FINANSINIŲ ATASKAITŲ STRUKTŪRA

Kaip suprojektuoti savo finansines ataskaitas

Sprendimai, kurie formuoja jūsų P&L, balansą ir pinigų srautus - ta tvarka, kuria juos iš tikrųjų priimate.

16 min skaitymo

# Trumpai

Valdymo apskaita egzistuoja tam, kad būtų priimami sprendimai. Buhalterinė apskaita - kad atitiktų mokesčių ir audito taisykles. Du skirtingi darbai, ir antrasis neturi diktuoti pirmojo formos.

Kurkite sprendimui, o ne apskaitai. Pradėkite nuo klausimų, kurių jums užduoda, o ne nuo sąskaitų plano.
Pajamas skaidykite į produktų grupes - pakankamai stambiai, kad galėtumėte valdyti. Kelios eilutės, ne tuzinas: jei dėl dviejų iš jų nesielgtumėte skirtingai, tai viena eilutė.
Sąnaudas skaidykite pagal tai, ar jos seka paskui produkciją. Tiesioginės sąnaudos juda kartu su tuo, ką pagaminate ir parduodate; veiklos sąnaudos - ne. Būtent šis pjūvis duoda ribinį pelną.
Viskas, kas per smulku, kad dėl to imtumėtės veiksmų, apibendrinama kitur. Eilutė, kuri lieka žemiau 2 % savo aukštesnės eilutės, yra triukšmas, o triukšmas kas mėnesį atima dėmesį.
Balanse laikykite matomas atsargas, gautinas ir mokėtinas sumas. Būtent ten slepiasi jūsų pinigai.

Pradėkite nuo formos, kurią naudoja jūsų šaka, ir ją pritaikykite. Šablonas priartina, bet kiekviena įmonė valdoma šiek tiek kitaip - ir būtent tie skirtumai yra eilutės, kurias verta turėti.

# Kam skirta valdymo apskaita

Oficialioji atskaitomybė atsako į klausimą, kurį uždavė kažkas kitas: ar skaičiai teisingi ir išsamūs? Valdymo apskaita atsako į jūsų klausimą: kas veikia, kas ne ir ką turėtume daryti kitą mėnesį.

	Oficialioji	Valdymo
Auditorija	Mokesčių inspekcija, auditorius, bankas	Jūs ir jūsų komanda
Kam optimizuota	Išsamumui, audituojamumui	Sprendimui priimti
Detalumas	Kiekviena sąskaita	Tik tai, kas keičia elgesį
Pokyčiai	Retai, pagal taisyklę	Kai keičiasi verslas

Todėl universalaus šablono nėra. Tinkama struktūra priklauso nuo jūsų verslo modelio - nuo to, ką parduodate, kiek kainuoja tai pristatyti ir kokias svirtis realiai galite patraukti.

Gamintojui reikia atskirti medžiagas, gamybos darbą ir transportavimą, nes marža miršta būtent ten.
Agentūrai reikia atskirti apmokamus ir neapmokamus darbuotojus, nes apkrova čia yra visas verslas.
SaaS įmonei reikia atskirti serverius ir klientų aptarnavimą, nes būtent tai stabdo ribinio pelno augimą.
Mažmenininkui reikia matyti užsakymų vykdymo ir mokėjimų mokesčius, nes jie suvalgo skirtumą tarp kainos ir savikainos.

Nukopijuokite bet kurį iš jų į netinkamą verslą ir gausite ataskaitą, kurios niekas nenaudoja. Pradėkite nuo savo modelio.

Kiekvienas planas, nuokrypių ataskaita ir padalinio vaizdas remiasi šiomis eilutėmis. Todėl verta skirti valandą dabar: pakeitus struktūrą vėliau, sugriūva seni planai ir palyginamieji duomenys.

# Pajamos

Pajamų skaidymas yra labiausiai perkrautas pirmųjų juodraščių elementas. Tikslas - ne aprašyti viską, ką parduodate, o matyti tas kelias grupes, kurias valdytumėte skirtingai.

Siekite 3–6 pajamų grupių. Skaidykite ten, kur elgtumėtės kitaip; sujunkite viską, kas mažiau nei 5 % pajamų.

Skaidykite pagal

Produktų ar paslaugų grupę - numatytasis ir dažniausiai teisingas variantas.
Pristatymo modelį, kai maržos smarkiai skiriasi (licencija ir paslauga, internetas ir parduotuvė).
Pasikartojančias ir vienkartines pajamas, jei esate vertinami pagal pasikartojančias pajamas.
Regioną ar rinką, jei jas iš tikrųjų valdote ir komplektuojate atskirai.

Neskaidykite pagal

Atskirus produktus ar SKU. Sąrašas tik ilgėja - kiekvienas naujas produktas prideda eilutę, ir per metus tai tampa katalogu, kurio niekas neskaito. Grupuokite juos, kad grupė išliktų keičiantis produktams.
Kliento vardą - jis sugriūva vos pasikeitus klientų sąrašui.
Bet ką, ko negalite prognozuoti atskirai.

Verslas	Įprastos pajamų eilutės
Gamyba	A produktų šeima · B produktų šeima · Atsarginės dalys ir aptarnavimas
SaaS / prenumerata	Prenumeratos pajamos · Paslaugos ir įdiegimas · Kitos pasikartojančios
Profesinės paslaugos	Projektų pajamos · Nuolatinio aptarnavimo mokesčiai · Persiunčiamos išlaidos
Mažmena / e. prekyba	Pardavimai internetu · Pardavimai parduotuvėse · Prekyvietės · atėmus grąžinimus
Naudojimas / operacijos	Operacijų mokesčiai · Platformos mokesčiai · Papildomos paslaugos

Grąžinimai ir nuolaidos priklauso pajamoms kaip atskaitymai, o ne sąnaudoms. Pajamos - tai, ką iš tikrųjų uždirbote, be PVM.

# Kita veiklos produkcija - tik jei laikote atsargas

Ši eilutė parodo pagamintos produkcijos ir nebaigtos gamybos pokytį. Ji egzistuoja todėl, kad gamyba ir pardavimas ne visada vyksta tą patį mėnesį.

Aktualu gamintojams ir visiems, kas kaupia atsargas prieš sezoną.
Neaktualu - palikite ją nuošalyje - jei parduodate tai, ką pagaminate, tą patį mėnesį, arba jei parduodate paslaugas.
Ji juda kartu su tomis pačiomis fizinėmis prekėmis kaip ir atsargų eilutė, todėl abi reikia planuoti kartu, niekada atskirai.

Nelaikykite valdymo vaizde

Kapitalizuoti savi darbai - įmonės pačios sukurto turto aktyvavimas. Jie netolygūs, pagražina rezultatą tą mėnesį, kurį turtas sukuriamas, o vėliau pagražinimas grįžta kaip nusidėvėjimas.
Jei suma tokia reikšminga, kad privalote ją rodyti, skirkite jai atskirą eilutę - kad matytumėte ir galėtumėte į ją neatsižvelgti vertindami veiklos rezultatus.

# Tiesioginės išlaidos

Tiesioginės sąnaudos - tai sąnaudos, patirtos pristatant tai, ką pardavėte. Suklyskite dėl šios ribos, ir visi vėlesni pokalbiai apie maržą bus klaidingi, nes būtent šis pjūvis duoda ribinį pelną.

Testas: jei kitą mėnesį pajamos kristų 30 %, ar ši sąnauda pajudėtų? Jei taip, ji beveik neabejotinai tiesioginė.

Bet fiksuota nereiškia netiesioginė. Gamyklos nuoma, gamybos priežiūra ir nuolatiniai gamybos darbuotojai yra tiesioginiai, nors ir nejuda silpną mėnesį - ir jie turi likti tiesioginiai, nes atsargos vertinamos juos įskaitant.

Verslas	Įprastos tiesioginės sąnaudos
Gamyba	Žaliavos · Gamybos darbas · Transportas ir logistika · Gamybos pridėtinės sąnaudos
SaaS / prenumerata	Serveriai ir infrastruktūra · Palaikymas ir klientų sėkmė · Mokėjimų mokesčiai
Profesinės paslaugos	Apmokamų darbuotojų sąnaudos · Subrangovai · Projektų išlaidos
Mažmena / e. prekyba	Pirktos prekės · Užsakymų vykdymas ir siuntimas · Mokėjimų ir platformos mokesčiai
Naudojimas / operacijos	Apdorojimas ir tarpbankiniai mokesčiai · Infrastruktūra · Partnerių pajamų dalis

Personalas patenka į tiesiogines sąnaudas per sąskaitą arba per padalinį - niekada skaidant vieną sąskaitą viename padalinyje.

Atskiros darbo užmokesčio sąskaitos - „Atlyginimai, gamyba“ atskirai nuo „Atlyginimai, administracija“. Švariausias variantas, atlaikantis bet kokį vėlesnį padalinių struktūros pokytį.
Arba palikite vieną darbo užmokesčio sąskaitą ir keiskite jos priskyrimą pagal padalinį: gamybos ir pristatymo padaliniai keliauja į tiesiogines sąnaudas, visi kiti - į veiklos sąnaudas. Naudokite tai, kai jūsų apskaita fiksuoja padalinį, bet ne sąskaitą.
Nė vienas variantas negali suskaidyti vienos sąskaitos viename padalinyje. Jei žmogus iš tikrųjų dalija savo savaitę, sutarkite proporciją su buhalteriu ir apskaitykite abi dalis iš karto.
Kad ir kurį kelią pasirinktumėte, užsirašykite taisyklę ir peržiūrėkite ją kasmet. Raktas, kurio niekas neprisimena, tampa skaičiumi, kuriuo niekas nepasitiki.

Venkite

Pardavimo komisinių čia. Jie kinta su pajamomis, bet tai pajamų laimėjimo, o ne jų pristatymo sąnaudos - dauguma skelbiamų maržos etalonų laiko juos pardavimo ir rinkodaros dalimi.
Ribos keitimo tarp metų. Nuoseklumas svarbiau už teorinį tobulumą.

# Veiklos sąnaudos

Viskas, ką vis tiek mokėtumėte kitą mėnesį, jei pardavimai sustotų: buvimo versle, o ne pristatymo sąnaudos. Būtent čia struktūros greičiausiai išsipučia, nes kiekviena sąskaita atrodo verta atskiros eilutės.

Siekite 3–7 veiklos sąnaudų eilučių. Personalas paprastai didžiausias ir visada nusipelno savo eilutės.

Yra trys būdai jas grupuoti, ir sąmoningas vieno pasirinkimas yra didžioji darbo dalis.

Grupavimas	Eilutės atrodo taip	Naudokite, kai
Pagal funkciją	Pardavimai ir rinkodara · MTEP · Bendrosios ir administracinės	Norite matyti, kur eina pastangos; standartas investuotojams
Pagal pobūdį	Personalas · Patalpos · IT · Rinkodara · Profesinės paslaugos	Norite matyti, kam išleisti pinigai; lengviausia susieti su sąskaitomis
Mišrus	Personalas pagal funkciją, likusi dalis pagal pobūdį	Personalas dominuoja ir jį reikia išskaidyti

Pagal pobūdį pradėti lengviau - beveik tiesiogiai susieja su sąskaitomis. Pagal funkciją naudingiau, kai jau valdote komandas. Nedarykite abiejų: pasirinkite vieną eilutėms, o kitam vaizdui naudokite padalinius.

Įprastos eilutės: Personalas · Patalpos ir biuras · IT ir programinė įranga · Rinkodara · Profesinės paslaugos · Kelionės · Kitos veiklos sąnaudos.
Laikykite „Kitas veiklos sąnaudas“ žemiau 5 % visumos. Virš to jos kažką slepia.
Vienkartiniams straipsniams čia ne vieta - jie turi savo eilutę žemiau.

Kitos veiklos pajamos - veidrodinė eilutė: dotacijos, nuomos pajamos, perkeliamos sąnaudos ir panašiai. Čia dėkite tik tai, kas pasikartos be naujo sprendimo; tikri vienkartiniai dalykai priklauso vienkartiniams straipsniams, kur neiškraipys jūsų tendencijos.

# Maržos ir rezultato lygiai

Tarpinės sumos tarp eilučių yra visos struktūros esmė. Kiekviena atsako į skirtingą klausimą ir priklauso kitam žmogui.

Lygis	Yra	Ką parodo
Grynosios pajamos	Pajamos atėmus grąžinimus ir nuolaidas	Ką iš tikrųjų uždirbote - bazė, pagal kurią matuojamos maržos, jei nelaikote atsargų
Bendroji produkcija	Grynosios pajamos plius pagamintos produkcijos ir nebaigtos gamybos pokytis	Bazė, pagal kurią matuojama marža, jei laikote atsargas - praleiskite, jei ne
Ribinis pelnas I	Bendroji produkcija − tiesioginės sąnaudos	Ar pats produktas veikia, dar neįskaičius jokių fiksuotų sąnaudų
Ribinis pelnas II, III	Po kitų jūsų pasirinktų veiklos sąnaudų sluoksnių	Kur dingsta marža pridedant pardavimo ir platinimo sąnaudas, o paskui likusias su klientu susijusias sąnaudas
EBITDA	Po veiklos sąnaudų	Ar verslas veikia, dar neįskaičius finansavimo ir apskaitos sprendimų
EBIT	Po nusidėvėjimo ir amortizacijos	Ar jis veikia įskaičius naudojamo turto sąnaudas
EBT	Po grynųjų palūkanų	Ar jis veikia įvertinus, kaip jį finansavote
Grynasis pelnas	Po mokesčių	Kas iš tikrųjų lieka

Ribinis pelnas I - tai, kas lieka padengus pristatymo sąnaudas. Lygiai sunumeruoti, nes sąnaudų sluoksnius galite pridėti jūsų verslui svarbia tvarka - visos tiesioginės sąnaudos ties I, paskui kiti verti atskyrimo sluoksniai, paprastai pardavimas ir platinimas ties II, o likusios su klientu susijusios sąnaudos ties III - ir stebėti, kur marža iš tikrųjų dingsta. Būtent tai daro jį naudingesnį už vieną suvidurkintą skaičių: jis pasako, ar verta parduoti dar vieną vienetą ir kiek galite skirti, kad jį laimėtumėte.

EBITDA yra sąžiningas įmonių palyginimo taškas, nes pašalina nusidėvėjimo politiką, skolos struktūrą ir mokesčius. Būtent todėl tai ir lengviausiai pagražinamas skaičius.

Atkreipkite dėmesį

Koreguotos EBITDA slinktį - kai išimate vienkartinius straipsnius, jūsų EBITDA nebėra oficialioji. Jei skolintojas tikrina sąlygą pagal EBITDA, pirmiausia sutarkite apibrėžimą.
EBITDA lyginimą tarp IFRS ir vietos GAAP. Pagal IFRS nuoma tampa nusidėvėjimu ir palūkanomis, o tai pakelia EBITDA nė kiek nepasikeitus verslui.
Ribinio pelno skaitymą nežinant, kas sudaro tiesiogines sąnaudas. Dvi įmonės su tokiu pat skaičiumi gali vykdyti visiškai skirtingą verslą.

# Žemiau EBITDA

Viskas žemiau EBITDA yra apie tai, kaip verslą finansavote, apmokestinote ir apskaitėte, o ne kaip jį valdėte. Šių eilučių atskyrimas ir daro aukščiau esančias eilutes palyginamas laike.

Nusidėvėjimas ir amortizacija - jau nupirkto turto sąnaudos. Priklauso nuo turto bazės ir investicijų plano, niekada nuo pajamų. Jo kategorijas derinkite su ilgalaikio turto kategorijomis, kad kiekviena turto klasė rodytų savo nusidėvėjimą.
Grynosios palūkanos - palūkanos, mokamos už skolą, ir uždirbamos nuo pinigų. Du skirtingi dalykai, sudėti į vieną eilutę; planuodami laikykite juos atskirai.
Vienkartiniai straipsniai - restruktūrizavimas, susitarimai, turto pardavimai. Ši eilutė egzistuoja tam, kad jūsų tendencija liktų švari. Jei ji atsiranda kasmet, ji nėra vienkartinė.
Kitos pajamos / nuostoliai - finansavimo FX, asocijuotų įmonių rezultatai. Paprastai nedidelė. Veiklos FX lieka veiklos rezultate, tad neišimkite jo čia.
Mokesčių sąnaudos - sąnaudos kaupiamos nuo pelno prieš mokesčius; pinigai išeina pagal jūsų jurisdikcijos grafiką. Tai skirtingi mėnesiai ir dažnai skirtingos sumos.

Jei sąnauda pasikeistų dėl to, kad perderėjote paskolą, nusipirkote pastatą ar pakeitėte jurisdikciją - jos vieta žemiau EBITDA. Jei ji pasikeistų dėl to, kad daugiau pardavėte - aukščiau.

# Balansas

Balansai pritraukia kur kas daugiau detalių, nei atsiperka. Valdymo tikslais jie atsako į tris klausimus: kiek pinigų įšaldyta, ką ir kada esame skolingi ir į ką investavome.

Mažiau yra daugiau. Siekite iš viso 20–30 eilučių ir niekada nekartokite oficialiųjų smulkiųjų klasifikacijų.

Vienintelis dalykas, vertas tikro dėmesio, yra apyvartinis kapitalas - trys eilutės, kurios labiausiai svyruoja jūsų pinigus ir kurioms iš tikrųjų galite daryti įtaką.

Eilutė	Nuo ko priklauso	Auga, kai
Atsargos	Atsargų apyvartumo dienos, nuo tiesioginių sąnaudų	Kaupiate atsargas arba sulėtėjate
Prekybos gautinos sumos	DSO - gautinų sumų apyvartumo dienos, nuo pajamų	Augate arba klientai moka vėliau
Prekybos mokėtinos sumos	Mokėtinų sumų apyvartumo dienos, nuo tiesioginių sąnaudų	Tiekėjams mokate vėliau - vienintelė iš šių trijų, kuri padeda pinigams

Darykite

Laikykite šias tris matomas ir niekada neslėpkite jų tarp „Kito turto“ ar „Kitų įsipareigojimų“.
Atskirkite palūkanas nešančią skolą nuo prekybos skolų. Tik viena iš jų ima aiškias palūkanas.
Panaudotą sąskaitos kreditą rodykite kaip skolą, niekada neatimkite jo iš pinigų.

Nedarykite

Nekurkite eilutės kiekvienai banko sąskaitai. Pinigai yra pinigai.
Neskaidykite ilgalaikio turto pagal kategorijas, nebent iš tikrųjų taip planuojate investicijas - o jei taip, atkartokite tą patį skaidymą nusidėvėjime.
Ateinančių laikotarpių sąnaudas ir sukauptas sąnaudas modeliuokite detaliai tik tada, jei jos reikšmingos ir svyruojančios - verslui, kuris už licencijas, draudimą ar nuomą sumoka metams į priekį, jos tokios ir yra.

Prenumeratos - atvejis, kurį verta padaryti teisingai. Išrašykite sąskaitą metams į priekį, ir pinigai ateina vos tą sąskaitą apmokėjus, o pajamos uždirbamos per dvylika mėnesių - tas likutis guli eilutėje Gauti avansai ir mažėja kas mėnesį. Metinio sąskaitų išrašymo versle tai dažnai didžiausias vienas apyvartinio kapitalo šaltinis ir priežastis, kodėl pinigai atrodo sveikiau nei pelnas. Skirkite jai atskirą eilutę, o ne slėpkite tarp kitų įsipareigojimų.

# Pinigų srautai - šitos neprojektuojate

Pinigų srautų ataskaita sugeneruojama už jus. Ji visiškai išvedama iš jūsų P&L ir balanso pokyčių, tad struktūruoti nėra ko - bet viskas, ką pasirinkote aukščiau, lemia, ar ji bus skaitoma.

Grupė	Ką apima
Pagrindinės veiklos pinigų srautai	EBITDA, mokesčiai ir grynojo apyvartinio kapitalo pokytis - gautinos sumos, atsargos, mokėtinos sumos ir kita
Kiti pinigų srautai	Neprivaloma. Vienkartiniai judėjimai, kuriuos norite laikyti už veiklos vaizdo ribų
Investicinės veiklos pinigų srautai	Investicijos, turto pardavimai, įsigijimai
Laisvasis pinigų srautas	Tarpinė suma - ką verslas sugeneravo apmokėjęs pats save, prieš finansavimo sąnaudas
Finansinės veiklos pinigų srautai	Paimtos ir grąžintos paskolos, palūkanos, dividendai, kapitalas

Laisvasis pinigų srautas yra skaičius, kurį verta stebėti. Pelnas yra nuomonė, pinigai - faktas, o laisvasis pinigų srautas yra tas faktas, kuris pasako, ar verslas finansuoja pats save.

Būtent čia išlenda ankstesni supaprastinimai. Paslėpkite gautinas sumas tarp „Kito turto“, ir apyvartinio kapitalo pokytis taps nepaaiškinamu gumulu. Sumeskite palūkanas nešančią skolą kartu su prekybos skolomis, ir paskolos grąžinimas atsiras kaip veiklos judėjimas. Pinigų srautų ataskaita yra ką tik sukurtos struktūros egzaminas.

# Padaliniai, jei juos turite

Šis skyrius sąlyginis. Padaliniai veikia tik tada, jei jūsų buhalterija jau žymi kiekvieną įrašą padaliniu - jei sąskaitos to neneša, tokios galimybės dar neturite. Daug mažesnių įmonių jos neturi, ir tai normalu: gerai sustruktūruotas P&L puikiai veikia ir be padalinių. Jei tai jūsų atvejis, praleiskite.

Jei juos turite, vienintelis klausimas - kuri dimensija neša kurią informaciją.

Eilutė rodo, kam pinigai išleisti. Padalinys rodo, kas juos išleido.

Programinės įrangos licencijos yra eilutė - tai sąnaudų pobūdis.
Rinkodara yra padalinys - tai sąnaudų savininkas.
Patalpos yra eilutė; pastate sėdinčios komandos yra padaliniai.

Daryti abu - perteklius. Jei rinkodara yra padalinys, atskiros rinkodaros eilutės nebereikia - kas mėnesį derinsite du skaičius, kurie ir taip turėtų sutapti, o anksčiau ar vėliau vienas iš jų bus klaidingas.

Naudingas ženklas: jei pagal skaičių samdytumėte arba atleistumėte žmogų, tai padalinys. Jei perderėtumėte sutartį - tai eilutė.

Padaliniai išsprendžia ir detalumo problemą. Viena personalo eilutė, sudaranti 55 % veiklos sąnaudų, yra normalu ir jos nereikia skaidyti į šešias sąnaudų rūšis - geriau pjaukite ją pagal padalinius ir gausite atsakymą nepridėję nė vienos eilutės.

# Viena struktūra visoms įmonėms

Jei valdote daugiau nei vieną įmonę - dukterines, holdingą ar atskirus juridinius asmenis kiekvienoje rinkoje - suprojektuokite ataskaitas kartą ir naudokite tą pačią struktūrą visur.

Priežastis yra aritmetinė. Konsolidacija sudeda įmones eilutė po eilutės, todėl veikia tik tada, kai eilutės sutampa. Jei viena įmonė transportą apskaito atskiroje eilutėje, o kita įtraukia jį į medžiagas, grupės skaičius yra dviejų skirtingų dalykų suma ir maržos niekas nepaaiškins.

Konsolidacijai reikia sutampančių eilučių. Skirtingų struktūrų negalima sudėti be susiejimo sluoksnio, kuris nuslinks vos kam nors pakeitus vieną pusę.
KPI lieka palyginami. Ribinis pelnas kiekvienoje įmonėje reiškia tą patį, tad skaičius galima statyti greta.
Atsiranda galimybė lyginti. Grupės vaizdo vertė - galimybė paklausti, kodėl viena įmonė dirba šešiais punktais žemiau už kitą; tam abi turi būti matuojamos vienodai.
Naujos įmonės pigios. Įsigijimas susiejamas su esama struktūra, o ne pradeda ginčą dėl struktūros.

Projektuokite grupei, o ne didžiausiai įmonei - tada susiekite kiekvieną įmonę, įskaitant tas, kurios naudoja ne visas eilutes.

Įmonės skiriasi, ir tai normalu. Atsargų nelaikanti įmonė tiesiog palieka tas eilutes tuščias; paslaugų įmonė gamybos grupėje neturi produkcijos pokyčio. Tuščios eilutės nieko nekainuoja. Skirtingos eilutės kainuoja konsolidaciją.