Miksi ja miten FP&A kannattaa pystyttää pienelle tiimille
Miksi pieni yritys tarvitsee järjestelmän eikä analyytikkoa - ja mihin tekoäly sopii.
# Lyhyesti
Useimmat ajattelevat FP&A:n olevan jotain, johon kasvetaan sadan hengen kohdalla. Se toimii päinvastoin.
- Teet jo FP&A:ta. Teet sitä vain muistista, etkä pidä kirjaa jota vasten vertailla.
- Arvo on kirjassa: sama mittaus, samalla tavalla tehtynä, joka kuukausi.
- Se alkaa maksaa itsensä takaisin siinä vaiheessa kun useampi kuin yksi asia voi mennä pieleen kerrallaan.
- Suuret yritykset palkkaavat analyytikon lähinnä toistuvaa työtä varten. Se on se puoli jonka voit sen sijaan automatisoida.
- Yksi ihminen pystyy pyörittämään loput - puoli päivää kuukaudessa, jos valmistelu on automaattista.
- Tekoäly on hyvä vastaamaan kysymykseen kerran. Kerran vastaaminen ei koskaan ollut ongelma.
- Aloita korjaamalla rakenne. Aja sitten kierrosta kolme kuukautta ennen kuin rakennat suunnitelman.
Pieni yritys tekee samat virheet kuin suuri. Sillä on vain kymmenesosa tuloksesta niiden imemiseen.
# Miksi aloittaa ennen kuin tuntuu ajankohtaiselta
Tavallinen vastaus on, että aloitetaan kun on varaa palkata joku tekemään se. Asia on päinvastoin: viidelläkymmenellä hengellä on varaa palkkaan, mutta kolmea vuotta historiaa, jota et koskaan mitannut, et osta takaisin.
- Aloita kun se on vielä pientä. Kymmenen kustannuspaikkaa järjestetään uudelleen yhdessä iltapäivässä. Viisikymmentä vie neljänneksen - ja siihen mennessä yksi raportoi vanhalla ja toinen uudella rakenteella.
- Suunnittele kasvua sen sijaan että reagoit siihen. Suunnitelma, joka rakentuu sille, mikä oikeasti ohjaa kutakin riviä, kertoo mitä seuraavat kymmenen rekrytointia maksavat ennen kuin teet ne. Käsin syötetyistä luvuista koostuva suunnitelma kertoo vain sen, minkä jo oletit.
- Anna johdolle ja sijoittajille yksi lukujen kokonaisuus. Ei siksi, että kaikki olisivat samaa mieltä, vaan siksi, että keskustelu koskee päätöstä eikä sitä, kenen taulukko on oikeassa.
- Huonot uutiset saapuvat aiemmin. Kuukausisykli löytää ongelman kuudennella viikolla. Tilinpäätös löytää sen neljäntenätoista kuukautena, kun jäljellä on vain kalliita vaihtoehtoja.
Kysymys ei ole siitä, onko sinulla varaa FP&A:han. Kysymys on siitä, onko sinulla varaa olla vuosi ongelmassa ennen kuin näet sen.
# Arvo on kirjassa
Teet jo FP&A:ta. Joku katsoo lukuja, muodostaa näkemyksen ja toimii sen perusteella. Puuttuva osa ei ole ajattelu. Se on kirja.
Yksittäinen luku ei kerro sinulle mitään. Se merkitsee jotain vasta toisen samalla tavalla tuotetun luvun vieressä - sama kuukausi viime vuonna, tammikuussa asettamasi suunnitelma, sama rivi kolme kuukautta sitten. Juuri se vertailu tekee luvusta mittauksen anekdootin sijaan.
Omaisuus ei ole analyysi. Se on se, että on mitattu samaa asiaa, samalla tavalla, joka kuukausi, riittävän kauan nähdäkseen sen liikkuvan.
Siksi kerran loistavasti tekeminen on niin vähän arvoista. Terävä analyysi maaliskuussa jota ei koskaan toisteta jättää sinulle yhden luvun eikä yhtään trendiä, etkä pysty jälkikäteen sanomaan oliko se hyvä vai onnekas.
Siksi tämä ei voi myöskään elää yhden ihmisen päässä. Pää ei pidä kirjaa, joten mitään ei ole, mihin verrata tätä vuotta viime vuoteen. Eikä yritystä voi luovuttaa kenellekään muulle, sitä ei voi myydä ilman ostajan tuskallista tarkastusta, eikä se pyöri hyvin sen ihmisen ollessa poissa.
Ilman kierrosta saat yhden raportin vuodessa, ja se saapuu maaliskuussa. Se kertoo, että tulos jäi murto-osaan siitä, mitä oletit. Siihen mennessä ne yhdeksän kuukautta jotka sen aiheuttivat ovat takanapäin, eikä katsottavaa ole enää jäljellä. Kukaan ei johtanut liiketoimintaa huonosti. Kukaan ei mitannut sitä ennen kuin oli liian myöhäistä toimia.
# Kuka ei tarvitse tätä
Kuukausikierros alkaa maksaa itsensä takaisin sillä hetkellä kun kaksi asiaa voi mennä pieleen yhtä aikaa, eri syistä.
- Useampi kuin yksi liikevaihdon lähde.
- Varastoa.
- Velkaa kovenantilla - laina, jonka ehtoja on jatkuvasti täytettävä.
- Ihmisiä, jotka omistavat omat budjettinsa.
- Tai yksinkertaisesti se piste, jossa kukaan ei näe kaikkea yhdellä kertaa.
Käytännössä se on yleensä noin kymmenestä ihmisestä ylöspäin, mutta testi on parempi kuin luku.
Sen rajan alapuolella se ei aidosti kannata. Otetaan kuuden hengen konsulttitoimisto: yksi liikevaihdon lähde, ei varastoa, ei velkaa, ja asiakkaat jotka maksavat neljässätoista päivässä. Yksi ihminen pystyy pitämään sen liiketoiminnan päässään ja olemaan oikeassa. Prosessin lisääminen sinne lisäisi vain kokouksen.
- Sijoittaja pyysi kuukausipakettia. Tuotat sen, kukaan sisällä ei lue sitä, etkä opi mitään.
- Se tuntuu siltä mitä oikea yritys tekee. Jos aloitat jotain siksi miltä se näyttää, lopetat sen ensimmäisenä kiireisenä kuukautena.
Jos olet tuon rajan yläpuolella, seuraava kysymys on kuka tekee työn - koska vastaus jonka ihmiset olettavat, on se kallis.
# Miksi suuret yritykset palkkaavat analyytikon
Aloita siitä missä olet jo suurta yritystä parempi: ajasta ongelman havaitsemisen ja sen välillä että päätetään mitä sille tehdään. Neljäkymmentä ihmistä voittaa neljätuhatta, joka kerta. Se joka voi toimia on jo huoneessa. Suuret yritykset työllistävät osan taloustiimistään pelkästään tuon kuilun kuromiseen. Sinulla ei ole kuilua - sinulla ei ole ketään tekemään toistuvaa puolta.
Suuret yritykset kyllä työllistävät FP&A-analyytikoita. Pienemmillä ei useinkaan ole varaa yhteen, ja jotkut voisivat mutta käyttäisivät palkan mieluummin muualle. Kummassakin tapauksessa ihmiset vetävät siitä väärän johtopäätöksen.
He eivät palkkaa analyytikoita siksi, että FP&A olisi vaikeaa. He palkkaavat heidät siksi, että heidän kokoluokassaan työn toistuva puoli täyttää kokonaisen työpaikan. Se on se puoli jonka voit automatisoida.
Neljänkymmenen yhtiön yhteenlaskeminen, kahdentoista eri tililuettelon kohdistaminen, neljäntuhannen rivin raportin uudelleenrakentaminen joka kuukausi. Sitä varten henkilöstö on. Harkinnan puoli ei koskaan kasvanut yrityksen mukana. Se on yhä muutama ihminen kysymässä mikä oletus oli väärä, ja se on yhä se osa joka muuttaa tekemisiä.
Kuukausikierros jakaa jokaisen vaiheen kahtia: osaan joka voidaan valmistella puolestasi, ja osaan joka on harkittava itse. Valmisteltu osa on koko syy siihen miksi suuri yritys tarvitsee henkilöstön, ja se on ainoa osa jonka ohjelmisto voi ottaa hoitaakseen. Kysymys ei siis ole siitä miten analyytikkoon on varaa. Se on siitä miten valmisteltu osa saadaan tehdyksi ilman.
# Kuka sitä pyörittää ja kuinka kauan
Mitä mikään järjestelmä ei tee, millään hinnalla:
- Päättää toimitaanko poikkeaman perusteella, hyväksytäänkö se vai sivuutetaanko - katso lopeta päätökseen.
- Valita mikä oletus muutetaan kun suunnitelma ei osu.
- Päättää mitä jätetään pois.
- Omistaa luku hallituksen edessä.
Tarvitset vähemmän kuin ihmiset odottavat. Yhden ihmisen joka osaa lukea P&L-laskelmaa, joka kysyy miksi rivi liikkui, ja joka on riittävän arvovaltainen saadakseen vastauksen. Siinä koko lista. Se ei ole talousalan tutkinto.
| Kuka sitä pyörittää | Toimii kun | Pettää kun |
|---|---|---|
| Perustaja tai toimitusjohtaja | Alle noin kolmenkymmenen hengen yrityksessä, ja kun hän oikeasti katsoo | Hänen aikansa loppuu ensimmäisenä, ja tämä on ensimmäinen asia jonka hän pudottaa |
| Toimisto- tai talouspäällikkö | Yleisin, ja yleensä oikein | Kukaan ei antanut hänelle valtuuksia pyytää kollegalta selitystä |
| Ulkoinen kirjanpitäjäsi | Kysy tekevätkö he johdon raportointia, ei pelkkää tilinpäätöstä | Saat raportin joka on rakennettu verottajalle, ja saat sen silloin kun verottaja sitä tarvitsee |
| Osa-aikainen controller, yksi päivä kuukaudessa | Haluat harkinnan ilman palkkaa | Maksat controllerin päivähinnan työstä jonka ohjelmisto olisi voinut tehdä |
Varaa puoli päivää kuukaudessa jos valmistelu on automaattista, kolmesta neljään päivää jos ei. Vain toinen näistä selviää huonosta neljänneksestä.
# Missä tekoäly auttaa ja missä ei
Tämä on vahvin vastaväite kaikelle yllä olevalle. Jos malli pystyy tekemään toistuvan puolen pyynnöstä, et tarvitse järjestelmää - tarvitset hyvän kehotteen.
- Kahdeksansadan kirjanpitotilin lajittelu kolmeenkymmeneen raportointiriviin. Se on koko pystytyksen puuduttavin tunti, ja lajittelu on täsmälleen sitä missä malli on hyvä.
- Ensimmäisen rakenne-ehdotuksen tekeminen sekunneissa, pelkästä tililuettelostasi.
- Sen rivin huomaaminen joka näyttää väärältä. Se ei koskaan väsy ja se lukee jokaisen rivin. Ihminen ei tee kumpaakaan.
- Kommentaarin luonnostelu kun luvut ovat valmiina.
Ja tässä on argumentin vahvin muoto, joka on pitkälti totta: pienessä yrityksessä sitä ihmistä joka tätä pyörittäisi ei ole olemassa. Epätäydellinen vastaus tänään voittaa täydellisen vastauksen jota et koskaan saa.
Oletetaan siis paras tapaus. Malli joka ei koskaan tee laskuvirhettä eikä koskaan keksi lukua. Alla oleva ongelma pätee silti, ja juuri siitä tiedät ettei kyse ole laadusta.
Tekoäly aloittaa joka kerta alusta. Järjestelmä muistaa.
FP&A ei ole yksi ihminen kysymässä kysymystä. Joku toimittaa lukunsa, joku konsolidoi ne, joku katselmoi, joku esittää version hallitukselle. Vaikka kustannuspaikkoja tai muodollisia osastoja ei olisi, joku omistaa jokaisen luvun ja joutuu selittämään sen. Kaikkien näiden ihmisten on katsottava samoja lukuja. Chat antaa jokaiselle oman vastauksensa.
Järjestelmän on myös muistettava: kohdistus, rakenne, ajurit ja jokainen jo suljettu kuukausi. Jos mittasit jotain yhdellä tavalla maaliskuussa, sinun on mitattava se samalla tavalla marraskuussa, tai vertailu ei tarkoita mitään. Kysy mallilta sama kysymys kahdesti ja saat kaksi järkevää vastausta.
Uusi tili ilmestyy: Pilvipalvelut. Maaliskuussa malli laittaa sen IT:n ja ohjelmistojen alle. Huhtikuussa kysyt uudelleen, ja se laittaa saman tilin hostingiin - joka istuu välittömissä kustannuksissa. Molemmat vastaukset ovat puolustettavissa. Katetuottosi liikkuu puolitoista prosenttiyksikköä, mikään ei varoita sinua, ja käytät katselmuksen selittämällä muutosta jota ei koskaan tapahtunut.
Sitten on versiot. Jäädytetty suunnitelma, tämän kuun päivitetty ennuste, pankille näyttämäsi luvut, viime vuoden toteumat. Kaikki ovat olemassa yhtä aikaa, ja kaikkien on tiedettävä mitä niistä he katsovat. Chat antaa sinulle luvun ilman mitään merkintää.
Taulukkolaskenta pettää samalla kolmella tavalla, minkä vuoksi sekin lakkaa lopulta toimimasta. Se on käsityötä, joten osa siitä on väärin etkä osaa sanoa mitkä osat. Kaksi ihmistä ei voi työskennellä siinä yhtä aikaa. Eikä mikään versio ole se luotettu, joten suunnitelmasta tulee hiljaa se tiedosto joka oli viimeisen sähköpostin liitteenä.
Mikään tästä ei ole veto mallien kehittymistä vastaan. Kyse on siitä mitä FP&A oikeasti on: jaettua ihmisten kesken, versioissa pidettyä ja joka kuukausi samalla tavalla tehtyä. Malli työskentelee yhden ihmisen kanssa kerrallaan, ei muista mitään ja vastaa eri tavalla joka kerta kun kysyt - mikä on täsmälleen se, mikä tekee siitä hyvän siihen toiseen työhön.
Anna sen tulkita. Älä anna sen olla kirja.
Selittäminen on se, missä malli ansaitsee paikkansa. Kun järjestelmäsi on tuottanut luvun, malli on hyvä neljässä asiassa: kertomaan mikä liikkui, luonnostelemaan kommentaarin, osoittamaan riviä joka kannattaa katsoa, ja vastaamaan kysymykseen niin ettei kenenkään tarvitse etsiä mihin luku on tallennettu. Se on todellista arvoa ja voit saada sen tänään - järjestelmän päälle, ei sen sijaan.
# Mistä aloittaa
Ensimmäinen kuukausi on enimmäkseen päätöksiä, ei työtä.
- Korjaa rakenne kerran. Suunnittele laskelmat kunnolla - päivän työ, ja ainoa osa jota on myöhemmin kallista muuttaa.
- Valitse päivämäärä ja valitse ihminen. Molemmat, ennen kaikkea muuta.
- Vertaa ensin viime vuoteen. Sinulla ei ole vielä suunnitelmaa, ja viime vuoden luvut toimivat ensimmäisestä kuukaudesta alkaen.
- Sopikaa kuinka suuri poikkeaman on oltava ennen kuin sitä tutkitaan. Tee se nyt, kun kukaan ei tunne itseään syytetyksi.
- Lisää suunnitelma vasta kun kierros on pyörinyt kolme kuukautta, ei aiemmin - ja rakenna se ajureille.
- Aja se sitten kuukautena jona mitään ei tapahtunut. Se on se kuukausi joka kertoo onko sinulla järjestelmä.
Trendiä ei voi luoda takautuvasti. Halvin kuukausi aloittaa oli vuosi sitten, eikä mikään tuleva työkalu keksi historiaa jota et koskaan tallentanut.