OBLIKOVANJE RAČUNOVODSKIH IZKAZOV

Kako oblikovati svoje računovodske izkaze

Odločitve, ki oblikujejo vaš P&L, bilanco stanja in denarni tok - v vrstnem redu, v katerem jih dejansko sprejemate.

16 min branja

# Na kratko

Poslovodsko poročanje obstaja zato, da se odločate. Vaše računovodstvo obstaja zato, da zadosti davčnim in revizijskim pravilom. Dve različni nalogi - in druga ne sme določati oblike prve.

Gradite za odločitev, ne za knjige. Začnite pri vprašanjih, ki vam jih postavljajo, ne pri seznamu kontov.
Prihodke razdelite na skupine izdelkov, dovolj grobo, da lahko krmarite. Peščica postavk, ne ducat - če pri dveh ne bi ukrepali drugače, sta ena postavka.
Stroške razdelite glede na to, ali sledijo obsegu. Neposredni stroški se gibljejo s tem, kar proizvedete in prodate; poslovni odhodki ne. Prav ta rez vam da prispevek za kritje.
Karkoli je premajhno za ukrepanje, se povzame drugje. Postavka, ki ostaja pod 2 % svoje nadrejene, je šum, in šum vas vsak mesec stane pozornosti.
V bilanci stanja naj ostanejo vidne zaloge, terjatve in obveznosti do dobaviteljev. Tam se skriva vaš denar.

Začnite pri obliki, ki jo uporablja vaša panoga, nato jo prilagodite. S predlogo se približate, a vsako podjetje krmari po nečem malce drugačnem - in prav te razlike so postavke, ki jih je vredno imeti.

# Čemu služi poslovodsko poročanje

Vaši zakonski izkazi odgovarjajo na vprašanje, ki ga je postavil nekdo drug: so številke pravilne in popolne? Vaši poslovodski izkazi odgovarjajo na vaše: kaj deluje, kaj ne in kaj naj naredimo naslednji mesec?

	Zakonsko	Poslovodsko
Občinstvo	Davčni urad, revizor, banka	Vi in vaša ekipa
Optimizirano za	Popolnost, revidiranost	Odločitev o nečem
Podrobnost	Vsak konto	Samo tisto, kar spremeni ravnanje
Spremembe	Redko, po pravilu	Ko se spremeni posel

Zato univerzalne predloge ni. Prava struktura je odvisna od vašega poslovnega modela - od tega, kaj prodajate, koliko stane dobava in katere vzvode dejansko lahko potegnete.

Proizvajalec potrebuje ločene materiale, proizvodno delo in prevoz, ker marža umira prav v teh treh.
Agencija potrebuje ločeno zaračunljive in nezaračunljive zaposlene, ker je izkoriščenost celoten posel.
Podjetje SaaS potrebuje ločeno gostovanje in podporo, ker prav to ustavi rast prispevka za kritje.
Trgovec potrebuje vidne stroške izpolnjevanja naročil in plačilne provizije, ker požrejo razliko med ceno in stroškom.

Katerokoli od teh prepišite v napačen posel in dobite poročilo, ki ga nihče ne uporablja. Začnite pri svojem modelu.

Vsak načrt, poročilo o odmikih in pogled po oddelkih stoji na teh postavkah. Zato je vredno ure zdaj - poznejša sprememba strukture podre vaše pretekle načrte in primerjalne podatke.

# Prihodki

Delitve prihodkov so najbolj prekomerno izdelan del večine prvih osnutkov. Cilj ni opisati vsega, kar prodajate - cilj je videti tistih nekaj skupin, ki bi jih krmarili drugače.

Ciljajte na 3 do 6 skupin prihodkov. Delite tam, kjer bi ukrepali drugače; združite vse pod 5 % prihodkov.

Delite po

Skupini izdelka ali storitve - privzeto in običajno pravilno.
Modelu dobave, kjer se marže močno razlikujejo (licenca proti storitvi, splet proti trgovini).
Ponavljajočem se proti enkratnemu, če vas vrednotijo po ponavljajočih prihodkih.
Regiji ali trgu, če jih res vodite in kadrujete ločeno.

Ne delite po

Posameznih izdelkih ali SKU-jih. Seznam se samo daljša - vsaka uvedba doda postavko in v enem letu je to katalog, ki ga nihče ne bere. Združite jih in pustite, da skupina preživi menjavo izdelkov.
Imenu kupca - razpade v trenutku, ko se spremeni seznam kupcev.
Čemerkoli, česar ne morete napovedati samostojno.

Posel	Značilne postavke prihodkov
Proizvodnja	Družina izdelkov A · Družina izdelkov B · Rezervni deli in servis
SaaS / naročnina	Prihodki od naročnin · Storitve in uvajanje · Drugi ponavljajoči
Strokovne storitve	Prihodki od projektov · Pavšali · Prefakturirani stroški
Trgovina / e-trgovina	Spletna prodaja · Prodaja v trgovini · Tržnice · minus Vračila
Uporaba / transakcije	Provizije od transakcij · Provizije platforme · Storitve z dodano vrednostjo

Vračila in popusti sodijo med odbitke znotraj prihodkov, ne med stroške. Prihodek je tisto, kar ste dejansko zaslužili, brez DDV.

# Drugi poslovni učinki - samo če imate zaloge

Ta postavka zajema spremembo zalog dokončanih proizvodov in nedokončane proizvodnje. Obstaja zato, ker se proizvodnja in prodaja ne zgodita vedno v istem mesecu.

Pomembno za proizvajalce in vse, ki gradijo zaloge pred sezono.
Nepomembno - izpustite jo - če prodate to, kar naredite, v istem mesecu, ali če prodajate storitve.
Giblje se z istim fizičnim blagom kot vaša postavka zalog, zato je treba oboje načrtovati skupaj, nikoli ločeno.

Držite zunaj pogleda za krmarjenje

Usredstvene lastne storitve - aktiviranje interno zgrajenih sredstev. Postavka je skokovita, olepša rezultat v mesecu, ko sredstvo zgradite, in olepšava se pozneje vrne kot amortizacija.
Če je dovolj pomembna, da jo morate prikazati, ji dajte svojo postavko, da jo vidite in jo potem pri presoji uspešnosti ignorirate.

# Neposredni stroški

Neposredni stroški so stroški dobave tega, kar ste prodali. Če to mejo zastavite napačno, je vsak nadaljnji pogovor o marži napačen, ker je prav ta rez tisti, ki ustvari prispevek za kritje.

Test: če bi prihodki naslednji mesec padli za 30 %, ali bi se ta strošek premaknil? Če da, je skoraj gotovo neposreden.

A fiksno ne pomeni posredno. Najemnina tovarne, vodenje proizvodnje in stalno proizvodno osebje so neposredni, čeprav se v šibkem mesecu ne premaknejo - in neposredni morajo ostati, ker se zaloge vrednotijo skupaj z njimi.

Posel	Značilni neposredni stroški
Proizvodnja	Surovine · Proizvodno delo · Prevoz in logistika · Splošni stroški proizvodnje
SaaS / naročnina	Gostovanje in infrastruktura · Podpora in skrb za stranke · Plačilne provizije
Strokovne storitve	Strošek zaračunljivih zaposlenih · Podizvajalci · Stroški projektov
Trgovina / e-trgovina	Nabavljeno blago · Izpolnjevanje naročil in dostava · Plačilne provizije in provizije platform
Uporaba / transakcije	Obdelava in medbančne provizije · Infrastruktura · Delitev prihodkov s partnerji

Stroški dela pridejo med neposredne stroške prek konta ali prek oddelka - nikoli z delitvijo enega konta znotraj enega oddelka.

Ločeni konti plač - »Plače, proizvodnja« ločeno od »Plače, uprava«. Najčistejša možnost in preživi vsako poznejšo spremembo strukture oddelkov.
Ali pa obdržite en konto plač in preglasite njegovo razvrstitev po oddelkih: proizvodni in dobavni oddelki gredo med neposredne stroške, vsi drugi oddelki padejo med poslovne odhodke. To uporabite, kadar vaša glavna knjiga knjiži po oddelkih, ne pa po kontih.
Česar ne zmore nobena od obeh poti, je razdelitev enega konta znotraj enega oddelka. Če nekdo res deli svoj teden, se o deležu dogovorite z računovodjo in obe polovici knjižite že pri viru.
Katerokoli pot izberete, pravilo zapišite in ga vsako leto preverite. Ključ, ki se ga nihče ne spomni, postane številka, ki ji nihče ne zaupa.

Izogibajte se

Prodajni proviziji tukaj. Spreminja se s prihodkom, a je strošek pridobivanja prihodka, ne dobave - večina objavljenih primerjalnih vrednosti marže predpostavlja, da sedi v prodaji in trženju.
Spreminjanju meje med leti. Doslednost šteje bolj kot teoretična popolnost.

# Poslovni odhodki

Vse, kar bi naslednji mesec še vedno plačali, če bi se prodaja ustavila: strošek obstoja podjetja namesto stroška dobave. Tu strukture najhitreje nabreknejo, ker se zdi, da si vsak račun zasluži svojo postavko.

Ciljajte na 3 do 7 postavk poslovnih odhodkov. Stroški dela so običajno največji in si vedno zaslužijo svojo.

Združiti jih je mogoče na tri načine in premišljena izbira enega je večina dela.

Združevanje	Postavke izgledajo kot	Uporabite, kadar
Po funkciji	Prodaja in trženje · R&R · Splošno in upravno	Želite videti, kam gre trud; standard za investitorje
Po naravi	Stroški dela · Prostori · IT · Trženje · Strokovne storitve	Želite videti, za kaj je bil denar porabljen; najlažje se preslika iz kontov
Hibridno	Stroški dela razdeljeni po funkciji, ostalo po naravi	Stroški dela prevladujejo in jih morate razčleniti

Po naravi je lažje izhodišče - preslika se skoraj neposredno iz vaših kontov. Po funkciji je uporabnejše, ko že krmarite ekipe. Ne delajte obojega: eno izberite za postavke, drugi pogled pa pokrijte z oddelki.

Značilne postavke: Stroški dela · Prostori in pisarna · IT in programska oprema · Trženje · Strokovne storitve · Potovanja · Drugi poslovni odhodki.
»Drugi poslovni odhodki« naj ostanejo pod 5 % celote. Nad tem nekaj skrivajo.
Enkratne postavke ne sodijo sem - imajo svojo postavko nižje spodaj.

Drugi poslovni prihodki je zrcalna postavka: subvencije, prihodki od najemnin, prefakturiranje in podobno. Sem uvrstite le tisto, kar se bo ponovilo brez nove odločitve; prave enkratne zadeve sodijo med enkratne postavke, kjer ne bodo popačile vašega trenda.

# Marže in ravni rezultata

Vmesni seštevki med vašimi postavkami so bistvo celotne strukture. Vsak odgovarja na drugo vprašanje in pripada drugi osebi.

Raven	Je	Pove vam
Čisti prihodki	Prihodki brez vračil in popustov	Kar ste dejansko zaslužili - osnova, proti kateri se merijo vaše marže, če nimate zalog
Kosmati donos iz poslovanja	Čisti prihodki plus sprememba zalog dokončanih proizvodov in nedokončane proizvodnje	Osnova, proti kateri se meri vaša marža, če imate zaloge - preskočite jo, če jih nimate
Prispevek za kritje I	Kosmati donos iz poslovanja − neposredni stroški	Ali izdelek sam po sebi deluje, še pred vsemi vašimi fiksnimi stroški
Prispevek za kritje II, III	Po naslednjih plasteh poslovnih stroškov, ki jih izberete	Kam gre marža, ko dodate prodajo in distribucijo, nato pa še preostale stroške, obrnjene h kupcu
EBITDA	Po poslovnih odhodkih	Ali posel deluje, pred financiranjem in računovodskimi odločitvami
EBIT	Po amortizaciji	Ali deluje po stroških sredstev, ki jih uporabljate
EBT	Po čistih obrestih	Ali deluje glede na to, kako ste ga financirali
Čisti dobiček	Po davku	Kar dejansko ostane

Prispevek za kritje I je tisto, kar ostane po stroških dobave tega, kar ste prodali. Ravni so oštevilčene, ker lahko plasti stroškov dodajate v vrstnem redu, ki je za vaš posel pomemben - vsi neposredni stroški pri I, nato nadaljnje plasti, ki jih je vredno ločiti, običajno prodaja in distribucija pri II ter preostali stroški, obrnjeni h kupcu, pri III - in opazujete, kam marža dejansko odteka. Prav to je bolj uporabno kot ena zmešana številka: pove vam, ali se splača prodati še eno enoto in koliko si lahko privoščite porabiti, da jo pridobite.

EBITDA je poštena primerjalna točka med podjetji, ker izloči amortizacijsko politiko, strukturo dolga in davek. Prav zato je tudi najlažje olepšati prav to številko.

Pazite na

Zdrs prilagojene EBITDA - ko enkrat izločite enkratne postavke, vaša EBITDA ni več zakonska. Če posojilodajalec preverja zavezo na EBITDA, se najprej dogovorite o definiciji.
Primerjanje EBITDA med IFRS in lokalnimi GAAP. Po IFRS najemi postanejo amortizacija in obresti, kar dvigne EBITDA brez kakršnekoli spremembe v poslu.
Branje prispevka za kritje, ne da bi vedeli, kaj je v neposrednih stroških. Dve podjetji z isto številko lahko vodita zelo različna posla.

# Pod EBITDA

Vse pod EBITDA govori o tem, kako ste posel financirali, obdavčili in računovodsko obravnavali - ne o tem, kako ste ga vodili. Ločenost teh postavk je tisto, kar naredi postavke nad njimi primerljive skozi čas.

Amortizacija - strošek sredstev, ki ste jih že kupili. Poganja jo vaša baza sredstev in načrt investicij, nikoli prihodek. Kategorije naj se ujemajo s kategorijami osnovnih sredstev, da vsak razred sredstev prikaže svojo amortizacijo.
Neto obresti - obresti, plačane na dolg, in prejete na denar. Dve različni stvari, pobotani v eno postavko; pri načrtovanju ju ločite.
Izredne postavke - prestrukturiranje, poravnave, odtujitve. Ta postavka obstaja zato, da ohrani vaš trend čist. Če se pojavi vsako leto, ni enkratna.
Drugi prihodki / izgube - tečajne razlike iz financiranja, rezultati pridruženih družb. Običajno majhno. Poslovne tečajne razlike ostanejo v poslovnem izidu, zato jih tu ne izločajte.
Davčni odhodek - obveznost se vračunava na dobiček pred davkom; denar odide po urniku vaše jurisdikcije. To sta različna meseca in pogosto različna zneska.

Če bi se strošek spremenil, ker ste znova izpogajali posojilo, kupili stavbo v celoti ali se preselili v drugo jurisdikcijo - sodi pod EBITDA. Če bi se spremenil, ker ste prodali več, sodi nad njo.

# Bilanca stanja

Bilance stanja pritegnejo veliko več podrobnosti, kot se jih izplača. Za poslovodske namene odgovarjajo na tri vprašanja: koliko denarja je vezanega, kaj dolgujemo in kdaj ter v kaj smo vložili.

Manj je več. Ciljajte na 20 do 30 vrstic skupaj in nikoli ne ponavljajte zakonskih podrazvrstitev.

Edino, kar si zasluži resnično pozornost, je obratni kapital - tri postavke, ki najbolj nihajo vaš denar in na katere dejansko lahko vplivate.

Postavka	Poganja jo	Naraste, ko
Zaloge	Dnevi vezave zalog, glede na neposredne stroške	Gradite zaloge ali upočasnite
Poslovne terjatve	DSO - dnevi vezave terjatev, glede na prihodke	Rastete ali kupci plačujejo pozneje
Poslovne obveznosti	Dnevi vezave obveznosti, glede na neposredne stroške	Dobaviteljem plačujete pozneje - edina od teh treh, ki denarju pomaga

Naredite

Te tri ohranite vidne in jih nikoli ne zakopljite v »Druga sredstva« ali »Druge obveznosti«.
Ločite obrestonosni dolg od obveznosti do dobaviteljev. Le eden od njiju vam zaračunava izrecne obresti.
Črpano prekoračitev prikažite kot dolg, nikoli pobotano z denarjem.

Ne delajte

Ne ustvarjajte postavke za vsak bančni račun. Denar je denar.
Ne delite osnovnih sredstev po kategorijah, razen če res tako načrtujete investicije - in če jih, zrcalite delitev tudi pri amortizaciji.
Vnaprej plačane stroške in časovne razmejitve podrobno modelirajte le, če so pomembni in nihajoči - za podjetje, ki vnaprej plača leto licenc, zavarovanja ali najemnine, so.

Naročnine so primer, ki ga je vredno dobro urediti. Zaračunajte leto vnaprej in denar prispe takoj, ko je ta račun poplačan, medtem ko se prihodek zasluži skozi dvanajst mesecev - ta saldo sedi v postavki Prejeti predujmi in se mesečno sprošča. Za podjetje z letnim zaračunavanjem je pogosto največji posamični vir obratnega kapitala in razlog, da je denar videti bolj zdrav od dobička. Dajte mu svojo postavko, namesto da ga zakopljete med druge obveznosti.

# Denarni tok - tega ne oblikujete

Izkaz denarnih tokov se ustvari sam. V celoti izhaja iz vašega P&L in gibanja v bilanci stanja, zato tu ni ničesar za strukturirati - a vse, kar ste izbrali zgoraj, odloča, ali bo berljiv.

Sklop	Vsebuje
Denarni tok iz poslovanja	EBITDA, davek in gibanje čistega obratnega kapitala - terjatve, zaloge, obveznosti in ostalo
Drugi denarni tok	Neobvezno. Enkratna gibanja, ki jih želite držati zunaj slike poslovanja
Denarni tok iz naložbenja	Investicije, odtujitve, prevzemi
Prosti denarni tok	Vmesni seštevek - kaj je posel ustvaril, potem ko je plačal zase, pred stroški financiranja
Denarni tok iz financiranja	Črpana in odplačana posojila, obresti, dividende, kapital

Prosti denarni tok je številka, ki jo je treba spremljati. Dobiček je mnenje, denar je dejstvo, prosti denarni tok pa je dejstvo, ki vam pove, ali se posel financira sam.

Tu na plan pridejo prejšnje bližnjice. Zakopljite terjatve v »Druga sredstva« in gibanje obratnega kapitala postane nepojasnljiva gruda. Zmešajte obrestonosni dolg z obveznostmi do dobaviteljev in odplačilo posojila se pokaže kot poslovno gibanje. Izkaz denarnih tokov je izpit za strukturo, ki ste jo pravkar zgradili.

# Oddelki, če jih imate

Ta razdelek je pogojen. Oddelki delujejo le, če vaše knjigovodstvo že označuje vsako knjižbo z njimi - če vaši konti tega ne nosijo, te možnosti še nimate. Precej manjših podjetij je nima in to je v redu: dobro strukturiran P&L odlično deluje tudi brez oddelkov. Če ste to vi, preskočite naprej.

Če jih imate, je edino vprašanje, katera dimenzija nosi katero informacijo.

Postavko uporabite za to, za kaj je bil denar porabljen. Oddelek uporabite za to, kdo ga je porabil.

Licence za programsko opremo so postavka - gre za naravo stroška.
Trženje je oddelek - je lastnik stroška.
Prostori so postavka; ekipe, ki sedijo v stavbi, so oddelki.

Oboje hkrati je pretiravanje. Če je trženje oddelek, ne potrebujete še postavke trženja - vsak mesec boste usklajevali dve številki, ki bi se že morali ujemati, in prej ali slej bo ena napačna.

Uporaben znak: če bi na podlagi številke koga zaposlili ali odpustili, gre za oddelek. Če bi znova izpogajali pogodbo, gre za postavko.

Oddelki rešijo tudi problem podrobnosti. Ena sama postavka stroškov dela pri 55 % poslovnih odhodkov je normalna in je ni treba deliti na šest vrst stroškov - razrežite jo po oddelkih in dobite odgovor, ne da bi dodali eno samo postavko.

# Ena zasnova za vsa podjetja

Če vodite več kot eno podjetje - hčerinske družbe, holdinško strukturo ali ločene enote po trgih - izkaze oblikujte enkrat in isto zasnovo uporabite povsod.

Razlog je aritmetika. Konsolidacija sešteva enote postavko za postavko, zato deluje le, kadar so postavke enake. Če eno podjetje knjiži prevoz na svojo postavko, drugo pa ga zloži v material, je skupinska številka vsota dveh različnih stvari in marže nihče ne zna pojasniti.

Konsolidacija potrebuje ujemajoče se postavke. Različnih struktur ni mogoče seštevati brez sloja preslikav, ki bo zdrsnil, takoj ko bo nekdo uredil eno stran.
KPI ostanejo primerljivi. Prispevek za kritje pomeni v vsaki enoti isto, zato številke lahko stojijo druga ob drugi.
Primerjalna analiza postane mogoča. Vrednost skupinskega pogleda je v tem, da lahko vprašate, zakaj ena enota teče šest točk nižje od druge - za to je treba obe meriti enako.
Nove enote so poceni. Prevzem se preslika v obstoječo zasnovo, namesto da bi sprožil razpravo o zasnovi.

Oblikujte za skupino, ne za največjo enoto - nato vanjo preslikajte vsako podjetje, tudi tista, ki ne uporabljajo vseh postavk.

Enote se razlikujejo in to je v redu. Podjetje brez zalog te postavke preprosto pusti prazne; storitvena enota znotraj proizvodne skupine nima proizvodnega učinka. Prazne postavke vas ne stanejo nič. Razhajajoče se postavke vas stanejo konsolidacijo.