Kaip vykdyti FP&A mėnuo iš mėnesio
Mėnesio ciklas - uždaryti, palyginti, paaiškinti, komunikuoti, nuspręsti, perprognozuoti - ir kuri jo pusė turėtų būti automatinė.
# Trumpai
FP&A nėra ataskaita, kurią parengiate. Tai ciklas, kurį vykdote kas mėnesį, ir jo vertė ne dokumente - o tame, kas dėl jo pasikeičia.
- Uždarykite greitai, tada iš karto atsiskaitykite. Skaičiai, atkeliaujantys penkioliktą dieną, yra archeologija, o ne valdymo informacija.
- Lyginkite su dviem dalykais: su planu ir su praėjusiais metais. Jie atsako į skirtingus klausimus, ir reikia abiejų.
- Žiūrėkite toliau nei P&L. Marža gali viršyti planą, kai pinigai tyliai prastėja.
- Žinokite, kas skaito. Vadovybė nori veiksnių ir sprendimų; akcininkai - trajektorijos ir pinigų.
- Kiekvieną peržiūrą baikite sprendimu, turinčiu savininką ir datą. Sutarimas nėra rezultatas.
- Perprognozuokite, tada vėl užšaldykite - ir kitą mėnesį vykdykite lygiai tą patį ciklą.
FP&A tikslas nėra paaiškinti praėjusį mėnesį. Tikslas - pakeisti kitą.
- 1 Uždaryti Surinkti skaičius
- 2 Palyginti Planas ir praėję metai
- 3 Paaiškinti Kodėl pajudėjo
- 4 Komunikuoti Tinkamai auditorijai
- 5 Nuspręsti Savininkas ir data
- 6 Perprognozuoti Tada vėl užšaldyti
# Sistema, o ne analizė
Dauguma finansų komandų gali parengti gerą analizę, kai kas nors jos paprašo. Kur kas mažiau vykdo sistemą: mėnesio ciklą plius struktūrą ir įrašą, kurie daro šį mėnesį palyginamą su praėjusiu. Analizė vieną kartą atsako į vieną klausimą. Sistema atsako į tuos pačius klausimus kas mėnesį, nesvarbu, ar kas nors klausė.
Skirtumas svarbus, nes įžvalga gimsta iš kartojimo. Vieno mėnesio nuokrypis yra triukšmas. Tas pats nuokrypis tris mėnesius iš eilės yra tendencija, o ją pamatysite tik matavę vienodai kiekvieną kartą.
- Ta pati struktūra kas mėnesį, kad eilutės liktų palyginamos. Būtent tai duoda tinkamai suprojektuotos ataskaitos.
- Užšaldytas planas, su kuriuo lyginate, o ne tyliai redaguojamas pagal tikrovę.
- Tie patys palyginimai ta pačia tvarka, kad niekas iš naujo neginčytų metodikos vietoj verslo.
- Fiksuota data, kad sprendimai spėtų, kol dar svarbu.
- Pasiruošimas, pakankamai pigus, kad įtempto mėnesio jo nenužudytų.
Jei pasikartojanti pusė atima tris rankinio darbo dienas, ji bus praleista pirmą įtemptą mėnesį - vadinasi, tai niekada nebuvo sistema. Automatizuokite pasiruošimą arba susitaikykite, kad jis neišgyvens.
# Mėnesio ciklas
Uždaryti, palyginti, paaiškinti, komunikuoti, nuspręsti, perprognozuoti. Šeši etapai, ir pirmuose dviejuose dauguma komandų praranda kitų keturių vertę.
Uždarykite greitai, tada atsiskaitykite iš karto. Lėtas uždarymas ir lėta ataskaita yra du vėlavimai vienas ant kito, ir kol skaičiai atkeliauja, jų aprašomas mėnuo jau istorija.
Komandos dažnai optimizuoja ne tą pusę. Jos praleidžia papildomą savaitę tobulindamos uždarymą, o paskui dar savaitę rankomis kurdamos ataskaitą. Uždarymas, kuris trečią dieną teisingas 98 %, geriau už tą, kuris penkioliktą dieną teisingas 100 %, nes pirmasis dar gali pakeisti sprendimą.
Greitas uždarymas daugiausia yra apie greitą spragų pastebėjimą. Matant mėnesį greta plano ir praėjusių metų, trūkstama sąskaita ar neapskaityta sąnauda krenta į akis taip, kaip niekada nekris slenkant didžiąją knygą - tada arba jos ieškote, arba sukaupiate ir judate toliau. Būtent tai daro pabaigą trečią dieną realią, o ne neatsakingą.
Padeda sąžiningai pripažinti, kuri mėnesio pusė yra mechaninė, o kuri yra pats darbas.
| Etapas | Paruošiama - turėtų būti automatiška | Sprendžiama - tai ir yra darbas |
|---|---|---|
| Uždarymas | Importuoti faktą, priskirti naujas sąskaitas, konsoliduoti įmones | Peržiūrėti skaičius ieškant spragų - trūkstamos sąskaitos, neatėjusios sąnaudos - ir apskaityti jas uždarančius kaupimus ar atidėjinius |
| Palyginimas | Nuokrypis nuo plano ir nuo praėjusių metų kiekvienoje eilutėje | Kurie nuokrypiai svarbūs, o kurie yra triukšmas |
| Paaiškinimas | Tiltai, KPI atnaujinimas, padalinių pjūviai | Kodėl taip nutiko - dalis, kurios nesukurs jokia sistema |
| Komunikavimas | Pats vaizdas, tinkamos formos kiekvienai auditorijai | Ką pasakyti ir ką praleisti |
| Sprendimas | Įrašas, dėl ko sutarta, perkeliamas į kitą mėnesį | Pasirinkimas veikti, susitaikyti ar pavadinti tai triukšmu |
| Perprognozavimas | Plano perkėlimas į priekį pagal jo veiksnius | Kuri prielaida buvo klaidinga ir kokia ji turi būti dabar |
Viskas viduriniame stulpelyje yra tas pats darbas kas mėnesį. Jei vis dar darote jį rankomis, būtent ten dingsta jūsų mėnuo - ir tai ne ta pusė, už kurią jus vertina.
# Du palyginimai, du klausimai
Nuokrypis nuo plano ir nuokrypis nuo praėjusių metų nėra dvi to paties skaičiaus versijos. Jie atsako į skirtingus klausimus, o pateikiant tik vieną paslepiama pusė vaizdo.
| Palyginimas | Į ką atsako | Neveikia, kai |
|---|---|---|
| su planu | Ar padarėme tai, ką sakėme? | Planas buvo silpnas - jį viršyti nieko neįrodo |
| su praėjusiais metais | Ar verslas iš tikrųjų auga? | Praėję metai buvo neįprasti - vienkartiniai dalykai iškraipo bazę |
| su praėjusiu mėnesiu | Ar kažkas keičiasi dabar? | Sezoniškumas atskirai daro tai beprasmį |
Padalinys gali viršyti pripūstą biudžetą ir kartu trauktis atgal, palyginti su praėjusiais metais. Žiūrėkite į abu, kitaip apdovanosite ne tą.
Iš anksto nuspręskite, koks nuokrypis tiriamas - procentas, absoliuti suma ar abu. Be ribos kiekvienas mėnuo virsta ginču, kurios eilutės nusipelno dėmesio, o pasirenka garsiausias.
- Aiškinti kiekvieną nuokrypį. Dauguma yra triukšmas, o traktuojant juos vienodai palaidojami tie du, kurie svarbūs.
- Lyginti su planu, kuris buvo redaguotas po jo nustatymo. Tai ne nuokrypis, o ratu einantis argumentas.
- Pateikti procentus be absoliučių sumų. 40 % nepataikymas mažoje eilutėje paprastai nėra istorija.
# Žiūrėkite toliau nei P&L
P&L pasako, kas įvyko. Balansas pasako, ar tai tvaru, ir būtent jame paprastai slypi ankstyvas įspėjimas - mėnuo gali viršyti pelno planą ir vis tiek būti tas mėnuo, kurį verslą tapo sunkiau valdyti.
- Ar klientai moka ilgiau? Kylantis DSO yra pajamų kokybės signalas gerokai anksčiau nei pinigų problema.
- Ar atsargos auga greičiau nei pardavimai? Tai pinigai, keliaujantys ant lentynų.
- Ar mokate tiekėjams vėliau nei anksčiau? Kartais tai derybos, dažnai simptomas.
- Ar darbuotojų skaičius auga greičiau nei pajamos? Sąmoningai - gerai, netyčia - pavojinga.
- Ar maržos pokytis yra kaina, apimtis ar asortimentas? Trys skirtingos problemos su trimis skirtingais savininkais.
Kas mėnesį stebėkite keletą iš jų, toje pačioje vietoje, su tuo pačiu apibrėžimu. KPI, kuris atsiranda tik kam nors paprašius, neturi tendencijos, o tendencija ir yra visa vertė.
# Žinokite, kas skaito
Tas pats mėnuo skirtingiems skaitytojams virsta skirtingomis ataskaitomis. Ne skirtingais skaičiais - skirtingu detalumu ir atsakymu į kitą klausimą.
| Skaitytojas | Nori žinoti | Ką praleisti |
|---|---|---|
| Vadovybė | Kas pajudėjo, kodėl ir ką dėl to daryti - pagal padalinius, su savininkais | Viską, dėl ko jie negali nieko padaryti šį mėnesį |
| Akcininkai ir valdyba | Trajektoriją, pinigų atsargą, ar planas dar galioja | Eilučių lygio detales; jei norės, paklaus |
Detalumas nėra griežtumas. Vaizdas, kurio niekas neperskaito iki galo, nepavyko, kad ir koks išsamus jis būtų.
Siųskite dashboard, o ne dokumentą. Dokumentas yra momentinė nuotrauka, kuri atidarant jau klaidinga, ir jis išsišakoja vos dviem žmonėms pasižymėjus savo kopijose. Gyvas vaizdas, kurį atidaro visi, yra viena skaičių versija, ir kitą savaitę jis vis dar teisingas.
Išlaikykite tą patį išdėstymą. Vadovybė turėtų kas mėnesį atsidaryti tą patį vaizdą ir tiksliai žinoti, kur žiūrėti - tie patys rodikliai, ta pati tvarka, ta pati vieta puslapyje. Pertvarkymas brangus: visiems tenka iš naujo mokytis, kur gyvena jų skaičius, o kas neišmoks, tiesiog nustos jį atidarinėti.
- Pradėkite nuo trijų dalykų, kurie pasikeitė, o ne nuo ataskaitų.
- Pasakykite, ką rekomenduojate, o ne tik kas įvyko. Finansai, kurie tik atsiskaito, yra sąnaudų centras.
- Komentarą rašykite dashboard'e, šalia skaičiaus, kurį jis paaiškina. Nuokrypis be sakinio šalia kas mėnesį aiškinamas balsu iš naujo.
- Kurkite atskirą vaizdą kiekvienai auditorijai, o ne vieną vaizdą su paslėptomis eilutėmis. Valdyba klausia kitko nei jūsų operacijų vadovas - duokite jai kitokį turinį, o ne mažiau to paties.
- Pridėkite tai, ko jie iš tikrųjų prašo. Jei tas pats klausimas užduodamas antrą kartą, jam vieta jų vaizde nuolat.
# Baikite sprendimu
Būtent čia dauguma FP&A tyliai sustoja. Peržiūra įvyksta, visi sutaria, kodėl marža krito, susirinkimas baigiasi - ir kitas mėnuo niekuo nesiskiria. Analizė buvo teisinga ir bevertė.
Kiekvienas reikšmingas nuokrypis baigiasi vienu iš trijų dalykų: veikiame, susitaikome ir keičiame prognozę arba nusprendžiame, kad tai triukšmas. Pasakykite, kuris, garsiai, su vardu ir data.
- Veikti - kažkas keičia kažką versle. Nukirpti išlaidas, pakeisti kainą, sustabdyti samdymą.
- Susitaikyti - prielaida buvo klaidinga ir planas juda. Tai perprognozavimas, o ne nesėkmė.
- Ignoruoti - tai buvo triukšmas. Teisėta, jei tai sprendimas, o ne praleidimas.
Rezultatą užrašykite šalia skaičiaus, kur jis bus perskaitytas kitą mėnesį. Nuokrypis, paaiškintas du kartus be sprendimo tarp jų, yra nuokrypis, kurio niekas neturi.
- Baigti peržiūrą žodžiais „stebėsime“. Tai sprendimo nebuvimas, apsirengęs sprendimo drabužiais.
- Imtis veiksmo pačiam, nes taip greičiau. Esmė ta, kad savininkas yra atsakingas.
- Aiškinti tą patį nuokrypį tris mėnesius iš eilės. Jei jis kartojasi, tai ne nuokrypis - tai nauja normalybė, o planas klaidingas.
# Palaikykite sistemą veikiančią
Ciklas kaupia vertę tik jei išgyvena įtemptą ketvirtį. Jį gyvą laiko trys dalykai.
Užšaldykite planą ir perprognozuokite ritmu, o ne redaguokite originalą - disciplina aprašyta skyriuje perprognozuokite, o ne ginkite. Be užšaldytos bazės nuokrypiai matuojami nuo judančio taikinio, o tai tas pats, kas jų nematuoti.
Aiškinimą perleiskite žmonėms, kuriems priklauso skaičiai. Planavimas pagal padalinius tai ir įgalina: pardavimų vadovas aiškina pardavimus, o finansai nustoja būti vieninteliais, galinčiais atsakyti už skaičių, kurio nesukūrė.
Ir traktuokite peržiūrą kaip pokalbį, o ne pristatymą. Vertė, kurią duoda kas mėnesį daromas darbas, yra sukauptas kontekstas geram klausimui - kodėl tas klientas sulėtėjo, ar tas naujas darbuotojas iš tikrųjų prigyja - o būtent tai skiria finansų funkciją, kuri atsiskaito, nuo tos, kurios operacijos iš tikrųjų nori kambaryje.
Vykdykite tą patį ciklą kas mėnesį, net ir tais mėnesiais, kai nieko įdomaus neįvyko. Ypač tais - būtent taip anksti sužinote, kai kažkas įvyko.