Γιατί και πώς να στήσετε FP&A για μια μικρή ομάδα
Γιατί μια μικρή εταιρεία χρειάζεται σύστημα και όχι αναλυτή - και πού ταιριάζει το AI.
# Η σύντομη εκδοχή
Οι περισσότεροι αντιμετωπίζουν το FP&A ως κάτι στο οποίο φτάνετε στους εκατό ανθρώπους. Λειτουργεί ακριβώς αντίστροφα.
- Ήδη κάνετε FP&A. Απλώς το κάνετε από μνήμης, και δεν κρατάτε αρχείο με το οποίο να μπορείτε να συγκρίνετε.
- Η αξία είναι το αρχείο: η ίδια μέτρηση, με τον ίδιο τρόπο, κάθε μήνα.
- Αρχίζει να αποδίδει μόλις μπορούν να πάνε στραβά περισσότερα από ένα πράγματα ταυτόχρονα.
- Οι μεγάλες εταιρείες προσλαμβάνουν αναλυτή κυρίως για την επαναλαμβανόμενη δουλειά. Αυτό είναι το μισό που μπορείτε αντ' αυτού να αυτοματοποιήσετε.
- Ένα άτομο μπορεί να τρέξει τα υπόλοιπα - μισή μέρα τον μήνα, αν η προετοιμασία είναι αυτόματη.
- Το AI είναι καλό στο να απαντά την ερώτηση μία φορά. Το να απαντηθεί μία φορά δεν ήταν ποτέ το πρόβλημα.
- Ξεκινήστε διορθώνοντας τη δομή. Μετά τρέξτε τον κύκλο για τρεις μήνες πριν φτιάξετε πλάνο.
Μια μικρή εταιρεία κάνει τα ίδια λάθη με μια μεγάλη. Απλώς έχει το ένα δέκατο του κέρδους για να τα απορροφήσει.
# Γιατί να ξεκινήσετε πριν νιώσετε έτοιμοι
Η συνήθης απάντηση είναι ότι ξεκινάτε όταν μπορείτε να πληρώσετε κάποιον να το κάνει. Ισχύει το αντίθετο: στα πενήντα άτομα μπορείτε να πληρώσετε τον μισθό, αλλά δεν εξαγοράζετε τα τρία χρόνια ιστορικού που ποτέ δεν μετρήσατε.
- Ξεκινήστε όσο είναι ακόμη μικρό. Δέκα κέντρα κόστους αναδιαρθρώνονται σε ένα απόγευμα. Πενήντα θέλουν ένα τρίμηνο - και ως τότε ο ένας αναφέρει με την παλιά δομή και ο άλλος με τη νέα.
- Σχεδιάστε την ανάπτυξη αντί να αντιδράτε σε αυτήν. Ένα πλάνο χτισμένο σε ό,τι πραγματικά κινεί κάθε γραμμή σας λέει τι κοστίζουν οι επόμενες δέκα προσλήψεις πριν τις κάνετε. Ένα πλάνο από πληκτρολογημένους αριθμούς σας λέει μόνο ό,τι είχατε ήδη υποθέσει.
- Δώστε σε διοίκηση και επενδυτές ένα ενιαίο σύνολο αριθμών. Όχι για να συμφωνούν όλοι, αλλά για να αφορά η συζήτηση την απόφαση και όχι το ποιανού το φύλλο έχει δίκιο.
- Τα άσχημα νέα φτάνουν νωρίτερα. Ένας μηνιαίος κύκλος βρίσκει το πρόβλημα την έκτη εβδομάδα. Το ετήσιο κλείσιμο το βρίσκει τον δέκατο τέταρτο μήνα, όταν έχουν μείνει μόνο ακριβές επιλογές.
Το ερώτημα δεν είναι αν αντέχετε το FP&A. Είναι αν αντέχετε να βρίσκεστε έναν χρόνο μέσα σε ένα πρόβλημα πριν το δείτε.
# Η αξία είναι το αρχείο
Ήδη κάνετε FP&A. Κάποιος κοιτάζει τους αριθμούς, σχηματίζει άποψη, και δρα βάσει αυτής. Αυτό που λείπει δεν είναι η σκέψη. Είναι το αρχείο.
Ένας αριθμός από μόνος του δεν σας λέει τίποτα. Σημαίνει κάτι μόνο δίπλα σε έναν άλλο αριθμό που παράχθηκε με τον ίδιο τρόπο - ο ίδιος μήνας πέρυσι, το πλάνο που ορίσατε τον Ιανουάριο, η ίδια γραμμή πριν από τρεις μήνες. Αυτή η σύγκριση είναι που μετατρέπει ένα νούμερο σε μέτρηση αντί για ανέκδοτο.
Το περιουσιακό στοιχείο δεν είναι η ανάλυση. Είναι το ότι μετρήσατε το ίδιο πράγμα, με τον ίδιο τρόπο, κάθε μήνα, για αρκετό καιρό ώστε να το δείτε να κινείται.
Γι' αυτό και το να το κάνετε λαμπρά μία φορά αξίζει τόσο λίγο. Μια οξυδερκής ανάλυση τον Μάρτιο που δεν επαναλαμβάνεται ποτέ σας αφήνει με έναν αριθμό και καμία τάση, και δεν μπορείτε να πείτε εκ των υστέρων αν ήταν καλή ή τυχερή.
Είναι επίσης ο λόγος που αυτό δεν μπορεί να ζει στο μυαλό ενός ανθρώπου. Ένα μυαλό δεν κρατά αρχείο, οπότε δεν υπάρχει τίποτα για να συγκρίνετε τη φετινή χρονιά με την περσινή. Και η εταιρεία δεν μπορεί να παραδοθεί σε κανέναν άλλο, δεν μπορεί να πουληθεί χωρίς έναν επώδυνο έλεγχο από τον αγοραστή, και δεν λειτουργεί καλά όσο αυτό το άτομο λείπει.
Χωρίς τον κύκλο παίρνετε μία αναφορά τον χρόνο, και φτάνει τον Μάρτιο. Σας λέει ότι το κέρδος βγήκε ένα κλάσμα αυτού που υπολογίζατε. Μέχρι τότε οι εννέα μήνες που το προκάλεσαν είναι πίσω σας, και δεν έχει μείνει τίποτα να κοιτάξετε. Κανείς δεν διαχειρίστηκε άσχημα την επιχείρηση. Κανείς δεν τη μέτρησε μέχρι που ήταν πολύ αργά για να δράσει.
# Ποιος δεν το χρειάζεται
Ένας μηνιαίος κύκλος αρχίζει να αποδίδει τη στιγμή που δύο πράγματα μπορούν να πάνε στραβά ταυτόχρονα, για διαφορετικούς λόγους.
- Περισσότερες από μία ροές εσόδων.
- Αποθέματα.
- Δανεισμός με covenant - ένα δάνειο με όρους που πρέπει να τηρείτε διαρκώς.
- Άνθρωποι που έχουν τους δικούς τους προϋπολογισμούς.
- Ή απλώς το σημείο όπου κανείς δεν τα βλέπει όλα ταυτόχρονα.
Στην πράξη αυτό είναι συνήθως από περίπου δέκα άτομα και πάνω, αλλά το κριτήριο είναι καλύτερο από τον αριθμό.
Κάτω από αυτό το όριο πραγματικά δεν αξίζει. Πάρτε μια συμβουλευτική εταιρεία έξι ατόμων: μία ροή εσόδων, χωρίς αποθέματα, χωρίς δανεισμό, και πελάτες που πληρώνουν σε δεκατέσσερις ημέρες. Ένα άτομο μπορεί να κρατά αυτή την επιχείρηση στο μυαλό του και να έχει δίκιο. Το να προσθέσετε μια διαδικασία εκεί θα πρόσθετε μόνο μια σύσκεψη.
- Ένας επενδυτής ζήτησε μηνιαίο πακέτο αναφορών. Θα το παράγετε, κανείς μέσα στην εταιρεία δεν θα το διαβάσει, και δεν θα μάθετε τίποτα.
- Μοιάζει με αυτό που κάνει μια σοβαρή εταιρεία. Αν ξεκινήσετε κάτι εξαιτίας του πώς φαίνεται, θα το εγκαταλείψετε στον πρώτο φορτωμένο μήνα.
Αν έχετε περάσει αυτό το όριο, το επόμενο ερώτημα είναι ποιος κάνει τη δουλειά - γιατί η απάντηση που υποθέτουν οι περισσότεροι είναι η ακριβή.
# Γιατί οι μεγάλες εταιρείες προσλαμβάνουν αναλυτή
Ξεκινήστε από αυτό στο οποίο είστε ήδη καλύτεροι από μια μεγάλη εταιρεία: τον χρόνο ανάμεσα στο να εντοπίσετε ένα πρόβλημα και στο να αποφασίσετε τι θα κάνετε γι' αυτό. Σαράντα άτομα κερδίζουν τέσσερις χιλιάδες, κάθε φορά. Ο άνθρωπος που μπορεί να δράσει είναι ήδη στο δωμάτιο. Οι μεγάλες εταιρείες απασχολούν μέρος του οικονομικού τους τμήματος μόνο και μόνο για να κλείσουν αυτό το κενό. Εσείς δεν έχετε το κενό - αυτό που δεν έχετε είναι κάποιον να κάνει το επαναλαμβανόμενο μισό.
Οι μεγάλες εταιρείες όντως απασχολούν αναλυτές FP&A. Οι μικρότερες συχνά δεν μπορούν να αντέξουν έναν, και κάποιες θα μπορούσαν αλλά προτιμούν να ξοδέψουν τον μισθό αλλού. Έτσι κι αλλιώς, οι άνθρωποι βγάζουν λάθος συμπέρασμα από αυτό.
Δεν προσλαμβάνουν αναλυτές επειδή το FP&A είναι δύσκολο. Τους προσλαμβάνουν επειδή στο μέγεθός τους το επαναλαμβανόμενο μισό της δουλειάς γεμίζει μια ολόκληρη θέση εργασίας. Αυτό είναι το μισό που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε.
Άθροιση σαράντα εταιρειών, αντιστοίχιση δώδεκα διαφορετικών λογιστικών σχεδίων, ανακατασκευή μιας αναφοράς τεσσάρων χιλιάδων γραμμών κάθε μήνα. Γι' αυτό υπάρχει αυτός ο αριθμός εργαζομένων. Το μισό της κρίσης δεν μεγάλωσε ποτέ μαζί με την εταιρεία. Εξακολουθεί να είναι λίγοι άνθρωποι που ρωτούν ποια παραδοχή ήταν λάθος, και εξακολουθεί να είναι το κομμάτι που αλλάζει αυτό που κάνετε.
Ο μηνιαίος κύκλος χωρίζει κάθε στάδιο στα δύο: το κομμάτι που μπορεί να προετοιμαστεί για εσάς, και το κομμάτι που πρέπει να κρίνετε εσείς. Το προετοιμασμένο κομμάτι είναι ολόκληρος ο λόγος που μια μεγάλη εταιρεία χρειάζεται αυτούς τους εργαζομένους, και είναι το μόνο κομμάτι που μπορεί να αναλάβει το λογισμικό. Άρα το ερώτημα δεν είναι πώς θα αντέξετε οικονομικά έναν αναλυτή. Είναι πώς θα γίνει το προετοιμασμένο κομμάτι χωρίς αυτόν.
# Ποιος το τρέχει, και για πόσο
Τι δεν κάνει κανένα σύστημα, σε καμία τιμή:
- Να αποφασίσει αν θα δράσετε σε μια απόκλιση, θα την αποδεχτείτε ή θα την αγνοήσετε - δείτε κλείνοντας με μια απόφαση.
- Να επιλέξει ποια παραδοχή θα αλλάξει όταν το πλάνο αστοχεί.
- Να αποφασίσει τι θα παραλειφθεί.
- Να αναλάβει τον αριθμό μπροστά στο διοικητικό συμβούλιο.
Χρειάζεστε λιγότερα από όσα περιμένουν οι περισσότεροι. Ένα άτομο που μπορεί να διαβάσει ένα P&L, που θα ρωτήσει γιατί κινήθηκε μια γραμμή, και που έχει αρκετή βαρύτητα ώστε να πάρει απάντηση. Αυτή είναι όλη η λίστα. Δεν πρόκειται για χρηματοοικονομικό τίτλο σπουδών.
| Ποιος το τρέχει | Λειτουργεί όταν | Σπάει όταν |
|---|---|---|
| Ο ιδρυτής ή ο διευθύνων σύμβουλος | Κάτω από περίπου τριάντα άτομα, και όντως το κοιτάζει | Ο χρόνος του τελειώνει πρώτος, και αυτό είναι το πρώτο που εγκαταλείπει |
| Ένας υπεύθυνος γραφείου ή οικονομικών | Το πιο συνηθισμένο, και συνήθως σωστό | Κανείς δεν του έδωσε την αρμοδιότητα να ζητήσει εξήγηση από συνάδελφο |
| Ο εξωτερικός σας λογιστής | Ρωτήστε αν κάνει διοικητική πληροφόρηση, όχι μόνο τις ετήσιες καταστάσεις | Παίρνετε μια αναφορά φτιαγμένη για την εφορία, και την παίρνετε όταν τη χρειάζεται η εφορία |
| Ένας part-time controller, μία μέρα τον μήνα | Θέλετε την κρίση χωρίς τον μισθό | Πληρώνετε ημερήσια αμοιβή controller για δουλειά που θα μπορούσε να έχει κάνει το λογισμικό |
Υπολογίστε μισή μέρα τον μήνα αν η προετοιμασία είναι αυτόματη, τρεις με τέσσερις μέρες αν δεν είναι. Μόνο το ένα από τα δύο επιβιώνει σε ένα κακό τρίμηνο.
# Πού βοηθά το AI, και πού όχι
Αυτή είναι η ισχυρότερη ένσταση σε όλα τα παραπάνω. Αν ένα μοντέλο μπορεί να κάνει το επαναλαμβανόμενο μισό κατ' απαίτηση, δεν χρειάζεστε σύστημα - χρειάζεστε ένα καλό prompt.
- Την ταξινόμηση οκτακοσίων λογιστικών λογαριασμών σε τριάντα γραμμές αναφοράς. Είναι η πιο βαρετή ώρα ολόκληρου του στησίματος, και η ταξινόμηση είναι ακριβώς αυτό στο οποίο είναι καλό ένα μοντέλο.
- Την πρόταση μιας πρώτης δομής μέσα σε δευτερόλεπτα, με μόνο δεδομένο μια λίστα των λογαριασμών σας.
- Τον εντοπισμό της γραμμής που φαίνεται λάθος. Δεν κουράζεται ποτέ και διαβάζει κάθε σειρά. Ένας άνθρωπος δεν κάνει ούτε το ένα ούτε το άλλο.
- Τη σύνταξη του σχολιασμού μόλις οι αριθμοί είναι εκεί.
Και εδώ είναι η ισχυρότερη μορφή του επιχειρήματος, που σε μεγάλο βαθμό ισχύει: σε μια μικρή εταιρεία, ο άνθρωπος που θα το έτρεχε αυτό δεν υπάρχει. Μια ατελής απάντηση σήμερα κερδίζει μια τέλεια απάντηση που δεν παίρνετε ποτέ.
Ας υποθέσουμε λοιπόν την καλύτερη περίπτωση. Ένα μοντέλο που δεν κάνει ποτέ αριθμητικό λάθος και δεν επινοεί ποτέ αριθμό. Το πρόβλημα παρακάτω εξακολουθεί να ισχύει, και έτσι ξέρετε ότι δεν είναι θέμα ποιότητας.
Το AI ξεκινά από την αρχή κάθε φορά. Ένα σύστημα θυμάται.
Το FP&A δεν είναι ένας άνθρωπος που κάνει μια ερώτηση. Κάποιος υποβάλλει τους αριθμούς του, κάποιος τους ενοποιεί, κάποιος τους ελέγχει, κάποιος παρουσιάζει μια εκδοχή στο διοικητικό συμβούλιο. Ακόμα και χωρίς κέντρα κόστους και χωρίς επίσημα τμήματα, κάποιος έχει την ευθύνη κάθε αριθμού και πρέπει να τον εξηγήσει. Όλοι αυτοί οι άνθρωποι πρέπει να κοιτούν τους ίδιους αριθμούς. Ένα chat δίνει στον καθένα τους τη δική του απάντηση.
Το σύστημα πρέπει επίσης να θυμάται: την αντιστοίχιση, τη δομή, τους οδηγούς, και κάθε μήνα που έχετε ήδη κλείσει. Αν μετρήσατε κάτι με έναν τρόπο τον Μάρτιο, πρέπει να το μετρήσετε με τον ίδιο τρόπο τον Νοέμβριο, αλλιώς η σύγκριση δεν σημαίνει τίποτα. Ρωτήστε ένα μοντέλο την ίδια ερώτηση δύο φορές και παίρνετε δύο εύλογες απαντήσεις.
Εμφανίζεται ένας νέος λογαριασμός: Υπηρεσίες cloud. Τον Μάρτιο το μοντέλο τον κατατάσσει στο IT και λογισμικό. Τον Απρίλιο ρωτάτε ξανά, και κατατάσσει τον ίδιο λογαριασμό στο hosting - που βρίσκεται στο άμεσο κόστος. Και οι δύο απαντήσεις στέκουν. Το περιθώριο συνεισφοράς σας μετακινείται κατά μιάμιση ποσοστιαία μονάδα, τίποτα δεν σας προειδοποιεί, και περνάτε την ανασκόπηση εξηγώντας μια μεταβολή που δεν συνέβη ποτέ.
Έπειτα υπάρχουν οι εκδόσεις. Το παγωμένο πλάνο, η επαναπρόβλεψη αυτού του μήνα, οι αριθμοί που δείξατε στην τράπεζα, τα περσινά πραγματικά μεγέθη. Όλα υπάρχουν ταυτόχρονα, και όλοι πρέπει να ξέρουν ποιο κοιτάζουν. Ένα chat σάς δίνει έναν αριθμό χωρίς ετικέτα πάνω του.
Ένα υπολογιστικό φύλλο αποτυγχάνει με τους ίδιους τρεις τρόπους, γι' αυτό και κάποια στιγμή παύει κι αυτό να λειτουργεί. Είναι χειροκίνητο, οπότε ένα μέρος του είναι λάθος και δεν μπορείτε να πείτε ποιο. Δύο άνθρωποι δεν μπορούν να δουλέψουν σε αυτό ταυτόχρονα. Και καμία έκδοση δεν είναι η αξιόπιστη, οπότε το πλάνο γίνεται αθόρυβα όποιο αρχείο ήταν συνημμένο στο τελευταίο email.
Τίποτα από αυτά δεν είναι στοίχημα ενάντια στο ότι τα μοντέλα θα γίνουν καλύτερα. Έχει να κάνει με το τι είναι πραγματικά το FP&A: μοιρασμένο ανάμεσα σε ανθρώπους, τηρούμενο σε εκδόσεις, και εκτελούμενο με τον ίδιο τρόπο κάθε μήνα. Ένα μοντέλο δουλεύει με έναν άνθρωπο κάθε φορά, δεν θυμάται τίποτα, και απαντά διαφορετικά κάθε φορά που ρωτάτε - που είναι ακριβώς αυτό που το κάνει καλό στην άλλη δουλειά.
Αφήστε το να ερμηνεύει. Μην το αφήσετε να είναι το αρχείο.
Η εξήγηση είναι εκεί που ένα μοντέλο κερδίζει τη θέση του. Μόλις το σύστημά σας παραγάγει τον αριθμό, ένα μοντέλο είναι καλό σε τέσσερα πράγματα: να λέει τι κινήθηκε, να συντάσσει τον σχολιασμό, να δείχνει τη γραμμή που αξίζει μια ματιά, και να απαντά σε μια ερώτηση ώστε να μην χρειάζεται να ψάχνει κανείς πού είναι αποθηκευμένος ο αριθμός. Αυτό είναι πραγματική αξία και μπορείτε να την έχετε σήμερα - πάνω σε ένα σύστημα, όχι αντί για ένα.
# Από πού να ξεκινήσετε
Ο πρώτος μήνας είναι κυρίως αποφάσεις, όχι δουλειά.
- Διορθώστε τη δομή μία φορά. Σχεδιάστε σωστά τις καταστάσεις - μία μέρα δουλειά, και το μόνο κομμάτι που είναι ακριβό να αλλάξει αργότερα.
- Επιλέξτε την ημερομηνία και επιλέξτε το άτομο. Και τα δύο, πριν από οτιδήποτε άλλο.
- Συγκρίνετε πρώτα με την περσινή χρονιά. Δεν έχετε πλάνο ακόμα, και οι περσινοί αριθμοί λειτουργούν από τον πρώτο μήνα.
- Συμφωνήστε πόσο μεγάλη πρέπει να είναι μια απόκλιση για να την ερευνήσετε. Κάντε το τώρα, όσο κανείς δεν νιώθει κατηγορούμενος.
- Προσθέστε το πλάνο μόλις τρέχουν τρεις μήνες του κύκλου, όχι νωρίτερα - και μετά χτίστε το πάνω σε οδηγούς.
- Μετά τρέξτε το έναν μήνα που δεν συνέβη τίποτα. Αυτός είναι ο μήνας που σας λέει αν έχετε σύστημα.
Δεν μπορείτε να γυρίσετε πίσω και να δημιουργήσετε μια τάση. Ο φθηνότερος μήνας για να ξεκινήσετε ήταν πριν από έναν χρόνο, και κανένα μελλοντικό εργαλείο δεν θα επινοήσει το ιστορικό που δεν καταγράψατε ποτέ.