Kā izveidot savus finanšu pārskatus

# Kam kalpo vadības atskaites

Jūsu gada pārskats atbild uz jautājumu, ko uzdevis kāds cits: vai skaitļi ir pareizi un pilnīgi? Jūsu vadības atskaites atbild uz jūsējo: kas strādā, kas ne, un ko darīt nākamajā mēnesī?

Tāpēc nav universālas veidnes. Pareizā struktūra ir atkarīga no jūsu biznesa modeļa - no tā, ko pārdodat, cik maksā to piegādāt un kuras sviras jūs patiešām varat pavilkt.

• Ražotājam jānodala materiāli, ražošanas darbaspēks un transports, jo tieši šajos trīs mirst segums.
• Aģentūrai jānodala apmaksājamie un neapmaksājamie darbinieki, jo noslodze ir viss bizness.
• SaaS uzņēmumam jānodala mitināšana un atbalsts, jo tieši tas neļauj seguma daļai augt līdz ar apjomu.
• Mazumtirgotājam jāredz izpildes un maksājumu komisijas, jo tās apēd starpību starp cenu un izmaksām.

Pārkopējiet jebkuru no tiem nepareizā biznesā, un iegūsiet atskaiti, ko neviens neizmanto. Sāciet ar savu modeli.

# Ieņēmumi

Ieņēmumu sadalījums ir vispārkomplicētākā daļa lielākajā daļā pirmo melnrakstu. Mērķis nav aprakstīt visu, ko pārdodat - tas ir ieraudzīt tās dažas grupas, kuras jūs vadītu atšķirīgi.

# Cita pamatdarbības izlaide - tikai tad, ja turat krājumus

Šis postenis atspoguļo gatavās produkcijas un nepabeigto ražojumu atlikuma izmaiņas. Tas pastāv tāpēc, ka ražošana un pārdošana ne vienmēr notiek vienā mēnesī.

• Aktuāls ražotājiem un ikvienam, kas veido krājumus pirms sezonas.
• Neaktuāls - izlaidiet to - ja pārdodat saražoto tajā pašā mēnesī vai ja pārdodat pakalpojumus.
• Tas mainās līdz ar tām pašām fiziskajām precēm kā krājumu postenis, tāpēc abi jāplāno kopā, nekad atsevišķi.

# Tiešās izmaksas

Tiešās izmaksas ir izmaksas par pārdotā piegādāšanu. Novelciet šo robežu nepareizi, un visas turpmākās sarunas par segumu būs nepareizas, jo tieši šis griezums rada seguma daļu.

Bet fiksētas nenozīmē netiešas. Rūpnīcas noma, ražošanas vadība un pastāvīgie ražošanas darbinieki ir tiešās izmaksas, pat ja tās nemainās lēnā mēnesī - un tām jāpaliek tiešajām, jo krājumus novērtē, tās ieskaitot.

• Atsevišķi algu konti - "Algas, ražošana" atsevišķi no "Algas, administrācija". Tīrākais variants, un tas pārdzīvo jebkuras vēlākas izmaiņas nodaļu struktūrā.
• Vai arī turiet vienu algu kontu un pārrakstiet tā sasaisti katrai nodaļai: ražošanas un piegādes nodaļas nonāk tiešajās izmaksās, katra cita nodaļa nokrīt saimnieciskās darbības izmaksās. Izmantojiet to, ja jūsu grāmatvedība grāmato pa nodaļām, bet ne pa kontiem.
• Ko nespēj ne viens, ne otrs, ir sadalīt vienu kontu vienas nodaļas ietvaros. Ja kāds patiešām dala savu nedēļu, vienojieties par proporciju ar grāmatvedi un grāmatojiet abas puses jau avotā.
• Lai kuru ceļu izvēlaties, pierakstiet noteikumu un pārskatiet to reizi gadā. Atslēga, ko neviens neatceras, kļūst par skaitli, kam neviens netic.

# Pamatdarbības izdevumi

Viss, ko jūs joprojām maksātu nākamajā mēnesī, ja pārdošana apstātos: izmaksas par to, ka esat biznesā, nevis par piegādi. Tieši šeit struktūras uzblīst visātrāk, jo šķiet, ka katrs rēķins pelna savu posteni.

Tos var grupēt trīs veidos, un apzināta viena izvēle ir gandrīz viss darbs.

• Tipiskie posteņi: Personāls · Telpas un birojs · IT un programmatūra · Mārketings · Profesionālie pakalpojumi · Komandējumi · Citas saimnieciskās darbības izmaksas.
• Turiet "Citas saimnieciskās darbības izmaksas" zem 5% no kopsummas. Virs tā tās kaut ko slēpj.
• Vienreizēji posteņi šeit nepieder - tiem ir savs postenis zemāk.

Citi pamatdarbības ieņēmumi ir spoguļpostenis: dotācijas, nomas ieņēmumi, pārrēķini un tamlīdzīgi. Ievietojiet šeit tikai to, kas atkārtosies bez jauna lēmuma; īsti vienreizēji notikumi pieder pie vienreizējiem posteņiem, kur tie nekropļos jūsu tendenci.

# Segumi un rezultāta līmeņi

Starpsummas starp jūsu posteņiem ir visas struktūras jēga. Katra atbild uz citu jautājumu un pieder citam cilvēkam.

Seguma daļa I ir tas, kas paliek pāri pēc pārdotā piegādes izmaksām. Līmeņi ir numurēti, jo izmaksu slāņus varat pievienot tādā secībā, kāda ir svarīga jūsu biznesam - visas tiešās izmaksas I līmenī, tad nākamie slāņi, ko ir vērts nodalīt, parasti pārdošana un izplatīšana II līmenī un pārējās ar klientu saistītās izmaksas III līmenī - un vērot, kur segums patiešām aiziet. Tieši tas padara to noderīgāku par vienu sajauktu skaitli: tas pasaka, vai vēl vienu pārdošanu ir vērts veikt un cik varat atļauties tērēt, lai to iegūtu.

# Zem EBITDA

Viss zem EBITDA ir par to, kā jūs biznesu finansējāt, aplikāt ar nodokļiem un uzskaitījāt - nevis kā to vadījāt. Šo posteņu nodalīšana ir tas, kas padara augstāk esošos posteņus laikā salīdzināmus.

• Nolietojums un amortizācija - jau nopirkto aktīvu izmaksas. Tās nosaka jūsu aktīvu bāze un kapitālieguldījumu plāns, nekad ieņēmumi. Turiet tā kategorijas saskaņotas ar pamatlīdzekļu kategorijām, lai katra aktīvu klase rāda savu nolietojumu.
• Neto procenti - procenti, kas samaksāti par parādu un nopelnīti par naudu. Divas dažādas lietas, saliktas vienā postenī; plānojot turiet tās atsevišķi.
• Ārkārtas posteņi - restrukturizācija, izlīgumi, atsavināšana. Šis postenis pastāv, lai jūsu tendence būtu tīra. Ja tas parādās katru gadu, tas nav vienreizējs.
• Citi ieņēmumi / zaudējumi - finansēšanas FX, asociēto uzņēmumu rezultāti. Parasti nelieli. Saimnieciskās darbības FX paliek darbības rezultātā, tāpēc neizņemiet to šeit.
• Nodokļu izdevumi - izmaksas uzkrājas no peļņas pirms nodokļiem; nauda aiziet pēc jūsu jurisdikcijas grafika. Tie ir dažādi mēneši un bieži dažādas summas.

# Bilance

Bilances piesaista daudz vairāk detaļu, nekā atmaksājas. Vadības vajadzībām tās atbild uz trim jautājumiem: cik daudz naudas ir iesaldēts, ko un kad esam parādā, un kur esam ieguldījuši.

Vienīgais, kas pelna īstu uzmanību, ir apgrozāmais kapitāls - trīs posteņi, kas visvairāk svārstina jūsu naudu un kurus jūs patiešām varat ietekmēt.

# Naudas plūsma - šo jūs neveidojat

Naudas plūsmas pārskats tiek izveidots jūsu vietā. Tas pilnībā izriet no jūsu P&L un bilances izmaiņām, tāpēc tur nav ko strukturēt - bet viss, ko izvēlējāties augstāk, izlemj, vai to varēs izlasīt.

Tieši šeit izpeld agrākie saīsinājumi. Aprociet pircēju parādus "Citos aktīvos", un apgrozāmā kapitāla kustība kļūst par neizskaidrojamu gabalu. Salieciet procentus nesošo parādu kopā ar parādiem piegādātājiem, un aizdevuma atmaksa parādīsies kā pamatdarbības kustība. Naudas plūsmas pārskats ir eksāmens struktūrai, ko tikko uzbūvējāt.

# Nodaļas, ja tādas jums ir

Šī sadaļa ir nosacīta. Nodaļas strādā tikai tad, ja jūsu grāmatvedība jau katru ierakstu iezīmē ar nodaļu - ja konti to nenes, šīs iespējas jums vēl nav. Daudziem mazākiem uzņēmumiem tās nav, un tas ir normāli: labi strukturēts P&L lieliski strādā arī bez nodaļām. Ja tas ir par jums, ejiet tālāk.

Ja tās jums ir, vienīgais jautājums ir, kura dimensija nes kuru informāciju.

• Programmatūras licences ir postenis - tas ir izmaksu veids.
• Mārketings ir nodaļa - tas ir izmaksu īpašnieks.
• Telpas ir postenis; komandas, kas sēž ēkā, ir nodaļas.

Nodaļas atrisina arī detalizācijas problēmu. Viens personāla postenis 55% apmērā no saimnieciskās darbības izmaksām ir normāls un nav jāsadala sešos izmaksu veidos - sagrieziet to pa nodaļām, un atbildi iegūsiet, nepievienojot nevienu posteni.

# Viena uzbūve visiem uzņēmumiem

Ja vadāt vairāk nekā vienu uzņēmumu - meitasuzņēmumus, holdinga struktūru vai atsevišķas sabiedrības katram tirgum - izveidojiet pārskatus vienreiz un izmantojiet to pašu uzbūvi visur.

Iemesls ir aritmētika. Konsolidācija saskaita sabiedrības postenis pa postenim, tāpēc tā strādā tikai tad, ja posteņi ir vienādi. Ja viens uzņēmums grāmato transportu savā postenī, bet cits to iemet materiālos, grupas skaitlis ir divu dažādu lietu summa un neviens nevar izskaidrot segumu.

• Konsolidācijai vajadzīgi vienādi posteņi. Atšķirīgas struktūras nevar saskaitīt bez sasaistes slāņa, kas aizslīdēs pirmajā reizē, kad kāds izmainīs vienu pusi.
• KPI paliek salīdzināmi. Seguma daļa nozīmē vienu un to pašu katrā sabiedrībā, tāpēc skaitļus var likt blakus.
• Etalonu salīdzināšana kļūst iespējama. Grupas skata vērtība ir spēja pajautāt, kāpēc viena sabiedrība strādā par sešiem punktiem zemāk nekā cita - un tam abas jāmēra vienādi.
• Jaunas sabiedrības ir lētas. Iegādi sasaista ar esošo uzbūvi, nevis sāk strīdu par uzbūvi.

Sabiedrības atšķiras, un tas ir normāli. Uzņēmums, kas netur krājumus, vienkārši atstāj šos posteņus tukšus; pakalpojumu sabiedrībai ražošanas grupā nav ražošanas izlaiduma. Tukši posteņi jums neko nemaksā. Atšķirīgi posteņi maksā konsolidāciju.

# Īkšķa likumi

• 3 līdz 7 posteņi zem jebkura virsposteņa; 9 ir absolūtā robeža.
• 25 līdz 40 P&L rindas kopumā, 20 līdz 30 bilancē.
• Apvienojiet visu, kas ir zem 2% no sava virsposteņa - 5% ieņēmumu grupām.
• Turiet katru "Citu" posteni zem 5% no tā virsposteņa un pārbaudiet tos reizi ceturksnī.
• Viens izmaksu veids, viens postenis. Viens īpašnieks, viena nodaļa. Nekad abi.
• Katram postenim vajadzīgs lēmums, ko tas apkalpo, un virzītājfaktors, ko varat prognozēt.
• Katrs grupas uzņēmums izmanto vienu un to pašu uzbūvi; sabiedrību atšķirības dzīvo apakšposteņos vai nodaļās.
• Kolēģim ārpus finanšu jomas vajadzētu spēt izlasīt jūsu P&L no augšas līdz apakšai bez palīdzības.

Pielikums - tipiska veidne ar tās parastajiem apakšposteņiem un to, kas katrā pieder. Uztveriet to kā formu, ko pielāgot, nevis kā atbildi: ieņēmumi ir tie, ko pielāgo gandrīz visi.