Kā vadīt FP&A no mēneša uz mēnesi
Ikmēneša cikls - noslēgt, salīdzināt, izskaidrot, komunicēt, izlemt, pārprognozēt - un kurai tā pusei jābūt automātiskai.
# Īsā versija
FP&A nav atskaite, ko jūs sagatavojat. Tas ir cikls, ko izejat katru mēnesi, un tā vērtība nav dokumentā - tā ir tajā, kas tā dēļ mainās.
- Noslēdziet ātri un tad ziņojiet uzreiz. Skaitļi, kas pienāk piecpadsmitajā dienā, ir arheoloģija, nevis vadības informācija.
- Salīdziniet ar divām lietām: ar plānu un ar iepriekšējo gadu. Tie atbild uz dažādiem jautājumiem, un jums vajag abus.
- Skatieties tālāk par P&L. Segums var pārsniegt plānu, kamēr nauda klusi pasliktinās.
- Ziniet, kas lasa. Vadība grib virzītājfaktorus un lēmumus; akcionāri grib trajektoriju un naudu.
- Beidziet katru pārskatīšanu ar lēmumu, kam ir atbildīgais un datums. Vienošanās nav rezultāts.
- Pārprognozējiet, tad iesaldējiet no jauna - un nākamajā mēnesī izejiet tieši to pašu ciklu.
FP&A jēga nav izskaidrot pagājušo mēnesi. Tā ir mainīt nākamo.
- 1 Noslēgt Sagādāt skaitļus
- 2 Salīdzināt Ar plānu un iepriekšējo gadu
- 3 Izskaidrot Kāpēc tas izkustējās
- 4 Komunicēt Pareizajai auditorijai
- 5 Izlemt Atbildīgais un datums
- 6 Pārprognozēt Tad iesaldēt no jauna
# Sistēma, nevis analīze
Lielākā daļa finanšu komandu spēj sagatavot labu analīzi, kad kāds to palūdz. Daudz mazāk uztur sistēmu: ikmēneša ciklu plus struktūru un pierakstu, kas padara šo mēnesi salīdzināmu ar iepriekšējo. Analīze atbild uz vienu jautājumu vienreiz. Sistēma atbild uz tiem pašiem jautājumiem katru mēnesi, neatkarīgi no tā, vai kāds ir jautājis.
Atšķirībai ir nozīme, jo ieskats rodas no atkārtošanās. Viena mēneša novirze ir troksnis. Tā pati novirze trīs mēnešus pēc kārtas ir tendence, un jūs to varat ieraudzīt tikai tad, ja katru reizi mērījāt vienādi.
- Katru mēnesi viena un tā pati struktūra, lai posteņi paliktu salīdzināmi. Tieši to jūs iegūstat, uzbūvējot savus pārskatus pareizi.
- Iesaldēts plāns, pret ko mērīt, nevis tāds, ko klusi rediģē, lai tas atbilstu realitātei.
- Tie paši salīdzinājumi tajā pašā secībā, lai neviens no jauna nestrīdas par metodiku biznesa vietā.
- Fiksēts datums, lai lēmumi pienāk, kamēr tiem vēl ir nozīme.
- Sagatavošanās, kas ir pietiekami lēta, lai aizņemts mēnesis to nenogalinātu.
Ja atkārtojošā puse prasa trīs dienas manuāla darba, to izlaidīs pirmajā aizņemtajā mēnesī - un tad tā nekad nav bijusi sistēma. Automatizējiet sagatavošanu vai pieņemiet, ka tā neizdzīvos.
# Ikmēneša cikls
Noslēgt, salīdzināt, izskaidrot, komunicēt, izlemt, pārprognozēt. Seši posmi, un pirmajos divos lielākā daļa komandu zaudē pārējo četru vērtību.
Noslēdziet ātri, tad ziņojiet nekavējoties. Lēns noslēgums un lēna atskaite ir divas kavēšanās viena virs otras, un, kamēr skaitļi pienāk, mēnesis, ko tie apraksta, jau ir vēsture.
Komandas bieži optimizē nepareizo. Tās pavada papildu nedēļu, pilnveidojot noslēgumu, tad vēl vienu nedēļu, būvējot atskaiti ar rokām. Noslēgums, kas ir 98% pareizs trešajā dienā, ir labāks par tādu, kas ir 100% pareizs piecpadsmitajā, jo pirmais vēl var mainīt lēmumu.
Ātrs noslēgums lielākoties ir par ātru robu pamanīšanu. Redzot mēnesi blakus plānam un iepriekšējam gadam, trūkstošs rēķins vai negrāmatota izmaksa kļūst acīmredzama tā, kā, ritinot apgrozījuma pārskatu, nekad nekļūst - tad jūs vai nu to pieprasāt, vai uzkrājat un ejat tālāk. Tas padara pabeigšanu trešajā dienā reālu, nevis pārgalvīgu.
Palīdz būt godīgam par to, kura mēneša puse ir mehāniska un kura ir īstais darbs.
| Posms | Sagatavots - jābūt automātiskam | Novērtēts - šis ir darbs |
|---|---|---|
| Noslēgt | Importēt faktu, sasaistīt jaunus kontus, konsolidēt sabiedrības | Skaitļu pārskatīšana robu meklējumos - trūkstošs rēķins, izmaksa, kas nav pienākusi - un uzkrājumu grāmatošana, lai tos aizvērtu |
| Salīdzināt | Novirze pret plānu un iepriekšējo gadu katrā postenī | Kuras novirzes ir svarīgas un kuras ir troksnis |
| Izskaidrot | Tilti, KPI atsvaidzināšana, sadalījums pa nodaļām | Kāpēc tas notika - daļa, ko neviena sistēma nevar radīt |
| Komunicēt | Pats skats, pareizajā formā katrai auditorijai | Ko pateikt un ko atstāt ārpusē |
| Izlemt | Pieraksts par to, par ko vienojāties, pārnests uz nākamo mēnesi | Izvēle rīkoties, to pieņemt vai nosaukt to par troksni |
| Pārprognozēt | Plāna ritināšana uz priekšu pēc tā virzītājfaktoriem | Kurš pieņēmums bija nepareizs un kādam tam tagad jābūt |
Viss vidējā ailē ir viens un tas pats darbs katru mēnesi. Ja jūs to joprojām darāt ar rokām, tur arī aiziet jūsu mēnesis - un tā nav tā puse, par ko kāds jūs novērtē.
# Divi salīdzinājumi, divi jautājumi
Novirze pret plānu un novirze pret iepriekšējo gadu nav divas viena skaitļa versijas. Tie atbild uz dažādiem jautājumiem, un ziņot tikai par vienu nozīmē noslēpt pusi ainas.
| Salīdzinājums | Atbild | Nestrādā, kad |
|---|---|---|
| pret plānu | Vai izdarījām to, ko solījām? | Plāns bija vājš - tā pārspēšana neko nepierāda |
| pret iepriekšējo gadu | Vai bizness patiešām aug? | Pagājušais gads bija neparasts - vienreizēji notikumi kropļo bāzi |
| pret iepriekšējo mēnesi | Vai kaut kas mainās tieši tagad? | Sezonalitāte padara to atsevišķi bezjēdzīgu |
Nodaļa var pārspēt uzpūstu budžetu un vienlaikus iet atpakaļ pret pagājušo gadu. Skatieties abus, citādi apbalvosiet nepareizo.
Izlemiet iepriekš, cik lielu novirzi izmeklējat - procentu, absolūtu summu vai abus. Bez sliekšņa katrs mēnesis kļūst par strīdu, kuri posteņi pelna uzmanību, un izvēlas skaļākais.
- Izskaidrot katru novirzi. Lielākā daļa ir troksnis, un vienāda attieksme pret tām aprok tās divas, kurām ir nozīme.
- Salīdzināt ar plānu, kas kopš tā noteikšanas ir rediģēts. Tā nav novirze, tas ir aplis.
- Ziņot procentus bez absolūtajām summām. 40% neizpilde mazā postenī parasti nav galvenais stāsts.
# Skatieties tālāk par P&L
P&L pasaka, kas notika. Bilance pasaka, vai tas ir noturīgi, un tieši tur parasti atrodas agrīnais brīdinājums - mēnesis var pārspēt peļņas plānu un tomēr būt mēnesis, kurā biznesu kļuva grūtāk vadīt.
- Vai klientiem vajag ilgāk, lai samaksātu? DSO lēna kāpšana ir ieņēmumu kvalitātes signāls krietni pirms tas kļūst par naudas problēmu.
- Vai krājumi aug ātrāk nekā pārdošana? Tā ir nauda, kas aiziet uz plauktiem.
- Vai maksājat piegādātājiem vēlāk nekā agrāk? Reizēm tās ir pārrunas, bieži simptoms.
- Vai darbinieku skaits aug ātrāk nekā ieņēmumi? Apzināti - labi, nejauši - bīstami.
- Vai seguma izmaiņas ir cena, apjoms vai sortiments? Trīs dažādas problēmas ar trim dažādiem atbildīgajiem.
Sekojiet dažiem no tiem katru mēnesi, tajā pašā vietā, ar to pašu definīciju. KPI, kas parādās tikai tad, kad kāds to pieprasa, nav tendences, un tendence ir visa vērtība.
# Ziniet, kas lasa
Viens un tas pats mēnesis dod dažādas atskaites dažādiem lasītājiem. Nevis dažādus skaitļus - dažādus detalizācijas līmeņus un atbildi uz citu jautājumu.
| Lasītājs | Grib zināt | Atstājiet ārā |
|---|---|---|
| Vadība | Kas izkustējās, kāpēc un ko ar to darīt - pa nodaļām, ar atbildīgajiem | Visu, ar ko viņi šomēnes neko nevar iesākt |
| Akcionāri un padome | Trajektorija, naudas pietiekamība, vai plāns joprojām ir spēkā | Detaļas posteņu līmenī; ja gribēs, palūgs |
Detaļas nav rūpība. Skats, ko neviens neizlasa līdz galam, ir izgāzies, lai cik pilnīgs tas būtu.
Sūtiet informācijas paneli, nevis dokumentu. Dokuments ir momentuzņēmums, kas jau atverot ir novecojis, un tas sazarojas brīdī, kad divi cilvēki papildina savas kopijas. Dzīvs skats, ko atver visi, ir viena skaitļu versija, un tas joprojām ir pareizs arī nākamnedēļ.
Turiet izkārtojumu nemainīgu. Vadībai katru mēnesi jāatver tas pats skats un jāzina precīzi, kur skatīties - tie paši rādītāji, tā pati secība, tā pati vieta lapā. Pārkārtošana ir dārga: visiem no jauna jāmācās, kur dzīvo viņu skaitlis, un tie, kas neiemācās, vienkārši pārstāj to atvērt.
- Sāciet ar tām trim lietām, kas mainījās, nevis ar pārskatiem.
- Pasakiet, ko iesakāt, nevis tikai to, kas notika. Finanses, kas tikai ziņo, ir izmaksu centrs.
- Rakstiet komentāru informācijas panelī, blakus skaitlim, ko tas izskaidro. Novirze bez teikuma blakus tiek izskaidrota mutiski katru mēnesi no jauna.
- Veidojiet atsevišķu skatu katrai auditorijai, nevis vienu skatu ar paslēptām rindām. Padome uzdod citu jautājumu nekā jūsu operāciju vadītājs - dodiet tai citu saturu, nevis mazāk tā paša.
- Pievienojiet to, ko viņi patiešām lūdz. Ja tas pats jautājums parādās divreiz, tam pastāvīgi jābūt viņu skatā.
# Beidziet ar lēmumu
Tieši šeit lielākā daļa FP&A klusi apstājas. Pārskatīšana notiek, visi vienojas, kāpēc segums nokrita, sanāksme beidzas - un nākamajā mēnesī nekas nav savādāk. Analīze bija pareiza un bezvērtīga.
Katra būtiska novirze beidzas vienā no trim veidiem: mēs rīkojamies, mēs to pieņemam un mainām prognozi, vai arī mēs izlemjam, ka tas bija troksnis. Pasakiet, kurš no tiem, skaļi, ar vārdu un datumu blakus.
- Rīkoties - kāds biznesā kaut ko maina. Samazināt izdevumus, mainīt cenu, apturēt pieņemšanu darbā.
- Pieņemt - pieņēmums bija nepareizs un plāns kustas. Tā ir pārprognozēšana, nevis neveiksme.
- Ignorēt - tas bija troksnis. Pilnīgi pieļaujami, kamēr tas ir lēmums, nevis izlaidums.
Uzrakstiet iznākumu blakus skaitlim, kur to nākamajā mēnesī izlasīs vēlreiz. Novirze, kas divreiz izskaidrota bez lēmuma pa vidu, ir novirze, par kuru neviens neatbild.
- Beigt pārskatīšanu ar "mēs to paturēsim acīs". Tā ir lēmuma neesamība lēmuma drēbēs.
- Veikt darbību pašam, jo tā ir ātrāk. Jēga ir tāda, ka par to atbild atbildīgais.
- Skaidrot to pašu novirzi trīs mēnešus pēc kārtas. Ja tā atkārtojas, tā nav novirze - tā ir jaunā norma, un plāns ir nepareizs.
# Uzturiet sistēmu dzīvu
Cikls uzkrāj vērtību tikai tad, ja tas izdzīvo saskarsmi ar aizņemtu ceturksni. To dzīvu tur trīs lietas.
Iesaldējiet plānu un pārprognozējiet pēc ritma, nevis rediģējiet oriģinālu - disciplīna ir aprakstīta sadaļā pārprognozējiet, neaizstāviet. Bez iesaldētas bāzes jūsu novirzes tiek mērītas pret kustīgu mērķi, kas ir tas pats, kas nemērīt vispār.
Nododiet skaidrošanu tiem cilvēkiem, kas atbild par skaitļiem. Plānošana pa nodaļām to padara iespējamu: pārdošanas vadītājs skaidro pārdošanu, un finanses vairs nav vienīgās, kam jāatskaitās par skaitli, ko tās nav radījušas.
Un uztveriet pārskatīšanu kā sarunu, nevis kā piegādi. Vērtība, ko dod tās veikšana katru mēnesi, ir tā, ka jūs uzkrājat kontekstu, lai uzdotu labu jautājumu - kāpēc tas klients palēninājās, vai tas jaunais darbinieks patiešām iestrādājas - un tā ir atšķirība starp finanšu funkciju, kas ziņo, un tādu, ko operāciju puse patiešām grib redzēt telpā.
Izejiet to pašu ciklu katru mēnesi, arī tajos mēnešos, kad nekas interesants nav noticis. It īpaši tajos - tā jūs laikus uzzināt, kad kaut kas ir noticis.