LASKELMIEN RAKENNE

Näin suunnittelet laskelmiesi rakenteen

Valinnat, jotka muokkaavat P&L-laskelmaa, tasetta ja rahavirtaa - siinä järjestyksessä kuin ne todellisuudessa teet.

16 min lukuaika

# Lyhyesti

Johdon raportointi on olemassa päätöksiä varten. Kirjanpitosi on olemassa vero- ja tilintarkastussääntöjä varten. Kaksi eri tehtävää - eikä jälkimmäinen saa määrätä ensimmäisen muotoa.

Rakenna päätöstä varten, älä kirjanpitoa varten. Lähde kysymyksistä, joita sinulle esitetään, älä tililuettelosta.
Jaa liikevaihto tuoteryhmiin, riittävän karkeasti ohjattavaksi. Kourallinen rivejä, ei tusinaa - jos et toimisi kahden rivin kohdalla eri tavalla, ne ovat yksi rivi.
Jaa kustannukset sen mukaan, seuraavatko ne tuotantoa. Välittömät kustannukset liikkuvat sen mukana, mitä tuotat ja myyt; liiketoiminnan kulut eivät. Juuri tuo jako antaa sinulle katetuoton.
Kaikki liian pieni, jotta sen perusteella toimisi, tiivistetään muualle. Rivi, joka jää alle 2% emorivistään, on kohinaa, ja kohina vie huomiotasi joka kuukausi.
Pidä taseessa vaihto-omaisuus, myyntisaamiset ja ostovelat näkyvissä. Siellä rahasi piileskelee.

Aloita toimialasi tavanomaisesta muodosta ja muokkaa sitä. Malli vie lähelle, mutta jokainen yritys ohjaa hieman eri asioilla - ja juuri ne erot ovat rivejä, jotka kannattaa olla.

# Mitä varten johdon raportointi on

Lakisääteinen kirjanpitosi vastaa kysymykseen, jonka joku muu esitti: ovatko luvut oikein ja täydelliset? Johdon laskelmasi vastaavat sinun kysymykseesi: mikä toimii, mikä ei, ja mitä pitäisi tehdä ensi kuussa?

	Lakisääteinen	Johdon
Yleisö	Verottaja, tilintarkastaja, pankki	Sinä ja tiimisi
Optimoitu	Täydellisyyteen, tarkastettavuuteen	Päätöksentekoon
Tarkkuustaso	Jokainen tili	Vain se, mikä muuttaa toimintaa
Muutokset	Harvoin, säännön mukaan	Kun liiketoiminta muuttuu

Tästä syystä yleispätevää mallia ei ole. Oikea rakenne riippuu liiketoimintamallistasi - siitä mitä myyt, mitä sen toimittaminen maksaa ja mitä vipuja voit oikeasti vetää.

Valmistava yritys tarvitsee materiaalit, tuotannon palkat ja rahdin erikseen, koska kate kuolee näihin kolmeen.
Toimisto tarvitsee laskutettavan ja ei-laskutettavan henkilöstön erikseen, koska laskutusaste on koko liiketoiminta.
SaaS-yritys tarvitsee hosting- ja tukikulut eriteltyinä, koska juuri ne estävät katetuoton skaalautumisen.
Vähittäiskauppias tarvitsee toimitus- ja maksukulut näkyviin, koska ne syövät hinnan ja kustannuksen välisen eron.

Kopioi mikä tahansa näistä väärään liiketoimintaan, ja saat raportin, jota kukaan ei käytä. Lähde omasta mallistasi.

Jokainen suunnitelma, poikkeamaraportti ja osastonäkymä rakentuu näiden rivien varaan. Siksi tähän kannattaa käyttää tunti nyt - rakenteen muuttaminen myöhemmin rikkoo vanhat suunnitelmasi ja vertailutietosi.

# Liikevaihto

Liikevaihdon jaottelu on useimpien ensimmäisten versioiden ylisuunnitelluin osa. Tavoite ei ole kuvata kaikkea mitä myyt - vaan nähdä ne muutamat ryhmät, joita ohjaisit eri tavalla.

Pyri 3–6 liikevaihtoryhmään. Jaa siitä kohdasta, jossa toimisit eri tavalla; yhdistä kaikki, mikä jää alle 5% liikevaihdosta.

Jaa näiden mukaan

Tuote- tai palveluryhmä - oletus, ja yleensä oikea.
Toimitusmalli, jos katteet eroavat selvästi (lisenssi vs. palvelu, verkko vs. myymälä).
Toistuva vs. kertaluonteinen, jos sinut arvotetaan toistuvan liikevaihdon perusteella.
Alue tai markkina, jos todella johdat ja miehität ne erikseen.

Älä jaa näiden mukaan

Yksittäiset tuotteet tai nimikkeet. Lista vain kasvaa - jokainen lanseeraus lisää rivin, ja vuodessa siitä tulee luettelo, jota kukaan ei lue. Ryhmittele ne, ja anna ryhmän kestää tuotteiden vaihtuminen.
Asiakkaan nimi - se hajoaa heti kun asiakaslista muuttuu.
Mikä tahansa, jota et pysty ennustamaan omana rivinään.

Liiketoiminta	Tyypilliset liikevaihtorivit
Valmistus	Tuoteperhe A · Tuoteperhe B · Varaosat ja huolto
SaaS / tilausmalli	Tilausliikevaihto · Palvelut ja käyttöönotto · Muu toistuva
Asiantuntijapalvelut	Projektiliikevaihto · Jatkuvat sopimukset · Läpilaskutettavat kulut
Vähittäis- ja verkkokauppa	Verkkomyynti · Myymälämyynti · Markkinapaikat · miinus palautukset
Käyttö- tai tapahtumapohjainen	Tapahtumamaksut · Alustamaksut · Lisäarvopalvelut

Palautukset ja alennukset kuuluvat liikevaihdon sisään vähennyksinä, eivät kuluiksi. Liikevaihto on se, minkä oikeasti ansaitsit, ilman arvonlisäveroa.

# Liiketoiminnan muut tuotot - vain jos sinulla on varastoa

Tämä rivi kertoo valmiiden tuotteiden ja keskeneräisten töiden muutoksen. Se on olemassa, koska tuotanto ja myynti eivät aina osu samaan kuukauteen.

Olennainen valmistaville yrityksille ja kaikille, jotka kerryttävät varastoa sesonkia varten.
Merkityksetön - jätä pois - jos myyt saman kuukauden aikana sen minkä valmistat, tai jos myyt palveluita.
Se liikkuu samojen fyysisten tavaroiden mukana kuin varastorivisi, joten nämä kaksi on suunniteltava yhdessä, ei koskaan erikseen.

Pidä poissa ohjausnäkymästäsi

Aktivoitu oma työ - itse rakennettujen omaisuuserien aktivointi. Se on epätasaista, se kaunistaa tulosta sinä kuukautena kun rakennat omaisuuserän, ja kaunistelu kääntyy myöhemmin poistoiksi.
Jos se on niin olennainen, että se on pakko näyttää, anna sille oma rivi, jotta näet sen ja voit sitten jättää sen huomiotta suoritusta arvioidessasi.

# Välittömät kustannukset

Välittömät kustannukset ovat myydyn toimittamisen kustannuksia. Vedä tämä raja väärin, ja jokainen sen jälkeinen katekeskustelu menee pieleen, koska juuri tämä jako tuottaa katetuoton.

Testi: jos liikevaihto putoaisi ensi kuussa 30%, liikkuisiko tämä kustannus? Jos kyllä, se on lähes varmasti välitön.

Mutta kiinteä ei tarkoita välillistä. Tehtaan vuokra, tuotannon työnjohto ja vakituinen tuotantohenkilöstö ovat välittömiä, vaikka ne eivät liiku hiljaisena kuukautena - ja niiden on pysyttävä välittöminä, koska vaihto-omaisuus arvostetaan ne mukaan lukien.

Liiketoiminta	Tyypilliset välittömät kustannukset
Valmistus	Raaka-aineet · Tuotannon palkat · Rahti ja logistiikka · Tuotannon yleiskulut
SaaS / tilausmalli	Hosting ja infrastruktuuri · Tuki ja asiakasmenestys · Maksuliikennekulut
Asiantuntijapalvelut	Laskutettavan henkilöstön kulut · Alihankkijat · Projektikulut
Vähittäis- ja verkkokauppa	Ostetut tavarat · Toimitus ja rahti · Maksu- ja alustakulut
Käyttö- tai tapahtumapohjainen	Käsittely- ja välitysmaksut · Infrastruktuuri · Kumppanien tulo-osuudet

Henkilöstökulut päätyvät välittömiin kustannuksiin tilin tai osaston kautta - ei koskaan jakamalla yhtä tiliä yhden osaston sisällä.

Erilliset palkkatilit - "Palkat, tuotanto" erillään tilistä "Palkat, hallinto". Siistein vaihtoehto, ja se kestää myöhemmätkin muutokset osastorakenteeseesi.
Tai pidä yksi palkkatili ja ohita sen kohdistus osastoittain: tuotanto- ja toimitusosastot ohjautuvat välittömiin kustannuksiin, kaikki muut osastot valuvat liiketoiminnan kuluihin. Käytä tätä, kun kirjanpitosi kirjaa osastoittain mutta ei tileittäin.
Kumpikaan ei pysty jakamaan yhtä tiliä yhden osaston sisällä. Jos yksittäinen henkilö todella jakaa viikkonsa, sovi jakosuhde kirjanpitäjäsi kanssa ja kirjatkaa molemmat puolikkaat jo lähteellä.
Kumman reitin valitsetkin, kirjoita sääntö ylös ja tarkista se vuosittain. Sääntö, jota kukaan ei muista, muuttuu luvuksi, johon kukaan ei luota.

Vältä

Myyntiprovisiota tässä. Se vaihtelee liikevaihdon mukana, mutta se on liikevaihdon hankkimisen eikä sen toimittamisen kustannus - useimmat julkaistut katevertailut olettavat sen istuvan myynnissä ja markkinoinnissa.
Rajan muuttamista vuosien välillä. Johdonmukaisuus on tärkeämpää kuin teoreettinen täydellisyys.

# Liiketoiminnan kulut

Kaikki, minkä maksaisit ensi kuussakin, jos myynti loppuisi: liiketoiminnassa olemisen kustannus, ei toimittamisen kustannus. Täällä rakenteet paisuvat nopeimmin, koska jokainen lasku tuntuu ansaitsevan oman rivinsä.

Pyri 3–7 liiketoiminnan kuluriviin. Henkilöstö on yleensä suurin ja ansaitsee aina omansa.

Ryhmittelyyn on kolme tapaa, ja yhden valitseminen tietoisesti on suurin osa työstä.

Ryhmittely	Rivit näyttävät tältä	Käytä kun
Toiminnoittain	Myynti ja markkinointi · Tuotekehitys · Hallinto	Haluat nähdä mihin panostus menee; sijoittajien vakiotapa
Luonteen mukaan	Henkilöstö · Toimitilat · IT · Markkinointi · Asiantuntijapalkkiot	Haluat nähdä mihin rahaa käytettiin; helpoin kohdistaa tileiltä
Yhdistelmä	Henkilöstö toiminnoittain, loput luonteen mukaan	Henkilöstö hallitsee ja tarvitset sen eriteltynä

Luonteen mukaan on helpompi lähtökohta - se kohdistuu lähes suoraan tileiltäsi. Toiminnoittain on hyödyllisempi, kun ohjaat tiimejä. Älä tee molempia: valitse toinen riveille ja käytä osastoja toiseen näkymään.

Tyypilliset rivit: Henkilöstö · Toimitilat ja toimisto · IT ja ohjelmistot · Markkinointi · Asiantuntijapalkkiot · Matkustus · Muut liiketoiminnan kulut.
Pidä 'Muut liiketoiminnan kulut' alle 5% kokonaisuudesta. Sen yli se piilottaa jotain.
Kertaluonteiset erät eivät kuulu tänne - niillä on oma rivinsä alempana.

Liiketoiminnan muut tuotot on peilirivi: avustukset, vuokratuotot, edelleenveloitukset ja vastaavat. Laita tänne vain asioita, jotka toistuvat ilman uutta päätöstä; aidot kertaerät kuuluvat kertaluonteisiin eriin, joissa ne eivät vääristä trendiäsi.

# Katteet ja tulostasot

Rivien väliset välisummat ovat koko rakenteen pointti. Jokainen vastaa eri kysymykseen ja kuuluu eri henkilölle.

Taso	On	Kertoo sinulle
Nettoliikevaihto	Liikevaihto vähennettynä palautuksilla ja alennuksilla	Mitä oikeasti ansaitsit - perusta, johon katteitasi verrataan, jos sinulla ei ole varastoa
Kokonaistuotos	Nettoliikevaihto plus valmiiden tuotteiden ja keskeneräisten töiden muutos	Perusta, johon katettasi verrataan, jos sinulla on varastoa - jätä pois jos ei ole
Katetuotto I	Kokonaistuotos − välittömät kustannukset	Toimiiko tuote itsessään, ennen mitään kiinteitä kustannuksiasi
Katetuotto II ja III	Seuraavien valitsemiesi kulukerrosten jälkeen	Mihin kate valuu, kun lisäät myynnin ja jakelun ja sitten loput asiakasrajapinnan kuluista
EBITDA	Liiketoiminnan kulujen jälkeen	Toimiiko liiketoiminta, ennen rahoitus- ja kirjanpitovalintoja
EBIT	Poistojen jälkeen	Toimiiko se käyttämiesi omaisuuserien kustannuksen jälkeen
EBT	Nettokorkojen jälkeen	Toimiiko se sen jälkeen, miten rahoitit sen
Tilikauden tulos	Verojen jälkeen	Mitä oikeasti jää

Katetuotto I on se, mitä jää jäljelle myydyn toimittamisen kustannusten jälkeen. Tasot on numeroitu, koska voit lisätä kulukerroksia siinä järjestyksessä kuin liiketoiminnallesi on tärkeää - kaikki välittömät kustannukset tasolle I, sitten seuraavat erottelun arvoiset kerrokset, tyypillisesti myynti ja jakelu tasolle II ja loput asiakasrajapinnan kuluista tasolle III - ja seurata, mihin kate todella valuu. Juuri se tekee siitä hyödyllisemmän kuin yksi sekoitettu luku: se kertoo, kannattaako yksi lisämyynti tehdä ja paljonko sen voittamiseen on varaa käyttää.

EBITDA on rehellinen vertailukohta yritysten välillä, koska se karsii pois poistopolitiikan, velkarakenteen ja verot. Juuri siksi se on myös helpoin luku kaunistella.

Varo näitä

Oikaistun EBITDAn hivuttautumista - kun vedät kertaerät ulos, EBITDAsi ei ole enää lakisääteinen. Jos rahoittaja testaa kovenanttia EBITDAlla, sopikaa määritelmästä ensin.
EBITDAn vertailua IFRS:n ja paikallisen GAAPin välillä. IFRS:ssä vuokrasopimuksista tulee poistoja ja korkoa, mikä nostaa EBITDAa ilman että liiketoiminnassa muuttuu mitään.
Katetuoton lukemista tietämättä, mitä välittömiin kustannuksiin sisältyy. Kaksi yritystä samalla luvulla voivat pyörittää hyvin erilaista liiketoimintaa.

# EBITDAn alapuolella

Kaikki EBITDAn alapuolella koskee sitä, miten rahoitit, verotit ja kirjasit liiketoiminnan - ei sitä, miten pyöritit sitä. Näiden rivien pitäminen erillään tekee niiden yläpuolella olevista riveistä ajassa vertailukelpoisia.

Poistot - jo ostamiesi omaisuuserien kustannus. Sitä ohjaavat omaisuuskantasi ja investointisuunnitelmasi, ei koskaan liikevaihto. Pidä sen kategoriat samoina kuin pysyvien vastaavien kategoriat, jotta jokainen omaisuusluokka näyttää omat poistonsa.
Rahoitustulos netto - velasta maksettu ja kassasta ansaittu korko. Kaksi eri asiaa nettoutettuna yhdelle riville; pidä ne erillään kun suunnittelet.
Kertaluonteiset erät - uudelleenjärjestelyt, sovinnot, omaisuuden myynnit. Tämä rivi on olemassa pitääkseen trendisi puhtaana. Jos se ilmestyy joka vuosi, se ei ole kertaluonteinen.
Muut tuotot / tappiot - rahoituksen FX, osakkuusyhtiöiden tulokset. Yleensä pieni. Liiketoiminnan FX pysyy liiketuloksessa, joten älä kaiva sitä tänne.
Tuloverot - kulu jaksottuu tulokseen ennen veroja; raha lähtee lainkäyttöalueesi aikataulun mukaan. Ne ovat eri kuukausia ja usein eri summia.

Jos kustannus muuttuisi siksi, että neuvottelit lainan uudelleen, ostit rakennuksen suoraan omaksi tai vaihdoit lainkäyttöaluetta - se kuuluu EBITDAn alapuolelle. Jos se muuttuisi siksi, että myit enemmän, se kuuluu yläpuolelle.

# Tase

Taseet houkuttelevat paljon enemmän yksityiskohtia kuin ne maksavat takaisin. Johdon tarpeisiin ne vastaavat kolmeen kysymykseen: kuinka paljon rahaa on kiinni, mitä olemme velkaa ja milloin, ja mihin olemme investoineet.

Vähemmän on enemmän. Pyri yhteensä 20–30 riviin, äläkä koskaan toista lakisääteisiä alaluokitteluja.

Ainoa asia, joka ansaitsee todellista huomiota, on käyttöpääoma - ne kolme riviä, jotka heiluttavat kassaasi eniten ja joihin voit oikeasti vaikuttaa.

Rivi	Ajuri	Nousee kun
Vaihto-omaisuus	Varaston kiertoaika päivinä, välittömistä kustannuksista	Kerrytät varastoa tai hidastut
Myyntisaamiset	DSO - myyntisaamisten kiertoaika päivinä, liikevaihdosta	Kasvat, tai asiakkaat maksavat myöhemmin
Ostovelat	Ostovelkojen kiertoaika päivinä, välittömistä kustannuksista	Maksat toimittajille myöhemmin - ainoa näistä kolmesta, joka auttaa kassaa

Tee näin

Pidä nämä kolme näkyvissä äläkä koskaan hautaa niitä riveihin 'Muut saamiset' tai 'Muut velat'.
Erota korolliset velat ostoveloista. Vain toisesta niistä peritään sinulta eksplisiittistä korkoa.
Näytä käytetty tililuotto velkana, älä koskaan nettoutettuna kassaa vastaan.

Älä tee näin

Luo riviä per pankkitili. Kassa on kassa.
Jaa pysyviä vastaavia kategorioittain, ellet oikeasti suunnittele investointeja siten - ja jos suunnittelet, peilaa jako poistoihin.
Mallinna siirtosaamiset ja siirtovelat yksityiskohtaisesti vain jos ne ovat olennaisia ja heiluvia - yritykselle, joka maksaa vuoden lisenssit, vakuutukset tai vuokrat etukäteen, ne ovat.

Tilausliiketoiminta on tapaus, joka kannattaa saada oikein. Laskuta vuosi etukäteen, ja raha saapuu heti kun lasku on peritty, kun taas liikevaihto ansaitaan kahdentoista kuukauden aikana - tuo saldo istuu rivillä Saadut ennakkomaksut ja purkautuu kuukausittain. Vuosilaskutteiselle yritykselle se on usein suurin yksittäinen käyttöpääoman lähde ja syy siihen, että kassa näyttää terveemmältä kuin tulos. Anna sille oma rivi sen sijaan, että hautaisit sen muihin velkoihin.

# Rahavirta - tätä et suunnittele

Rahavirtalaskelma tuotetaan puolestasi. Se johdetaan kokonaan P&L-laskelmasta ja taseesi muutoksesta, joten siinä ei ole mitään rakennettavaa - mutta kaikki yllä valitsemasi ratkaisee, onko se luettava.

Osio	Sisältää
Liiketoiminnan rahavirta	EBITDA, verot ja nettokäyttöpääoman muutos - saamiset, varasto, ostovelat ja muut
Muu rahavirta	Valinnainen. Kertaluonteiset liikkeet, jotka haluat pitää pois liiketoiminnan kuvasta
Investointien rahavirta	Investoinnit, omaisuuden myynnit, yritysostot
Vapaa rahavirta	Välisumma - mitä liiketoiminta tuotti maksettuaan itsensä, ennen rahoituskuluja
Rahoituksen rahavirta	Nostetut ja takaisin maksetut lainat, korot, osingot, pääoma

Vapaa rahavirta on se luku, jota kannattaa seurata. Tulos on mielipide, kassa on tosiasia, ja vapaa rahavirta on se tosiasia, joka kertoo rahoittaako liiketoiminta itsensä.

Täällä aiemmat oikopolut tulevat esiin. Hautaa myyntisaamiset riviin "Muut saamiset", ja käyttöpääoman muutoksesta tulee selittämätön möykky. Niputa korolliset velat ostovelkojen kanssa, ja lainan takaisinmaksu näkyy liiketoiminnan liikkeenä. Rahavirtalaskelma on juuri rakentamasi rakenteen koe.

# Osastot, jos sinulla on niitä

Tämä osio on ehdollinen. Osastot toimivat vain, jos kirjanpitosi jo merkitsee jokaisen kirjauksen osastolla - jos tilisi eivät kanna sitä tietoa, vaihtoehtoa ei vielä ole. Monilla pienemmillä yrityksillä ei ole, ja se on ihan hyvä: hyvin rakennettu P&L toimii täysin ilman osastoja. Hyppää eteenpäin, jos tämä koskee sinua.

Jos sinulla on ne, ainoa kysymys on, kumpi ulottuvuus kantaa minkäkin tiedon.

Käytä riviä siihen, mihin raha käytettiin. Käytä osastoa siihen, kuka sen käytti.

Ohjelmistolisenssit ovat rivi - se on kustannuksen luonne.
Markkinointi on osasto - se on kustannuksen omistaja.
Toimitilat on rivi; rakennuksessa istuvat tiimit ovat osastoja.

Molempien tekeminen on ylilyönti. Jos markkinointi on osasto, et tarvitse myös markkinointiriviä - käytät joka kuukausi aikaa kahden luvun täsmäyttämiseen, joiden pitäisi jo täsmätä, ja ennemmin tai myöhemmin toinen niistä on väärin.

Hyödyllinen merkki: jos palkkaisit tai irtisanoisit luvun perusteella, se on osasto. Jos neuvottelisit sopimuksen uudelleen, se on rivi.

Osastot ratkaisevat myös tarkkuusongelman. Yksittäinen henkilöstörivi, joka on 55% liiketoiminnan kuluista, on normaali eikä sitä tarvitse pilkkoa kuuteen kululajiin - viipaloi se sen sijaan osastoittain, niin saat vastauksen lisäämättä yhtäkään riviä.

# Yksi rakenne kaikille yhtiöille

Jos pyörität useampaa kuin yhtä yhtiötä - tytäryhtiöitä, holdingrakennetta tai erillisiä yhtiöitä markkinoittain - suunnittele laskelmat kerran ja käytä samaa rakennetta kaikkialla.

Syy on aritmeettinen. Konsolidointi laskee yhtiöt yhteen rivi riviltä, joten se toimii vain kun rivit ovat samat. Jos yksi yhtiö kirjaa rahdin omalle rivilleen ja toinen sulauttaa sen materiaaleihin, konsernin luku on kahden eri asian summa eikä kukaan osaa selittää katetta.

Konsolidointi vaatii yhtenevät rivit. Erilaisia rakenteita ei voi laskea yhteen ilman kohdistuskerrosta, joka lähtee ajelehtimaan heti kun joku muokkaa toista puolta.
KPI:t pysyvät vertailukelpoisina. Katetuotto tarkoittaa samaa jokaisessa yhtiössä, joten luvut voivat olla vierekkäin.
Vertailu tulee mahdolliseksi. Konsernin näkymän arvo on siinä, että voi kysyä miksi yksi yhtiö on kuusi prosenttiyksikköä toista jäljessä - mikä vaatii, että molemmat on mitattu samalla tavalla.
Uudet yhtiöt ovat halpoja. Yritysosto kohdistuu olemassa olevaan rakenteeseen sen sijaan, että aloittaisi kiistan rakenteesta.

Suunnittele konsernille, älä suurimmalle yhtiölle - kohdista sitten jokainen yhtiö siihen, myös ne jotka eivät käytä kaikkia rivejä.

Yhtiöt eroavat toisistaan, ja se on ihan hyvä. Yhtiö jolla ei ole varastoa, jättää nuo rivit yksinkertaisesti tyhjiksi; palveluyhtiöllä valmistuskonsernin sisällä ei ole tuotannon tuotosta. Tyhjät rivit eivät maksa mitään. Eriävät rivit maksavat konsolidoinnin.