Πώς να σχεδιάσετε τις οικονομικές σας καταστάσεις

# Σε τι χρησιμεύει η διοικητική πληροφόρηση

Οι νόμιμες οικονομικές σας καταστάσεις απαντούν σε μια ερώτηση που έθεσε κάποιος άλλος: είναι τα νούμερα σωστά και πλήρη; Οι διοικητικές σας καταστάσεις απαντούν στη δική σας: τι λειτουργεί, τι δεν λειτουργεί και τι πρέπει να κάνουμε τον επόμενο μήνα;

Γι' αυτό δεν υπάρχει καθολικό πρότυπο. Η σωστή δομή εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας μοντέλο - από το τι πουλάτε, τι κοστίζει να το παραδώσετε και ποιους μοχλούς μπορείτε πραγματικά να τραβήξετε.

• Μια βιομηχανία χρειάζεται χωριστά τις πρώτες ύλες, την εργασία παραγωγής και τα μεταφορικά, γιατί σε αυτά τα τρία πεθαίνει το περιθώριο.
• Μια εταιρεία υπηρεσιών χρειάζεται χωρισμό του χρεώσιμου από το μη χρεώσιμο προσωπικό, γιατί ο βαθμός αξιοποίησης είναι όλη η δουλειά.
• Μια εταιρεία SaaS χρειάζεται το hosting και την υποστήριξη ξεχωριστά, γιατί αυτά εμποδίζουν το περιθώριο συνεισφοράς να κλιμακωθεί.
• Ένας λιανέμπορος χρειάζεται ορατή την εκτέλεση παραγγελιών και τις προμήθειες πληρωμών, γιατί τρώνε τη διαφορά ανάμεσα στην τιμή και το κόστος.

Αντιγράψτε οποιοδήποτε από αυτά σε λάθος επιχείρηση και παίρνετε μια αναφορά που δεν χρησιμοποιεί κανείς. Ξεκινήστε από το δικό σας μοντέλο.

# Έσοδα

Ο διαχωρισμός των εσόδων είναι το πιο υπερβολικά δουλεμένο κομμάτι στα περισσότερα πρώτα προσχέδια. Ο στόχος δεν είναι να περιγράψετε ό,τι πουλάτε - είναι να δείτε τις λίγες ομάδες που θα κατευθύνατε διαφορετικά.

# Λοιπά λειτουργικά έσοδα - μόνο αν κρατάτε αποθέματα

Αυτή η γραμμή αποτυπώνει τη μεταβολή σε έτοιμα και ημιτελή προϊόντα. Υπάρχει επειδή η παραγωγή και οι πωλήσεις δεν γίνονται πάντα τον ίδιο μήνα.

• Σχετική για βιομηχανίες και για όποιον χτίζει αποθέματα πριν από μια σεζόν.
• Άσχετη - αφήστε την έξω - αν πουλάτε ό,τι παράγετε τον ίδιο μήνα ή αν πουλάτε υπηρεσίες.
• Κινείται με τα ίδια φυσικά αγαθά όπως η γραμμή των αποθεμάτων σας, οπότε οι δύο πρέπει να σχεδιάζονται μαζί, ποτέ ανεξάρτητα.

# Άμεσα κόστη

Το άμεσο κόστος είναι το κόστος παράδοσης αυτού που πουλήσατε. Βάλτε αυτό το όριο λάθος και κάθε επόμενη συζήτηση για περιθώρια είναι λάθος, γιατί αυτή είναι η τομή που παράγει το περιθώριο συνεισφοράς.

Αλλά σταθερό δεν σημαίνει έμμεσο. Το ενοίκιο του εργοστασίου, η επίβλεψη παραγωγής και το μόνιμο προσωπικό παραγωγής είναι άμεσα, παρότι δεν κινούνται σε έναν αδύναμο μήνα - και πρέπει να παραμείνουν άμεσα, γιατί τα αποθέματα αποτιμώνται συμπεριλαμβάνοντάς τα.

• Ξεχωριστοί λογαριασμοί μισθοδοσίας - «Μισθοί, παραγωγή» χωριστά από «Μισθοί, διοίκηση». Η πιο καθαρή επιλογή, και επιβιώνει από κάθε μετέπειτα αλλαγή στη δομή των τμημάτων σας.
• Ή κρατήστε έναν λογαριασμό μισθοδοσίας και παρακάμψτε την αντιστοίχισή του ανά τμήμα: τα τμήματα παραγωγής και παράδοσης οδηγούνται στο άμεσο κόστος, κάθε άλλο τμήμα καταλήγει στα λειτουργικά έξοδα. Χρησιμοποιήστε το όταν τα βιβλία σας καταχωρούν ανά τμήμα αλλά όχι ανά λογαριασμό.
• Αυτό που δεν μπορεί να κάνει κανένα από τα δύο είναι να χωρίσει έναν λογαριασμό μέσα σε ένα τμήμα. Αν ένα άτομο πράγματι μοιράζει την εβδομάδα του, συμφωνήστε την αναλογία με τον λογιστή σας και καταχωρήστε τα δύο μισά στην πηγή.
• Όποιον δρόμο κι αν επιλέξετε, γράψτε τον κανόνα και επανεξετάστε τον κάθε χρόνο. Ένα κλειδί που δεν θυμάται κανείς γίνεται ένα νούμερο που δεν εμπιστεύεται κανείς.

# Λειτουργικά έξοδα

Ό,τι θα πληρώνατε και τον επόμενο μήνα αν σταματούσαν οι πωλήσεις: το κόστος του να υπάρχετε ως επιχείρηση, όχι το κόστος της παράδοσης. Εδώ οι δομές φουσκώνουν πιο γρήγορα, γιατί κάθε τιμολόγιο μοιάζει να αξίζει δική του γραμμή.

Υπάρχουν τρεις τρόποι να τις ομαδοποιήσετε, και το να διαλέξετε συνειδητά έναν είναι το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς.

• Τυπικές γραμμές: Προσωπικό · Εγκαταστάσεις & γραφείο · IT & λογισμικό · Marketing · Αμοιβές τρίτων · Ταξίδια · Λοιπά λειτουργικά.
• Κρατήστε τα «Λοιπά λειτουργικά» κάτω από 5% του συνόλου. Πάνω από αυτό, κρύβουν κάτι.
• Τα έκτακτα στοιχεία δεν ανήκουν εδώ - έχουν δική τους γραμμή πιο κάτω.

Λοιπά λειτουργικά έσοδα είναι η κατοπτρική γραμμή: επιδοτήσεις, έσοδα από ενοίκια, αναχρεώσεις και παρόμοια. Βάλτε εδώ μόνο πράγματα που θα επαναληφθούν χωρίς νέα απόφαση· τα πραγματικά έκτακτα ανήκουν στα μη επαναλαμβανόμενα στοιχεία, όπου δεν θα στρεβλώσουν την τάση σας.

# Περιθώρια και επίπεδα αποτελέσματος

Τα μερικά σύνολα ανάμεσα στις γραμμές σας είναι το νόημα όλης της δομής. Το καθένα απαντά σε διαφορετική ερώτηση και ανήκει σε διαφορετικό άνθρωπο.

Το περιθώριο συνεισφοράς I είναι ό,τι μένει μετά το κόστος παράδοσης αυτού που πουλήσατε. Τα επίπεδα είναι αριθμημένα επειδή μπορείτε να προσθέτετε στρώματα κόστους με τη σειρά που έχει σημασία για την επιχείρησή σας - όλο το άμεσο κόστος στο I, μετά τα επόμενα στρώματα που αξίζει να ξεχωρίσετε, τυπικά πωλήσεις και διανομή στο II και το υπόλοιπο κόστος που αφορά τον πελάτη στο III - και να βλέπετε πού πάει πραγματικά το περιθώριο. Αυτό το κάνει πιο χρήσιμο από έναν ενιαίο ανακατεμένο αριθμό: σας λέει αν αξίζει μία ακόμη πώληση και πόσα μπορείτε να ξοδέψετε για να την κερδίσετε.

# Κάτω από το EBITDA

Ό,τι βρίσκεται κάτω από το EBITDA αφορά το πώς χρηματοδοτήσατε, φορολογήσατε και λογιστικοποιήσατε την επιχείρηση - όχι το πώς την τρέξατε. Το να κρατάτε αυτές τις γραμμές χωριστά είναι που κάνει τις από πάνω τους γραμμές συγκρίσιμες στον χρόνο.

• Αποσβέσεις - το κόστος των παγίων που έχετε ήδη αγοράσει. Καθορίζεται από τη βάση παγίων και το πλάνο επενδύσεών σας, ποτέ από τα έσοδα. Κρατήστε τις κατηγορίες του αντιστοιχισμένες με τις κατηγορίες παγίων σας, ώστε κάθε κατηγορία παγίου να δείχνει τις δικές της αποσβέσεις.
• Καθαροί τόκοι - τόκοι που πληρώνετε για τον δανεισμό και τόκοι που κερδίζετε από τα ταμειακά διαθέσιμα. Δύο διαφορετικά πράγματα συμψηφισμένα σε μία γραμμή· κρατήστε τα χωριστά όταν σχεδιάζετε.
• Μη επαναλαμβανόμενα στοιχεία - αναδιαρθρώσεις, διακανονισμοί, πωλήσεις παγίων. Αυτή η γραμμή υπάρχει για να κρατά καθαρή την τάση σας. Αν εμφανίζεται κάθε χρόνο, δεν είναι μη επαναλαμβανόμενη.
• Λοιπά έσοδα / ζημίες - FX χρηματοδότησης, αποτελέσματα συγγενών εταιρειών. Συνήθως μικρά ποσά. Το λειτουργικό FX μένει στο λειτουργικό αποτέλεσμα, οπότε μην το βγάζετε εδώ.
• Φόρος - η φορολογική επιβάρυνση δεδουλεύεται πάνω στα κέρδη προ φόρων· τα μετρητά φεύγουν με το χρονοδιάγραμμα της δικαιοδοσίας σας. Πρόκειται για διαφορετικούς μήνες και συχνά διαφορετικά ποσά.

# Ισολογισμός

Οι ισολογισμοί τραβούν πολύ περισσότερη λεπτομέρεια από όση ανταποδίδουν. Για διοικητικούς σκοπούς απαντούν σε τρεις ερωτήσεις: πόσα μετρητά είναι δεσμευμένα, τι χρωστάμε και πότε, και σε τι έχουμε επενδύσει.

Το ένα πράγμα που αξίζει πραγματική προσοχή είναι το κεφάλαιο κίνησης - οι τρεις γραμμές που μετακινούν περισσότερο τα μετρητά σας και που μπορείτε πράγματι να επηρεάσετε.

# Ταμειακές ροές - αυτήν δεν τη σχεδιάζετε

Η κατάσταση ταμειακών ροών παράγεται για εσάς. Προκύπτει εξ ολοκλήρου από το P&L σας και τη μεταβολή στον ισολογισμό σας, οπότε δεν υπάρχει κάτι να δομήσετε - αλλά όλα όσα επιλέξατε πιο πάνω κρίνουν αν είναι ευανάγνωστη.

Εδώ βγαίνουν στην επιφάνεια οι συντομεύσεις που κάνατε νωρίτερα. Θάψτε τις απαιτήσεις μέσα στα «Λοιπά περιουσιακά στοιχεία» και η μεταβολή του κεφαλαίου κίνησης γίνεται ένας ανεξήγητος όγκος. Βάλτε τον έντοκο δανεισμό μαζί με τις εμπορικές υποχρεώσεις και μια αποπληρωμή δανείου εμφανίζεται ως λειτουργική μεταβολή. Η κατάσταση ταμειακών ροών είναι η εξέταση για τη δομή που μόλις χτίσατε.

# Τμήματα, αν έχετε

Αυτή η ενότητα ισχύει υπό όρους. Τα τμήματα λειτουργούν μόνο αν η λογιστική σας σημειώνει ήδη κάθε εγγραφή με ένα - αν τα βιβλία σας δεν το έχουν, δεν έχετε ακόμη αυτή την επιλογή. Πολλές μικρότερες εταιρείες δεν το έχουν, και δεν πειράζει: ένα καλά δομημένο P&L λειτουργεί μια χαρά χωρίς τμήματα. Προσπεράστε αν ισχύει για εσάς.

Αν τα έχετε, το μόνο ερώτημα είναι ποια διάσταση μεταφέρει ποια πληροφορία.

• Οι άδειες λογισμικού είναι γραμμή - είναι η φύση του κόστους.
• Το marketing είναι τμήμα - είναι ο κάτοχος του κόστους.
• Οι εγκαταστάσεις είναι γραμμή· οι ομάδες που κάθονται στο κτίριο είναι τμήματα.

Τα τμήματα λύνουν και το πρόβλημα της ανάλυσης. Μία γραμμή Προσωπικού στο 55% των λειτουργικών εξόδων είναι φυσιολογική και δεν χρειάζεται να σπάσει σε έξι τύπους κόστους - κόψτε την ανά τμήμα και παίρνετε την απάντηση χωρίς να προσθέσετε ούτε μία γραμμή.

# Ένας σχεδιασμός για κάθε εταιρεία

Αν έχετε περισσότερες από μία εταιρείες - θυγατρικές, δομή holding ή ξεχωριστές οντότητες ανά αγορά - σχεδιάστε τις καταστάσεις μία φορά και χρησιμοποιήστε τον ίδιο σχεδιασμό παντού.

Ο λόγος είναι αριθμητικός. Η ενοποίηση προσθέτει τις οντότητες γραμμή προς γραμμή, οπότε λειτουργεί μόνο όταν οι γραμμές είναι ίδιες. Αν η μία εταιρεία καταχωρεί τα μεταφορικά σε δική τους γραμμή και η άλλη τα εντάσσει στα υλικά, το μέγεθος του ομίλου είναι το άθροισμα δύο διαφορετικών πραγμάτων και κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει το περιθώριο.

• Η ενοποίηση χρειάζεται γραμμές που ταιριάζουν. Διαφορετικές δομές δεν αθροίζονται χωρίς ένα επίπεδο αντιστοίχισης που θα ξεφύγει την πρώτη φορά που κάποιος θα επεξεργαστεί τη μία πλευρά.
• Τα KPI παραμένουν συγκρίσιμα. Το περιθώριο συνεισφοράς σημαίνει το ίδιο πράγμα σε κάθε οντότητα, οπότε τα μεγέθη μπορούν να σταθούν το ένα δίπλα στο άλλο.
• Το benchmarking γίνεται εφικτό. Η αξία μιας εικόνας ομίλου είναι ότι μπορείτε να ρωτήσετε γιατί μια οντότητα τρέχει έξι μονάδες κάτω από μια άλλη - κάτι που απαιτεί να μετρώνται και οι δύο με τον ίδιο τρόπο.
• Οι νέες οντότητες κοστίζουν λίγο. Μια εξαγορά αντιστοιχίζεται στον υπάρχοντα σχεδιασμό αντί να ανοίγει συζήτηση σχεδιασμού.

Οι οντότητες διαφέρουν, και δεν πειράζει. Μια εταιρεία χωρίς αποθέματα απλώς αφήνει αυτές τις γραμμές κενές· μια οντότητα υπηρεσιών μέσα σε έναν βιομηχανικό όμιλο δεν έχει παραγωγή. Οι κενές γραμμές δεν σας κοστίζουν τίποτα. Οι αποκλίνουσες γραμμές σας κοστίζουν την ενοποίηση.

# Πρακτικοί κανόνες

• 3 έως 7 γραμμές κάτω από κάθε γονική· το 9 είναι το απόλυτο όριο.
• 25 έως 40 γραμμές P&L συνολικά, 20 έως 30 στον ισολογισμό.
• Συγχωνεύστε ό,τι είναι κάτω από 2% της γονικής του - 5% για ομάδες εσόδων.
• Κρατήστε κάθε γραμμή «Λοιπά» κάτω από 5% της γονικής της και ελέγχετέ τις κάθε τρίμηνο.
• Μία φύση κόστους, μία γραμμή. Ένας κάτοχος, ένα τμήμα. Ποτέ και τα δύο.
• Κάθε γραμμή χρειάζεται μια απόφαση που τροφοδοτεί και έναν οδηγό που μπορείτε να προβλέψετε.
• Κάθε εταιρεία του ομίλου χρησιμοποιεί τον ίδιο σχεδιασμό· οι διαφορές των οντοτήτων ζουν στις επιμέρους γραμμές ή στα τμήματα.
• Ένας συνάδελφος εκτός οικονομικής διεύθυνσης πρέπει να μπορεί να διαβάσει το P&L σας από πάνω μέχρι κάτω χωρίς βοήθεια.

Παράρτημα - ένα τυπικό πρότυπο, με τις συνήθεις επιμέρους γραμμές του και το τι ανήκει στην καθεμία. Δείτε το ως το σχήμα που θα προσαρμόσετε, όχι ως την απάντηση: τα έσοδα είναι αυτό που σχεδόν όλοι προσαρμόζουν.