PROIECTAREA SITUAȚIILOR FINANCIARE

Cum să îți proiectezi situațiile financiare

Alegerile care dau formă contului de profit și pierdere, bilanțului și fluxului de numerar - în ordinea în care le faci de fapt.

16 min de citit

# Pe scurt

Raportarea de management există ca să iei decizii. Contabilitatea ta există ca să satisfacă regulile fiscale și de audit. Două treburi diferite - iar a doua nu are voie să dicteze forma primei.

Construiește pentru decizie, nu pentru registre. Pornește de la întrebările care ți se pun, nu de la lista ta de conturi.
Împarte veniturile pe grupe de produse, suficient de grosier cât să poți conduce. Câteva linii, nu o duzină - dacă nu ai acționa diferit pe două dintre ele, sunt o singură linie.
Împarte costurile după cum urmează sau nu producția. Costurile directe se mișcă odată cu ce produci și vinzi; cheltuielile de exploatare nu. Această singură tăietură îți dă marja de contribuție.
Orice este prea mic ca să acționezi pe el se rezumă în altă parte. O linie care rămâne sub 2% din linia ei părinte este zgomot, iar zgomotul te costă atenție în fiecare lună.
În bilanț, ține la vedere stocurile, creanțele și datoriile comerciale. Acolo se ascunde numerarul tău.

Pornește de la forma folosită în industria ta, apoi adapteaz-o. Un șablon te apropie, dar fiecare companie se conduce după ceva ușor diferit - iar acele diferențe sunt exact liniile care merită avute.

# La ce folosește raportarea de management

Situațiile tale statutare răspund la o întrebare pusă de altcineva: sunt cifrele corecte și complete? Situațiile tale de management răspund la a ta: ce funcționează, ce nu și ce ar trebui să facem luna viitoare?

	Statutar	Management
Public	Fiscul, auditorul, banca	Tu și echipa ta
Optimizat pentru	Completitudine, auditabilitate	A decide ceva
Detaliu	Fiecare cont	Doar ce schimbă comportamentul
Modificări	Rar, prin normă	Când se schimbă afacerea

De aceea nu există un șablon universal. Structura potrivită depinde de modelul tău de afaceri - de ce vinzi, cât costă să livrezi și ce pârghii poți trage efectiv.

Un producător are nevoie de materiale, manoperă de producție și transport separate, pentru că marja moare în aceste trei.
O agenție are nevoie de personal facturabil separat de cel nefacturabil, pentru că gradul de utilizare este toată afacerea.
O companie SaaS are nevoie de găzduire și suport separate, pentru că ele opresc scalarea marjei de contribuție.
Un retailer are nevoie să vadă costurile de livrare și comisioanele de plată, pentru că ele mănâncă diferența dintre preț și cost.

Copiază oricare dintre ele în afacerea greșită și obții un raport pe care nu îl folosește nimeni. Pornește de la propriul model.

Fiecare plan, raport de abateri și vedere pe departamente se construiește pe aceste linii. De aceea merită o oră acum - schimbarea structurii mai târziu îți strică planurile trecute și comparativele.

# Venituri

Împărțirea veniturilor este partea cel mai des supra-inginerită în primele variante. Scopul nu este să descrii tot ce vinzi - ci să vezi cele câteva grupe pe care le-ai conduce diferit.

Țintește 3 până la 6 grupe de venituri. Împarte acolo unde ai lua o decizie diferită; unește orice sub 5% din venituri.

Împarte după

Grupă de produse sau servicii - varianta implicită și, de obicei, cea corectă.
Modelul de livrare, acolo unde marjele diferă puternic (licență vs serviciu, online vs magazin).
Recurent vs punctual, dacă ești evaluat pe veniturile recurente.
Regiune sau piață, dacă chiar le gestionezi și le încadrezi cu personal separat.

Nu împărți după

Produse individuale sau SKU-uri. Lista doar crește - fiecare lansare adaugă o linie, iar într-un an devine un catalog pe care nu îl citește nimeni. Grupează-le și lasă grupa să supraviețuiască rotației de produse.
Numele clientului - se strică în clipa în care se schimbă lista de clienți.
Orice nu poți prognoza pe cont propriu.

Afacere	Linii tipice de venituri
Producție	Familia de produse A · Familia de produse B · Piese de schimb și service
SaaS / abonament	Venituri din abonamente · Servicii și implementare · Alte venituri recurente
Servicii profesionale	Venituri din proiecte · Contracte permanente · Cheltuieli refacturate
Retail / ecommerce	Vânzări online · Vânzări în magazin · Marketplace · minus Retururi
Consum / tranzacții	Comisioane de tranzacționare · Comisioane de platformă · Servicii cu valoare adăugată

Retururile și discounturile stau ca deduceri în interiorul veniturilor, nu ca un cost. Venitul este ce ai câștigat efectiv, net de TVA.

# Alte venituri din exploatare - doar dacă ții stoc

Această linie surprinde variația produselor finite și a producției în curs. Există pentru că producția și vânzarea nu se întâmplă întotdeauna în aceeași lună.

Relevantă pentru producători și pentru oricine construiește stoc înaintea unui sezon.
Irelevantă - las-o afară - dacă vinzi în aceeași lună ce produci sau dacă vinzi servicii.
Se mișcă odată cu aceleași bunuri fizice ca linia ta de stocuri, așa că cele două trebuie planificate împreună, niciodată separat.

Ține în afara vederii de conducere

Producția de imobilizări în regie proprie - capitalizarea activelor construite intern. Este neregulată, înfrumusețează rezultatul în luna în care construiești activul, iar înfrumusețarea se întoarce mai târziu ca amortizare.
Dacă este destul de semnificativă cât să o arăți, dă-i o linie proprie, ca să o poți vedea și apoi ignora când judeci performanța.

# Costuri directe

Costurile directe sunt costurile livrării a ceea ce ai vândut. Greșește această graniță și orice discuție despre marjă de după este greșită, pentru că aceasta este tăietura care produce marja de contribuție.

Testul: dacă veniturile ar scădea cu 30% luna viitoare, s-ar mișca acest cost? Dacă da, aproape sigur este direct.

Dar fix nu înseamnă indirect. Chiria fabricii, supervizarea producției și personalul permanent de producție sunt directe chiar dacă nu se mișcă într-o lună slabă - și trebuie să rămână directe, pentru că stocul este evaluat incluzându-le.

Afacere	Costuri directe tipice
Producție	Materii prime · Manoperă de producție · Transport și logistică · Regie de producție
SaaS / abonament	Găzduire și infrastructură · Suport și relația cu clienții · Comisioane de plată
Servicii profesionale	Costul personalului facturabil · Subcontractori · Cheltuieli de proiect
Retail / ecommerce	Mărfuri achiziționate · Procesare comenzi și livrare · Comisioane de plată și de platformă
Consum / tranzacții	Procesare și interchange · Infrastructură · Cota partenerilor din venituri

Personalul ajunge în costurile directe pe cont sau pe departament - niciodată prin împărțirea unui cont în interiorul unui departament.

Conturi de salarii separate - „Salarii, producție” distinct de „Salarii, administrativ”. Opțiunea cea mai curată, care supraviețuiește oricărei schimbări ulterioare a structurii de departamente.
Sau păstrezi un singur cont de salarii și îi suprascrii maparea pe departament: departamentele de producție și de livrare merg în costuri directe, orice alt departament cade în cheltuieli de exploatare. Folosește asta când contabilitatea ta înregistrează pe departament, dar nu pe cont.
Ce nu poate face niciuna dintre variante este să împartă un cont în interiorul unui departament. Dacă o persoană chiar își împarte săptămâna, stabilește proporția cu contabilul tău și înregistrează cele două jumătăți de la sursă.
Indiferent de calea aleasă, scrie regula și revizuiește-o anual. O cheie pe care nu și-o amintește nimeni devine o cifră în care nu are încredere nimeni.

Evită

Comisionul de vânzări aici. Este variabil cu veniturile, dar este un cost al câștigării veniturilor, nu al livrării lor - majoritatea reperelor publicate de marjă presupun că stă în vânzări și marketing.
Mutarea graniței de la un an la altul. Consecvența contează mai mult decât corectitudinea teoretică.

# Cheltuieli de exploatare

Tot ce ai plăti și luna viitoare dacă vânzările s-ar opri: costul de a fi în afaceri, nu costul livrării. Aici structurile se umflă cel mai repede, pentru că fiecare factură pare să merite o linie.

Țintește 3 până la 7 linii de cheltuieli de exploatare. Personalul este de regulă cea mai mare și merită întotdeauna o linie proprie.

Sunt trei feluri de a le grupa, iar alegerea deliberată a unuia este cea mai mare parte a muncii.

Grupare	Liniile arată așa	Folosește când
După funcție	Vânzări și marketing · Cercetare-dezvoltare · Administrativ general	Vrei să vezi unde se duce efortul; standard pentru investitori
După natură	Personal · Spații · IT · Marketing · Onorarii profesionale	Vrei să vezi pe ce s-au dus banii; cel mai ușor de mapat din conturi
Hibrid	Personalul împărțit pe funcții, restul după natură	Personalul domină și ai nevoie să îl detaliezi

După natură este punctul de plecare mai ușor - se mapează aproape direct din conturile tale. După funcție este mai util odată ce conduci echipe. Nu le face pe amândouă: alege una pentru linii și folosește departamentele pentru cealaltă vedere.

Linii tipice: Personal · Spații și birou · IT și software · Marketing · Onorarii profesionale · Deplasări · Alte cheltuieli de exploatare.
Ține linia „Alte cheltuieli de exploatare” sub 5% din total. Peste atât, ascunde ceva.
Elementele punctuale nu stau aici - au propria linie mai jos.

Alte venituri din exploatare este linia-oglindă: subvenții, venituri din chirii, refacturări și altele asemenea. Pune aici doar lucruri care se vor repeta fără o decizie nouă; elementele cu adevărat punctuale stau în elementele nerecurente, unde nu îți distorsionează trendul.

# Marje și niveluri de rezultat

Subtotalurile dintre linii sunt rostul întregii structuri. Fiecare răspunde la o altă întrebare și aparține altei persoane.

Nivel	Este	Îți spune
Venituri nete	Venituri minus retururi și discounturi	Ce ai câștigat efectiv - baza față de care se măsoară marjele dacă nu ții stoc
Producția totală	Veniturile nete plus variația produselor finite și a producției în curs	Baza față de care se măsoară marja dacă ții stoc - sari peste ea dacă nu
Marja de contribuție I	Producția totală − costuri directe	Dacă produsul în sine funcționează, înainte de orice cost fix
Marja de contribuție II, III	După următoarele straturi de costuri de exploatare pe care le alegi	Unde se duce marja pe măsură ce adaugi vânzarea și distribuția, apoi restul costurilor orientate spre client
EBITDA	După cheltuielile de exploatare	Dacă afacerea funcționează, înainte de finanțare și de alegerile contabile
EBIT	După amortizare	Dacă funcționează după costul activelor pe care le folosești
EBT	După dobânda netă	Dacă funcționează după felul în care ai finanțat-o
Rezultat net	După impozit	Ce rămâne de fapt

Marja de contribuție I este ce rămâne după costul livrării a ceea ce ai vândut. Nivelurile sunt numerotate pentru că poți adăuga straturi de cost în ordinea care contează pentru afacerea ta - toate costurile directe la I, apoi următoarele straturi care merită separate, de regulă vânzarea și distribuția la II și restul costurilor orientate spre client la III - și poți urmări unde se duce de fapt marja. Asta o face mai utilă decât o singură cifră amestecată: îți spune dacă mai merită o vânzare în plus și cât îți poți permite să cheltui ca să o câștigi.

EBITDA este punctul onest de comparație între companii, pentru că elimină politica de amortizare, structura datoriei și impozitul. Exact de aceea este și cea mai ușoară cifră de înfrumusețat.

Atenție la

Deriva EBITDA ajustat - odată ce scoți elementele punctuale, EBITDA nu mai este cel statutar. Dacă un creditor testează un covenant pe EBITDA, stabiliți întâi definiția.
Compararea EBITDA între IFRS și GAAP local. Sub IFRS, contractele de leasing devin amortizare și dobândă, ceea ce ridică EBITDA fără nicio schimbare în afacere.
Citirea unei marje de contribuție fără să știi ce stă în costurile directe. Două companii cu aceeași cifră pot avea afaceri foarte diferite.

# Sub EBITDA

Tot ce este sub EBITDA ține de cum ai finanțat, impozitat și contabilizat afacerea - nu de cum ai condus-o. Păstrarea separată a acestor linii face comparabile în timp liniile de deasupra lor.

Amortizări și deprecieri - costul activelor pe care le-ai cumpărat deja. Determinat de baza ta de active și de planul de investiții, niciodată de venituri. Ține categoriile potrivite cu categoriile de imobilizări, ca fiecare clasă de active să își arate propria amortizare.
Dobânzi nete - dobânda plătită la datorii și cea încasată pe numerar. Două lucruri diferite compensate într-o singură linie; ține-le separate când planifici.
Elemente nerecurente - restructurări, tranzacții de compromis, cesiuni. Această linie există ca să îți păstreze trendul curat. Dacă apare în fiecare an, nu este nerecurentă.
Alte venituri / pierderi - FX din finanțare, rezultate din societăți asociate. De obicei mic. FX-ul din exploatare rămâne în rezultatul din exploatare, deci nu îl scoate aici.
Cheltuieli cu impozitul - cheltuiala se acumulează pe profitul înainte de impozitare; numerarul pleacă după calendarul jurisdicției tale. Sunt luni diferite și adesea sume diferite.

Dacă un cost s-ar schimba pentru că ai renegociat un credit, ai cumpărat o clădire cu banii jos sau ai mutat jurisdicția - stă sub EBITDA. Dacă s-ar schimba pentru că ai vândut mai mult, stă deasupra.

# Bilanț

Bilanțurile atrag mult mai mult detaliu decât merită. Pentru management răspund la trei întrebări: cât numerar este blocat, ce datorăm și când, și în ce am investit.

Mai puțin înseamnă mai mult. Țintește 20 până la 30 de rânduri în total și nu reproduce niciodată subclasificările statutare.

Singurul lucru care merită atenție reală este capitalul de lucru - cele trei linii care îți mișcă cel mai mult numerarul și pe care le poți influența efectiv.

Linie	Determinată de	Crește când
Stocuri	Zile de stoc (DIO), pe baza costurilor directe	Construiești stoc sau încetinești
Creanțe comerciale	DSO - zile de încasare a creanțelor, pe baza veniturilor	Crești sau clienții plătesc mai târziu
Datorii comerciale	Zile de plată a furnizorilor (DPO), pe baza costurilor directe	Plătești furnizorii mai târziu - singura dintre cele trei care ajută numerarul

De făcut

Ține cele trei la vedere și nu le îngropa niciodată în „Alte active” sau „Alte datorii”.
Separă datoriile purtătoare de dobândă de datoriile comerciale. Doar unele dintre ele îți percep dobândă explicită.
Arată un descoperit de cont utilizat ca datorie, niciodată compensat cu numerarul.

De evitat

O linie pentru fiecare cont bancar. Numerarul e numerar.
Împărțirea imobilizărilor pe categorii, dacă nu planifici cu adevărat investițiile așa - iar dacă o faci, oglindește împărțirea și pe amortizare.
Modelarea în detaliu a cheltuielilor în avans și a celor de regularizat, dacă nu sunt semnificative și volatile - pentru o afacere care plătește în avans un an de licențe, asigurări sau chirie, ele sunt.

Abonamentele sunt cazul care merită făcut bine. Facturezi un an în avans și numerarul intră imediat ce factura este încasată, în timp ce venitul se câștigă pe douăsprezece luni - acel sold stă în Avansuri încasate și se descarcă lunar. Pentru o afacere cu facturare anuală este adesea cea mai mare sursă unică de capital de lucru și motivul pentru care numerarul arată mai bine decât profitul. Dă-i o linie proprie, în loc să o îngropi în alte datorii.

# Fluxul de numerar - pe acesta nu îl proiectezi tu

Situația fluxurilor de numerar este generată pentru tine. Se derivă în întregime din contul de profit și pierdere și din variația bilanțului, deci nu ai ce structura - dar tot ce ai ales mai sus decide dacă este lizibilă.

Categorie	Conține
Flux de numerar din exploatare	EBITDA, impozitul și variația capitalului de lucru net - creanțe, stocuri, datorii comerciale și restul
Alt flux de numerar	Opțional. Mișcări punctuale pe care vrei să le ții în afara imaginii operaționale
Flux de numerar din investiții	Investiții, cesiuni, achiziții
Flux de numerar liber	Subtotal - ce a generat afacerea după ce s-a plătit pe sine, înainte de costurile de finanțare
Flux de numerar din finanțare	Credite trase și rambursate, dobândă, dividende, capital

Fluxul de numerar liber este cifra de urmărit. Profitul este o opinie, numerarul este un fapt, iar fluxul de numerar liber este faptul care îți spune dacă afacerea se finanțează singură.

Aici ies la suprafață scurtăturile de mai devreme. Îngroapă creanțele în „Alte active” și variația capitalului de lucru devine un bulgăre inexplicabil. Amestecă datoriile purtătoare de dobândă cu cele comerciale și o rambursare de credit apare ca o mișcare din exploatare. Situația fluxurilor de numerar este examenul structurii pe care tocmai ai construit-o.

# Departamente, dacă ai

Această secțiune este condiționată. Departamentele funcționează doar dacă evidența ta contabilă marchează deja fiecare înregistrare cu unul - dacă nu, deocamdată nu ai această opțiune. Multe companii mai mici nu o au și e în regulă: un cont de profit și pierdere bine structurat funcționează perfect fără departamente. Sari mai departe dacă ești în situația asta.

Dacă ai departamente, singura întrebare este care dimensiune poartă ce informație.

Folosește o linie pentru ce s-au dat banii. Folosește un departament pentru cine i-a cheltuit.

Licențele software sunt o linie - asta este natura costului.
Marketingul este un departament - el este proprietarul costului.
Spațiile sunt o linie; echipele care stau în clădire sunt departamente.

Să le faci pe amândouă este exagerat. Dacă marketingul este un departament, nu îți mai trebuie și o linie de marketing - vei petrece fiecare lună reconciliind două cifre care ar trebui să coincidă deja și, mai devreme sau mai târziu, una dintre ele va fi greșită.

Un semnal util: dacă ai angaja sau ai concedia pe baza cifrei, este un departament. Dacă ai renegocia un contract, este o linie.

Departamentele rezolvă și problema granularității. O singură linie de Personal la 55% din cheltuielile de exploatare este normală și nu trebuie împărțită în șase tipuri de cost - taie-o pe departamente și ai răspunsul fără să adaugi vreo linie.

# Un singur design pentru toate companiile

Dacă ai mai multe companii - filiale, o structură de holding sau entități separate pe piețe - proiectează situațiile o dată și folosește același design peste tot.

Motivul este aritmetic. Consolidarea adună entitățile linie cu linie, deci funcționează doar când liniile sunt aceleași. Dacă o companie înregistrează transportul pe o linie proprie și alta îl bagă în materiale, cifra de grup este suma a două lucruri diferite și nimeni nu poate explica marja.

Consolidarea are nevoie de linii identice. Structuri diferite nu pot fi adunate fără un strat de mapare care va devia prima dată când cineva editează o parte.
KPI rămân comparabili. Marja de contribuție înseamnă același lucru în fiecare entitate, deci cifrele pot sta una lângă alta.
Benchmarkingul devine posibil. Valoarea unei vederi de grup este să poți întreba de ce o entitate merge cu șase puncte sub alta - ceea ce cere ca amândouă să fie măsurate la fel.
Entitățile noi sunt ieftine. O achiziție se mapează în designul existent, în loc să pornească o dispută despre design.

Proiectează pentru grup, nu pentru cea mai mare entitate - apoi mapează fiecare companie în el, inclusiv pe cele care nu folosesc toate liniile.

Entitățile diferă și e în regulă. O companie fără stoc lasă pur și simplu acele linii goale; o entitate de servicii dintr-un grup de producție nu are producție proprie. Liniile goale nu te costă nimic. Liniile divergente te costă consolidarea.