ARUANNETE ÜLESEHITUS

Kuidas kujundada oma finantsaruanded

Valikud, mis kujundavad sinu P&L-i, bilansi ja rahavoo - järjekorras, milles sa neid päriselt teed.

16 min lugemist

# Lühidalt

Juhtimisaruandlus on olemas otsuste tegemiseks. Raamatupidamine on olemas maksu- ja auditinõuete täitmiseks. Kaks eri tööd - ja teine ei tohi esimese kuju ette kirjutada.

Ehita otsuse, mitte raamatupidamise jaoks. Alusta küsimustest, mida sinult küsitakse, mitte kontoplaanist.
Jaga müügitulu tootegruppideks, piisavalt jämedalt, et juhtida saaks. Käputäis ridu, mitte tosin - kui kahe rea peale sa erinevalt ei käituks, on need üks rida.
Jaga kulud selle järgi, kas nad järgnevad toodangule. Otsesed kulud liiguvad koos sellega, mida sa toodad ja müüd; tegevuskulud mitte. Just see üks lõige annab sulle jääktulu.
Kõik, mis on liiga väike, et selle põhjal tegutseda, läheb mujal kokku. Rida, mis jääb alla 2% oma ülemreast, on müra, ja müra maksab sulle iga kuu tähelepanu.
Bilansis hoia varud, nõuded ostjate vastu ja võlad tarnijatele nähtaval. Just seal on sinu raha peidus.

Alusta kujust, mida sinu valdkond kasutab, ja kohanda seda. Mall viib sind lähedale, aga iga ettevõte juhib pisut erineva asja järgi - ja just need erinevused on read, mida tasub omada.

# Milleks juhtimisaruandlus on

Sinu seadusjärgne aruandlus vastab küsimusele, mille esitas keegi teine: kas numbrid on õiged ja täielikud? Juhtimisaruandlus vastab sinu omale: mis toimib, mis mitte ja mida peaksime järgmisel kuul tegema?

	Seadusjärgne aruandlus	Juhtimisaruandlus
Sihtrühm	Maksuamet, audiitor, pank	Sina ja sinu meeskond
Millele optimeeritud	Täielikkus, auditeeritavus	Otsuse tegemine
Detailsus	Iga konto	Ainult see, mis muudab käitumist
Muutub	Harva, reegli järgi	Kui äri muutub

Just seepärast ei ole olemas universaalset malli. Õige struktuur sõltub sinu ärimudelist - sellest, mida sa müüd, mis selle kohaletoimetamine maksab ja milliseid hoobasid sa päriselt tõmmata saad.

Tootja peab materjalid, tootmise tööjõu ja veokulud eraldi hoidma, sest marginaal sureb just nendes kolmes.
Agentuur vajab arveldatava ja mittearveldatava tööjõu eristust, sest rakendatus ongi kogu äri.
SaaS-ettevõte peab majutuse ja klienditoe eraldi välja tooma, sest just need takistavad jääktulu skaleerumist.
Jaemüüja vajab nähtavaid tellimuste täitmise ja makseteenustasusid, sest need söövad ära hinna ja kulu vahe.

Kopeeri ükskõik milline neist valesse ärisse ja saad aruande, mida keegi ei kasuta. Alusta oma mudelist.

Iga plaan, hälbearuanne ja osakonnavaade on ehitatud nendele ridadele. Just seepärast tasub praegu tund aega kulutada - struktuuri hilisem muutmine lõhub sinu senised plaanid ja võrdlusandmed.

# Tulud

Müügitulu jaotus on enamiku esimeste mustandite kõige üle-ehitatud osa. Eesmärk ei ole kirjeldada kõike, mida sa müüd - eesmärk on näha neid üksikuid gruppe, mida sa juhiksid erinevalt.

Võta sihiks 3–6 tulugruppi. Jaga seal, kus võtaksid ette midagi muud; liida kokku kõik, mis jääb alla 5% müügitulust.

Jaga selle järgi

Toote- või teenusegrupp - vaikevalik ja enamasti õige.
Tarnemudel, kui marginaalid erinevad järsult (litsents vs teenus, veeb vs pood).
Korduv vs ühekordne, kui sind hinnatakse korduva tulu järgi.
Piirkond või turg, kui sa neid päriselt eraldi juhid ja mehitad.

Ära jaga selle järgi

Üksikud tooted või SKU-d. Nimekiri ainult kasvab - iga turuletoomine lisab rea ja aasta pärast on see kataloog, mida keegi ei loe. Grupeeri need ja lase grupil tootevahetus üle elada.
Kliendi nimi - see laguneb hetkel, mil kliendinimekiri muutub.
Kõik, mida sa eraldi prognoosida ei suuda.

Ärimudel	Tüüpilised müügitulu read
Tootmine	Tooteperekond A · Tooteperekond B · Varuosad ja hooldus
SaaS / tellimusäri	Tellimustulu · Teenused ja kasutuselevõtt · Muu korduv
Professionaalsed teenused	Projektitulu · Püsitasud · Edasiarveldatavad kulud
Jaekaubandus / e-kaubandus	Veebimüük · Poemüük · Turuplatsid · miinus tagastused
Kasutus / tehingud	Tehingutasud · Platvormitasud · Lisaväärtusteenused

Tagastused ja allahindlused kuuluvad müügitulu sisse mahaarvamistena, mitte kuluks. Müügitulu on see, mille sa päriselt teenisid, käibemaksuta.

# Muu äritegevuse toodang - ainult siis, kui hoiad laoseisu

See rida kajastab valmistoodangu ja lõpetamata toodangu muutust. Ta on olemas seepärast, et tootmine ja müük ei toimu alati samas kuus.

Oluline tootjatele ja kõigile, kes ehitavad hooaja eel laovaru.
Ebaoluline - jäta välja - kui müüd sama kuu jooksul ära selle, mille valmistad, või kui müüd teenuseid.
See liigub sama füüsilise kaubaga nagu sinu laorida, seega tuleb neid kahte planeerida koos, mitte kunagi eraldi.

Hoia juhtimisvaatest väljas

Kapitaliseeritud oma töö - sisemiselt loodud vara aktiveerimine. See tuleb hüpetena, ilustab tulemust kuus, mil vara valmib, ja ilustus pöördub hiljem kulumina tagasi.
Kui see on nii oluline, et pead selle välja näitama, anna talle oma rida - siis näed seda ja saad tulemuse hindamisel kõrvale jätta.

# Otsesed kulud

Otsesed kulud on müüdu kohaletoimetamise kulud. Kui see piir on vale, on iga järgnev marginaalijutt vale, sest just see lõige tekitab jääktulu.

Test: kui müügitulu kukuks järgmisel kuul 30%, kas see kulu liiguks? Kui jah, on ta peaaegu kindlasti otsene.

Aga püsiv ei tähenda kaudset. Tehase üür, tootmise juhtimine ja alaline tootmispersonal on otsesed, kuigi nad vaikses kuus ei liigu - ja nad peavad otsesteks jääma, sest varusid hinnatakse koos nendega.

Ärimudel	Tüüpilised otsesed kulud
Tootmine	Tooraine · Tootmise tööjõud · Vedu ja logistika · Tootmise üldkulud
SaaS / tellimusäri	Majutus ja taristu · Tugi ja kliendiedu · Makseteenustasud
Professionaalsed teenused	Arveldatava personali kulu · Alltöövõtjad · Projektikulud
Jaekaubandus / e-kaubandus	Ostetud kaubad · Komplekteerimine ja saatmine · Makse- ja platvormitasud
Kasutus / tehingud	Töötlus- ja vahendustasud · Taristu · Partnerite tuluosa

Tööjõukulu jõuab otseste kulude alla konto või osakonna kaudu - mitte kunagi ühe konto poolitamisega ühe osakonna sees.

Eraldi palgakontod - „Palgad, tootmine“ eraldi „Palgad, administratsioon“ omast. Kõige puhtam variant ja see elab üle iga hilisema osakonnastruktuuri muutuse.
Või hoia üks palgakonto ja määra selle seos osakonniti üle: tootmis- ja tarneosakonnad suunduvad otsestesse kuludesse, kõik ülejäänud osakonnad langevad tegevuskuludesse. Kasuta seda siis, kui sinu pearaamat kirjendab osakonna, aga mitte konto kaupa.
Kumbki ei suuda jagada ühte kontot ühe osakonna sees. Kui üks inimene päriselt jagab oma nädalat, lepi jaotus raamatupidajaga kokku ja kirjenda kaks poolt juba algallikas.
Kumma tee sa ka ei valiks, pane reegel kirja ja vaata see kord aastas üle. Jaotusvõti, mida keegi ei mäleta, muutub numbriks, mida keegi ei usalda.

Väldi

Müügikomisjoni siia panemist. See on müügituluga muutuv, aga see on tulu võitmise, mitte kohaletoimetamise kulu - enamik avaldatud marginaali võrdlusandmeid eeldab, et see istub müügis ja turunduses.
Piiri muutmist aastate vahel. Järjepidevus on tähtsam kui teoreetiline täiuslikkus.

# Tegevuskulud

Kõik, mida sa maksaksid järgmisel kuul ka siis, kui müük seiskuks: äris olemise kulu, mitte kohaletoimetamise kulu. Siin paisub struktuur kõige kiiremini, sest iga arve tundub väärivat oma rida.

Võta sihiks 3–7 tegevuskulu rida. Tööjõukulu on tavaliselt suurim ja väärib alati oma rida.

Neid saab grupeerida kolmel viisil ja teadlik valik ongi suurem osa tööst.

Grupeerimine	Read näevad välja nii	Sobib, kui
Funktsiooni järgi	Müük ja turundus · T&A · Üld- ja halduskulud	Tahad näha, kuhu pingutus läheb; investorite standard
Olemuse järgi	Tööjõud · Ruumid · IT · Turundus · Õigus- ja nõustamisteenused	Tahad näha, mille peale raha kulus; kontodelt kõige lihtsam seostada
Hübriid	Tööjõud funktsiooni järgi, ülejäänu olemuse järgi	Tööjõukulu domineerib ja vajad selle lahtiharutamist

Olemuse järgi on lihtsam algus - see seostub kontodelt peaaegu otse. Funktsiooni järgi on kasulikum siis, kui juhid juba tiime. Ära tee mõlemat: vali ridade jaoks üks ja kasuta teise vaate jaoks osakondi.

Tüüpilised read: Tööjõud · Ruumid ja kontor · IT ja tarkvara · Turundus · Õigus- ja nõustamisteenused · Lähetused · Muud tegevuskulud.
Hoia „Muud tegevuskulud“ alla 5% kogusummast. Sellest kõrgemal peidab see midagi.
Ühekordsed kirjed siia ei kuulu - neil on allpool oma rida.

Muud äritulud on peegelrida: toetused, üüritulu, edasiarveldused ja sarnane. Pane siia ainult see, mis kordub ilma uue otsuseta; päris ühekordsed asjad kuuluvad ühekordsete kirjete alla, kus nad sinu trendi ei moonuta.

# Marginaalid ja tulemustasemed

Vahesummad ridade vahel ongi kogu struktuuri mõte. Igaüks neist vastab eri küsimusele ja kuulub eri inimesele.

Tase	On	Ütleb sulle
Netomüügitulu	Müügitulu miinus tagastused ja allahindlused	Mida sa päriselt teenisid - alus, mille vastu marginaale mõõdetakse, kui sul laoseisu ei ole
Kogutoodang	Netomüügitulu pluss valmistoodangu ja lõpetamata toodangu muutus	Alus, mille vastu marginaali mõõdetakse, kui hoiad laoseisu - jäta vahele, kui ei hoia
Jääktulu I	Kogutoodang − otsesed kulud	Kas toode ise toimib, enne ühtegi püsikulu
Jääktulu II, III	Pärast järgmisi tegevuskulu kihte, mille sa ise valid	Kuhu marginaal liigub, kui lisad müügi ja turustuse ning seejärel ülejäänud kliendipoolse kulu
EBITDA	Pärast tegevuskulusid	Kas äri toimib, enne finantseerimis- ja arvestusvalikuid
EBIT	Pärast kulumit ja amortisatsiooni	Kas see toimib pärast kasutatava vara kulu
EBT	Pärast neto intressi	Kas see toimib pärast seda, kuidas sa selle rahastasid
Puhaskasum	Pärast makse	Mis päriselt alles jääb

Jääktulu I on see, mis jääb alles pärast müüdu kohaletoimetamise kulu. Tasemed on nummerdatud seepärast, et kulukihte saab lisada sinu ärile olulises järjekorras - kõik otsesed kulud tasemel I, siis järgmised kihid, mida tasub eraldada, tavaliselt müük ja turustus tasemel II ning ülejäänud kliendipoolne kulu tasemel III - ja vaadata, kuhu marginaal päriselt kaob. Just see teeb ta kasulikumaks kui üks segatud number: ta ütleb, kas järgmist müüki tasub teha ja kui palju võid selle võitmiseks kulutada.

EBITDA on aus võrdluspunkt ettevõtete vahel, sest see võtab välja kulumipoliitika, laenustruktuuri ja maksud. Täpselt seepärast on seda ka kõige lihtsam ilustada.

Jälgi

Korrigeeritud EBITDA triivi - kui tõmbad ühekordsed välja, ei ole sinu EBITDA enam seadusjärgne. Kui laenuandja mõõdab kovenanti EBITDA järgi, lepi definitsioon enne kokku.
EBITDA võrdlemist IFRS-i ja kohaliku GAAP-i vahel. IFRS-i järgi muutuvad rendid kulumiks ja intressiks, mis tõstab EBITDA-t ilma et äris midagi muutuks.
Jääktulu lugemist teadmata, mis otsestes kuludes istub. Kaks sama numbriga ettevõtet võivad ajada väga erinevat äri.

# Allpool EBITDA-t

Kõik allpool EBITDA-t räägib sellest, kuidas sa äri rahastasid, maksustasid ja arvestasid - mitte sellest, kuidas sa seda juhtisid. Nende ridade eraldi hoidmine teebki ülalpool olevad read ajas võrreldavaks.

Kulum ja amortisatsioon - juba ostetud vara kulu. Seda juhib sinu varabaas ja investeeringute plaan, mitte kunagi müügitulu. Hoia selle kategooriad põhivara kategooriatega kooskõlas, et iga varaklass näitaks oma kulumit.
Netointress - laenudelt makstud ja rahalt teenitud intress. Kaks eri asja ühele reale kokku võetud; planeerimisel hoia neid lahus.
Erakorralised kirjed - restruktureerimine, kokkulepped, vara müük. See rida on olemas selleks, et trend puhtaks jääks. Kui ta ilmub igal aastal, ei ole ta ühekordne.
Muud tulud / kahjumid - finantseerimise FX, sidusettevõtete tulemused. Tavaliselt väike. Äritegevuse FX jääb ärikasumisse, seega ära tõmba seda siia välja.
Tulumaksukulu - kulu koguneb maksueelselt kasumilt; raha lahkub sinu jurisdiktsiooni graafiku järgi. Need on eri kuud ja sageli eri summad.

Kui kulu muutuks seepärast, et sa rääkisid laenu ümber, ostsid hoone välja või vahetasid jurisdiktsiooni - kuulub ta allapoole EBITDA-t. Kui ta muutuks seepärast, et müüsid rohkem, kuulub ta ülespoole.

# Bilanss

Bilanss tõmbab ligi palju rohkem detaili, kui ta tagasi annab. Juhtimise jaoks vastab ta kolmele küsimusele: kui palju raha on kinni, mida ja millal me võlgneme ning millesse oleme investeerinud.

Vähem on rohkem. Võta sihiks kokku 20–30 rida ja ära kunagi korda seadusjärgseid alaliigitusi.

Ainus asi, mis väärib päris tähelepanu, on käibekapital - kolm rida, mis kõigutavad sinu raha kõige rohkem ja mida sa päriselt mõjutada saad.

Rida	Mida juhib	Kasvab, kui
Varud	Varude käibepäevad, otsestelt kuludelt	Ehitad laovaru või aeglustud
Nõuded ostjate vastu	DSO - nõuete käibepäevad, müügitulult	Kasvad või kliendid maksavad hiljem
Võlad tarnijatele	Võlgade käibepäevad, otsestelt kuludelt	Maksad tarnijatele hiljem - ainus neist kolmest, mis rahale kasuks tuleb

Tee

Hoia need kolm nähtaval ja ära mata neid kunagi „Muude varade“ ega „Muude kohustuste“ alla.
Eralda intressi kandev võlg tarnijavõlgadest. Ainult üks neist küsib sinult selget intressi.
Näita kasutatud arvelduskrediiti võlana, mitte kunagi rahaga tasaarvestatult.

Ära tee

Eraldi rida iga pangakonto kohta. Raha on raha.
Põhivara jagamist kategooriateks, kui sa päriselt investeeringuid nii ei planeeri - ja kui planeerid, peegelda jaotust ka kulumis.
Ettemaksete ja viitvõlgade detailset modelleerimist, kui need ei ole olulised ja kõikuvad. Ettevõttel, kes maksab aasta litsentsid, kindlustuse või üüri ette, on need seda küll.

Tellimusäri on juhtum, mille tasub õigesti teha. Arvelda aasta ette ja raha saabub kohe, kui see arve laekub, samal ajal kui tulu teenitakse kaheteistkümne kuu jooksul - see saldo istub real Saadud ettemaksed ja laheneb kuude kaupa. Aastas ette arveldava ettevõtte jaoks on see sageli suurim üksik käibekapitali allikas ja põhjus, miks raha näeb välja parem kui kasum. Anna sellele oma rida, selle asemel et see muude kohustuste alla matta.

# Rahavoog - seda sa ei kujunda

Rahavoo aruanne tekib sinu eest ise. See tuletatakse täielikult sinu P&L-ist ja bilansi muutusest, seega ei ole seal midagi struktureerida - aga kõik ülaltoodud valikud otsustavad, kas see on loetav.

Plokk	Sisaldab
Äritegevuse rahavoog	EBITDA, maksud ja netokäibekapitali muutus - nõuded, varud, võlad tarnijatele ja ülejäänu
Muu rahavoog	Valikuline. Ühekordsed liikumised, mida tahad äritegevuse pildist väljas hoida
Investeerimistegevuse rahavoog	Investeeringud, vara müük, ettevõtete ostud
Vaba rahavoog	Vahesumma - mida äri tekitas pärast enda eest maksmist, enne finantseerimiskulusid
Finantseerimistegevuse rahavoog	Võetud ja tagasi makstud laenud, intressid, dividendid, kapital

Vaba rahavoog on number, mida jälgida. Kasum on arvamus, raha on fakt, ja vaba rahavoog on see fakt, mis ütleb, kas äri rahastab ennast ise.

Siin tulevad varasemad otseteed välja. Mata nõuded ostjate vastu „Muude varade“ sisse ja käibekapitali muutus muutub seletamatuks kämbuks. Pane intressi kandev võlg tarnijavõlgadega kokku ja laenu tagasimakse ilmub äritegevuse liikumisena. Rahavoo aruanne on eksam struktuurile, mille sa just ehitasid.

# Osakonnad, kui sul neid on

See peatükk on tingimuslik. Osakonnad toimivad ainult siis, kui raamatupidamine juba märgistab iga kande osakonnaga - kui sinu kontod seda ei kanna, ei ole sul seda valikut veel olemas. Paljudel väiksematel ettevõtetel ei ole, ja see on täiesti korras: hästi üles ehitatud P&L töötab osakondadeta suurepäraselt. Kui see oled sina, hüppa edasi.

Kui neid on, on ainus küsimus, milline mõõde kannab millist infot.

Kasuta rida selle jaoks, mille peale raha kulus. Kasuta osakonda selle jaoks, kes selle kulutas.

Tarkvaralitsentsid on rida - see on kulu olemus.
Turundus on osakond - see on kulu omanik.
Ruumid on rida; majas istuvad tiimid on osakonnad.

Mõlema tegemine on liiast. Kui turundus on osakond, ei ole sul turunduse rida enam vaja - kulutad iga kuu aega kahe numbri lepitamisele, mis peaksid niigi klappima, ja varem või hiljem on üks neist vale.

Kasulik märk: kui numbri põhjal võtaksid kellegi tööle või laseksid lahti, on tegu osakonnaga. Kui räägiksid lepingu ümber, on tegu reaga.

Osakonnad lahendavad ka detailsuse probleemi. Üks tööjõukulu rida 55% tegevuskuludest on normaalne ega vaja jagamist kuueks kululiigiks - lõika see hoopis osakondade kaupa ja saad vastuse ilma ühtegi rida lisamata.

# Üks ülesehitus kõigile ettevõtetele

Kui sul on rohkem kui üks ettevõte - tütarettevõtted, valdusstruktuur või eraldi juriidilised isikud turgude kaupa - kujunda aruanded ühe korra ja kasuta sedasama ülesehitust kõikjal.

Põhjus on aritmeetiline. Konsolideerimine liidab ettevõtted rida-realt kokku, seega toimib see ainult siis, kui read on samad. Kui üks ettevõte kirjendab veokulu omaette reale ja teine paneb selle materjalide sisse, on grupi number kahe eri asja summa ja keegi ei oska marginaali seletada.

Konsolideerimine vajab kattuvaid ridu. Erinevaid struktuure ei saa kokku liita ilma seostuskihita, mis triivib paigast esimesel korral, kui keegi ühte poolt muudab.
KPI-d jäävad võrreldavaks. Jääktulu tähendab igas ettevõttes sama, seega numbrid saavad kõrvuti seista.
Võrdlemine muutub võimalikuks. Grupivaate väärtus on võimalus küsida, miks üks ettevõte on teisest kuus punkti madalamal - see eeldab, et mõlemat mõõdetakse ühtemoodi.
Uued ettevõtted on odavad. Ost seostub olemasoleva ülesehitusega, selle asemel et alustada vaidlust ülesehituse üle.

Kujunda grupi, mitte suurima ettevõtte jaoks - ja seosta siis iga ettevõte sellega, ka need, kes iga rida ei kasuta.

Ettevõtted on erinevad ja see on korras. Ettevõte, kes laoseisu ei hoia, jätab need read lihtsalt tühjaks; teenuseettevõttel tootmisgrupi sees ei ole toodangut. Tühjad read ei maksa sulle midagi. Lahknevad read maksavad sulle konsolideerimise.