&L-ből és a mérlege mozgásából származik, tehát nincs mit strukturálni rajta - de minden fenti döntése eldönti, hogy olvasható lesz-e.

Csoport	Mit tartalmaz
Működési cash flow	EBITDA, adó, és a nettó forgótőke mozgása - vevők, készletek, szállítók és a többi
Egyéb cash flow	Opcionális. Egyszeri mozgások, amelyeket ki akar tartani a működési képből
Befektetési cash flow	Beruházás, eszközértékesítés, akvizíciók
Szabad cash flow	Részösszeg - amit az üzlet megtermelt, miután kifizette magát, a finanszírozási költségek előtt
Finanszírozási cash flow	Lehívott és visszafizetett hitelek, kamat, osztalék, tőke

A szabad cash flow az a szám, amit figyelni kell. A nyereség vélemény, a pénz tény, és a szabad cash flow az a tény, ami megmondja, hogy az üzlet eltartja-e magát.

Itt jönnek elő a korábbi rövidítések. Temesse a vevőköveteléseket az „Egyéb eszközök” közé, és a forgótőke mozgása megmagyarázhatatlan gombóccá válik. Rakja a kamatozó hitelt a szállítói kötelezettségek közé, és egy hiteltörlesztés működési mozgásként fog megjelenni. A cash flow-kimutatás a vizsga arra a szerkezetre, amit most épített.

# Részlegek, ha vannak

Ez a rész feltételes. A részlegek csak akkor működnek, ha a könyvelése már most minden tételt megjelöl eggyel - ha a főkönyve nem hordozza ezt, akkor még nincs meg ez a lehetősége. Sok kisebb cégnek nincs, és ez rendben van: egy jól felépített P&L részlegek nélkül is tökéletesen működik. Ugorjon tovább, ha ez az Ön helyzete.

Ha viszont vannak, az egyetlen kérdés az, hogy melyik dimenzió melyik információt hordozza.

A sor arra való, hogy mire ment el a pénz. A részleg arra, hogy ki költötte el.

A szoftverlicenc sor - ez a költség jellege.
A marketing részleg - ő a költség gazdája.
Az ingatlan sor; az épületben ülő csapatok részlegek.

Mindkettőt csinálni túlzás. Ha a marketing részleg, akkor nem kell külön marketingsor is - minden hónapot azzal tölt, hogy két számot egyeztet, amelyeknek amúgy is egyezniük kellene, és előbb-utóbb az egyik hibás lesz.

Hasznos jel: ha a szám alapján felvenne vagy elküldene valakit, akkor részleg. Ha újratárgyalna egy szerződést, akkor sor.

A részlegek a részletességi problémát is megoldják. Egyetlen személyi jellegű sor a működési költségek 55%-án normális, és nem kell hat költségtípusra bontani - vágja inkább részlegek szerint, és egyetlen új sor nélkül megkapja a választ.

# Egy szerkezet minden cégre

Ha egynél több céget visz - leányvállalatok, holdingszerkezet vagy piaconként külön cégek -, tervezze meg egyszer a kimutatásokat, és használja ugyanazt mindenhol.

Az ok egyszerű számtan. A konszolidáció soronként adja össze a cégeket, tehát csak akkor működik, ha a sorok azonosak. Ha az egyik cég a fuvart külön sorra könyveli, a másik meg az anyagba olvasztja, akkor a csoportszám két különböző dolog összege, és a fedezetet senki nem tudja megmagyarázni.

A konszolidációhoz egyező sorok kellenek. Eltérő szerkezeteket nem lehet összeadni egy leképezési réteg nélkül, ami az első egyoldalú módosításnál elcsúszik.
A KPI-ok összehasonlíthatók maradnak. A fedezet minden cégnél ugyanazt jelenti, így a számok egymás mellé tehetők.
A benchmarkolás lehetségessé válik. A csoportnézet értéke az, hogy megkérdezhesse, miért fut az egyik cég hat ponttal a másik alatt - ehhez mindkettőt ugyanúgy kell mérni.
Az új cégek olcsók. Egy akvizíció beleképeződik a meglévő szerkezetbe ahelyett, hogy vitát nyitna róla.

A csoportra tervezzen, ne a legnagyobb cégre - aztán képezze bele az összes céget, azokat is, amelyek nem használnak minden sort.

A cégek különböznek, és ez rendben van. Egy készletet nem tartó cég egyszerűen üresen hagyja azokat a sorokat; egy gyártócsoportban lévő szolgáltatócégnek nincs termelési teljesítménye. Az üres sorok semmibe nem kerülnek. Az eltérő sorok a konszolidációba.