Ako navrhnúť svoje účtovné výkazy

# Načo je manažérsky reporting

Vaše štatutárne výkazy odpovedajú na otázku, ktorú položil niekto iný: sú čísla správne a úplné? Vaše manažérske výkazy odpovedajú na vašu: čo funguje, čo nie a čo by sme mali budúci mesiac urobiť?

Preto neexistuje univerzálna šablóna. Správna štruktúra závisí od vášho obchodného modelu - od toho, čo predávate, čo stojí to dodať a ktoré páky viete naozaj potiahnuť.

• Výrobca potrebuje oddelený materiál, výrobné mzdy a dopravu, lebo v týchto troch umiera marža.
• Agentúra potrebuje rozlíšiť fakturovateľných a nefakturovateľných ľudí, lebo vyťaženosť je celý biznis.
• SaaS firma potrebuje oddelený hosting a podporu, lebo práve to bráni príspevku na úhradu škálovať.
• Maloobchodník potrebuje vidieť náklady na doručenie a platobné poplatky, lebo tie zjedia rozdiel medzi cenou a nákladom.

Skopírujte ktorýkoľvek z nich do nesprávneho biznisu a dostanete report, ktorý nikto nepoužíva. Vychádzajte z vlastného modelu.

# Výnosy

Rozdelenie výnosov býva v prvých návrhoch najprekombinovanejšia časť. Cieľom nie je popísať všetko, čo predávate - ale vidieť tých pár skupín, ktoré by ste riadili odlišne.

# Ostatné prevádzkové výnosy - len ak držíte zásoby

Tento riadok zachytáva zmenu stavu hotových výrobkov a nedokončenej výroby. Existuje preto, že výroba a predaj sa nie vždy dejú v tom istom mesiaci.

• Relevantné pre výrobcov a pre každého, kto tvorí zásoby pred sezónou.
• Irelevantné - vynechajte ho - ak predávate to, čo vyrobíte, v tom istom mesiaci, alebo ak predávate služby.
• Hýbe sa s tým istým fyzickým tovarom ako riadok zásob, takže sa oba musia plánovať spolu, nikdy nezávisle.

# Priame náklady

Priame náklady sú náklady na dodanie toho, čo ste predali. Ak túto hranicu určíte zle, každý ďalší rozhovor o marži je zlý, lebo práve tento rez tvorí príspevok na úhradu.

Ale fixný neznamená nepriamy. Nájom výrobnej haly, výrobný dozor a kmeňoví výrobní zamestnanci sú priami, aj keď sa v slabom mesiaci nepohnú - a musia zostať priami, lebo zásoby sa oceňujú vrátane nich.

• Oddelené mzdové účty - „Mzdy, výroba“ oddelene od „Mzdy, správa“. Najčistejšia možnosť, ktorá prežije akúkoľvek neskoršiu zmenu štruktúry oddelení.
• Alebo si nechajte jeden mzdový účet a prepíšte jeho mapovanie podľa oddelenia: výrobné a dodávateľské oddelenia idú do priamych nákladov, každé iné oddelenie prepadne do prevádzkových nákladov. Použite to, keď vaše účtovníctvo účtuje podľa oddelení, ale nie podľa účtov.
• Čo nedokáže ani jedno, je rozdeliť jeden účet vnútri jedného oddelenia. Ak jeden človek naozaj delí svoj týždeň, dohodnite podiel s účtovníkom a účtujte obe polovice už pri zdroji.
• Nech zvolíte ktorúkoľvek cestu, pravidlo si zapíšte a raz ročne ho prejdite. Kľúč, ktorý si nikto nepamätá, sa stane číslom, ktorému nikto neverí.

# Prevádzkové náklady

Všetko, čo by ste budúci mesiac platili aj vtedy, keby sa predaj zastavil: náklad na to, že podnikáte, nie na to, že dodávate. Práve tu štruktúry najrýchlejšie bujnejú, lebo každá faktúra vyzerá, že si zaslúži vlastný riadok.

Existujú tri spôsoby, ako ich zoskupiť, a vedomý výber jedného z nich je väčšina práce.

• Typické riadky: Osobné náklady · Priestory a kancelária · IT a softvér · Marketing · Odborné služby · Cestovné · Ostatné prevádzkové.
• Držte „Ostatné prevádzkové“ pod 5 % celku. Nad tým už niečo skrývajú.
• Jednorazové položky sem nepatria - majú vlastný riadok nižšie.

Ostatné prevádzkové príjmy je zrkadlový riadok: dotácie, výnosy z prenájmu, preúčtovania a podobne. Dávajte sem len to, čo sa zopakuje bez nového rozhodnutia; skutočné jednorazové veci patria do mimoriadnych položiek, kde vám neskreslia trend.

# Marže a úrovne výsledku

Medzisúčty medzi vašimi riadkami sú zmyslom celej štruktúry. Každý odpovedá na inú otázku a patrí inému človeku.

Príspevok na úhradu I je to, čo zostane po náklade na dodanie toho, čo ste predali. Úrovne sú číslované preto, že vrstvy nákladov môžete pridávať v poradí, ktoré dáva zmysel vašej firme - všetky priame náklady v I, potom ďalšie vrstvy, ktoré sa oplatí oddeliť, typicky predaj a distribúciu v II a zvyšok nákladov smerom k zákazníkovi v III - a sledovať, kam marža naozaj ide. To ho robí užitočnejším než jedno zmiešané číslo: povie vám, či sa oplatí urobiť ďalší predaj a koľko si môžete dovoliť minúť na jeho získanie.

# Pod EBITDA

Všetko pod EBITDA je o tom, ako ste firmu financovali, zdanili a zaúčtovali - nie o tom, ako ste ju riadili. Práve oddelenie týchto riadkov robí riadky nad nimi porovnateľnými v čase.

• Odpisy a amortizácia - náklad na majetok, ktorý ste už kúpili. Riadi ho vaša majetková základňa a plán investícií, nikdy nie výnosy. Držte jeho kategórie zladené s kategóriami dlhodobého majetku, aby každá trieda majetku ukázala vlastné odpisy.
• Čisté úroky - úroky platené z dlhu a získané z peňazí. Dve rôzne veci zlúčené do jedného riadku; pri plánovaní ich držte oddelene.
• Mimoriadne položky - reštrukturalizácia, vyrovnania, predaje majetku. Tento riadok existuje preto, aby vám zostal čistý trend. Ak sa objaví každý rok, nie je mimoriadny.
• Ostatné príjmy / straty - kurzové rozdiely z financovania, výsledky pridružených firiem. Zvyčajne malé. Prevádzkové kurzové rozdiely zostávajú v prevádzkovom výsledku, takže ich sem nevyťahujte.
• Daňový náklad - náklad sa tvorí zo zisku pred zdanením; peniaze odchádzajú podľa harmonogramu vašej jurisdikcie. To sú iné mesiace a často iné sumy.

# Súvaha

Súvahy priťahujú oveľa viac detailu, než koľko vrátia. Na manažérske účely odpovedajú na tri otázky: koľko peňazí je viazaných, čo dlhujeme a kedy, a do čoho sme investovali.

Jediné, čo si zaslúži skutočnú pozornosť, je pracovný kapitál - tri riadky, ktoré najviac hýbu vašimi peniazmi a ktoré viete naozaj ovplyvniť.

# Cash flow - tento nenavrhujete

Výkaz peňažných tokov sa vygeneruje sám. Odvodí sa celý z vášho P&L a z pohybu v súvahe, takže tu nie je čo štruktúrovať - ale všetko, čo ste zvolili vyššie, rozhoduje o tom, či bude čitateľný.

Tu vyplávajú na povrch skoršie skratky. Zahrabte pohľadávky do „Ostatných aktív“ a z pohybu pracovného kapitálu sa stane nevysvetliteľná hrudka. Zmiešajte úročený dlh so záväzkami z obchodného styku a splátka úveru sa objaví ako prevádzkový pohyb. Výkaz peňažných tokov je skúškou štruktúry, ktorú ste práve postavili.

# Oddelenia, ak ich máte

Táto časť je podmienená. Oddelenia fungujú len vtedy, ak vaše účtovníctvo už každý zápis označuje oddelením - ak to vaše účty nenesú, túto možnosť zatiaľ nemáte. Množstvo menších firiem ju nemá a to je v poriadku: dobre postavený P&L funguje bez oddelení úplne v pohode. Ak ste to vy, preskočte ďalej.

Ak ich máte, jediná otázka je, ktorý rozmer nesie ktorú informáciu.

• Softvérové licencie sú riadok - to je druh nákladu.
• Marketing je oddelenie - to je vlastník nákladu.
• Priestory sú riadok; tímy sediace v budove sú oddelenia.

Oddelenia riešia aj problém granularity. Jeden riadok osobných nákladov na úrovni 55 % prevádzkových nákladov je normálny a nepotrebuje rozdelenie na šesť druhov nákladov - narežte ho namiesto toho podľa oddelení a dostanete odpoveď bez pridania jediného riadku.

# Jeden návrh pre všetky firmy

Ak riadite viac než jednu firmu - dcérske spoločnosti, holding alebo samostatné entity na jednotlivých trhoch - navrhnite výkazy raz a použite ten istý návrh všade.

Dôvodom je aritmetika. Konsolidácia sčítava entity riadok po riadku, takže funguje len vtedy, keď sú riadky rovnaké. Ak jedna firma účtuje dopravu do vlastného riadku a druhá ju skladá do materiálu, skupinové číslo je súčtom dvoch rôznych vecí a maržu nikto nevysvetlí.

• Konsolidácia potrebuje zhodné riadky. Rôzne štruktúry sa nedajú sčítať bez mapovacej vrstvy, ktorá sa rozíde pri prvej úprave na jednej strane.
• KPI zostanú porovnateľné. Príspevok na úhradu znamená v každej entite to isté, takže čísla môžu stáť vedľa seba.
• Benchmarking sa stane možným. Hodnota skupinového pohľadu je v tom, že sa môžete opýtať, prečo jedna entita beží o šesť bodov nižšie než iná - čo vyžaduje, aby sa obe merali rovnako.
• Nové entity sú lacné. Akvizícia sa namapuje do existujúceho návrhu, namiesto toho, aby začala spor o návrh.

Entity sa líšia a to je v poriadku. Firma bez zásob tie riadky jednoducho nechá prázdne; entita so službami vnútri výrobnej skupiny nemá výrobný výkon. Prázdne riadky vás nestoja nič. Rozchádzajúce sa riadky vás stoja konsolidáciu.

# Orientačné pravidlá

• 3 až 7 riadkov pod ktorýmkoľvek nadriadeným riadkom; 9 je tvrdý strop.
• Celkovo 25 až 40 riadkov P&L, 20 až 30 v súvahe.
• Zlúčte všetko pod 2 % nadriadeného riadku - pri skupinách výnosov 5 %.
• Držte každý riadok „Ostatné“ pod 5 % nadriadeného riadku a kontrolujte ich štvrťročne.
• Jeden druh nákladu, jeden riadok. Jeden vlastník, jedno oddelenie. Nikdy oboje.
• Každý riadok potrebuje rozhodnutie, ktoré ovplyvňuje, a driver, ktorý viete prognózovať.
• Každá firma v skupine používa rovnaký návrh; rozdiely entít žijú v podpoložkách alebo v oddeleniach.
• Kolega mimo financií by mal vedieť prečítať váš P&L zhora nadol bez pomoci.

Príloha - typická šablóna s obvyklými podpoložkami a tým, čo do každej patrí. Berte to ako tvar na prispôsobenie, nie ako odpoveď: výnosy sú tá časť, ktorú si prispôsobuje takmer každý.