Kodėl ir kaip mažai komandai susikurti FP&A
Kodėl mažai įmonei reikia sistemos, o ne analitiko - ir kur čia dirbtinis intelektas.
# Trumpai
Dauguma laiko FP&A kažkuo, ko prireikia išaugus iki šimto žmonių. Iš tikrųjų yra atvirkščiai.
- Jūs jau darote FP&A. Tik darote tai iš atminties ir nepaliekate įrašo, su kuriuo galėtumėte lyginti.
- Vertė yra įrašas: tas pats matavimas, atliktas vienodai, kas mėnesį.
- Jis pradeda atsipirkti, kai vienu metu gali suklysti daugiau nei vienas dalykas.
- Didelės įmonės samdo analitiką daugiausia dėl pasikartojančio darbo. Būtent tą pusę galite automatizuoti.
- Likusią dalį gali vykdyti vienas žmogus - pusė dienos per mėnesį, jei pasiruošimas automatinis.
- Dirbtinis intelektas gerai atsako į klausimą vieną kartą. Bet atsakyti vieną kartą niekada ir nebuvo problema.
- Pradėkite nuo struktūros sutvarkymo. Tada tris mėnesius vykdykite ciklą ir tik paskui kurkite planą.
Maža įmonė daro tas pačias klaidas kaip didelė. Tik turi dešimt kartų mažiau pelno joms sugerti.
# Kodėl pradėti anksčiau, nei pasijusite pasiruošę
Įprastas atsakymas - pradedama tada, kai gali sau leisti ką nors, kas tai darys. Yra atvirkščiai: prie penkiasdešimties žmonių atlyginimą sau leisti gali, bet trejų metų istorijos, kurios niekada nematavai, neatpirksi.
- Pradėkite, kol dar maža. Dešimt išlaidų centrų pertvarkomi per popietę. Penkiasdešimt užtruks ketvirtį - ir iki tol vienas atsiskaito pagal seną, o kitas pagal naują struktūrą.
- Planuokite augimą, o ne reaguokite į jį. Planas, pastatytas ant to, kas iš tikrųjų lemia kiekvieną eilutę, pasako, kiek kainuos kiti dešimt darbuotojų, dar prieš juos priimant. Planas iš ranka įvestų skaičių pasako tik tai, ką jau buvote prisiėmę.
- Duokite vadovams ir investuotojams vieną skaičių rinkinį. Ne tam, kad visi sutartų, o tam, kad ginčas būtų dėl sprendimo, o ne dėl to, kieno lentelė teisinga.
- Blogos naujienos ateina anksčiau. Mėnesinis ciklas problemą randa šeštą savaitę. Metų uždarymas ją randa keturioliktą mėnesį, kai lieka tik brangūs variantai.
Klausimas ne tas, ar galite sau leisti FP&A. Klausimas - ar galite sau leisti metus būti problemoje, kol ją pamatysite.
# Vertė yra įrašas
Jūs jau darote FP&A. Kažkas žiūri į skaičius, susidaro nuomonę ir pagal ją veikia. Trūksta ne mąstymo. Trūksta įrašo.
Skaičius pats savaime nieko nepasako. Jis įgyja prasmę tik greta kito skaičiaus, gauto tuo pačiu būdu - to paties mėnesio praėjusiais metais, plano, kurį nustatėte sausį, tos pačios eilutės prieš tris mėnesius. Būtent tas palyginimas paverčia skaičių matavimu, o ne anekdotu.
Turtas yra ne analizė. Turtas yra tai, kad tą patį dalyką matavote vienodai kas mėnesį pakankamai ilgai, kad matytumėte jį judant.
Todėl padaryti tai puikiai vieną kartą vertas taip mažai. Aštri kovo mėnesio analizė, kuri niekada nepakartojama, palieka jums vieną skaičių ir jokios tendencijos, o vėliau nebeatskirsite, ar tai buvo gerai, ar tiesiog pasisekė.
Todėl tai ir negali gyventi vieno žmogaus galvoje. Galva nepalieka įrašo, tad nėra su kuo palyginti šių metų. O įmonės negalima perduoti kitam, negalima parduoti be skausmingo pirkėjo patikrinimo, ir ji prastai veikia, kol to žmogaus nėra.
Be ciklo gaunate vieną ataskaitą per metus, ir ji ateina kovą. Ji pasako, kad pelnas tesudarė dalį to, ko tikėjotės. Tuo metu devyni mėnesiai, kurie tai sukėlė, jau praeityje, ir žiūrėti nebėra į ką. Niekas blogai nevaldė verslo. Tiesiog niekas jo nematavo, kol nebuvo per vėlu veikti.
# Kam to nereikia
Mėnesio ciklas pradeda atsipirkti tada, kai du dalykai gali suklysti vienu metu dėl skirtingų priežasčių.
- Daugiau nei vienas pajamų šaltinis.
- Atsargos.
- Skola su sąlyga - paskola su reikalavimais, kuriuos privalote nuolat tenkinti.
- Žmonės, turintys savo biudžetus.
- Arba tiesiog momentas, kai niekas nebemato visumos.
Praktiškai tai paprastai maždaug nuo dešimties žmonių, bet testas geresnis už skaičių.
Žemiau tos ribos tai iš tikrųjų neapsimoka. Paimkite šešių žmonių konsultacijų įmonę: vienas pajamų šaltinis, jokių atsargų, jokios skolos ir klientai, mokantys per keturiolika dienų. Vienas žmogus gali laikyti tokį verslą galvoje ir būti teisus. Procesas ten pridėtų tik susirinkimą.
- Investuotojas paprašė mėnesinio paketo. Jį parengsite, viduje niekas jo neskaitys, ir nieko neišmoksite.
- Atrodo, kad taip daro tikra įmonė. Jei pradedate kažką dėl to, kaip tai atrodo, mesite pirmą įtemptą mėnesį.
Jei esate anapus tos ribos, kitas klausimas - kas dirbs darbą, nes atsakymas, kurį visi numano, yra brangusis.
# Kodėl didelės įmonės samdo analitiką
Pradėkite nuo to, ką jau darote geriau už didelę įmonę: laikas nuo problemos pastebėjimo iki sprendimo, ką daryti. Keturiasdešimt žmonių kaskart aplenkia keturis tūkstančius. Žmogus, galintis veikti, jau yra kambaryje. Didelės įmonės laiko dalį finansų komandos vien tam, kad uždarytų tą tarpą. Jūs to tarpo neturite - jūs neturite kam atlikti pasikartojančios pusės.
Didelės įmonės tikrai samdo FP&A analitikus. Mažesnės dažnai negali sau to leisti, o kai kurios galėtų, bet verčiau išleistų atlyginimą kitur. Bet kuriuo atveju iš to daroma klaidinga išvada.
Jos samdo analitikus ne todėl, kad FP&A sunku. Jos samdo todėl, kad prie jų dydžio pasikartojanti darbo pusė užpildo visą etatą. Būtent tą pusę galite automatizuoti.
Sudėti keturiasdešimt įmonių, susieti dvylika skirtingų sąskaitų planų, kas mėnesį iš naujo sudėlioti keturių tūkstančių eilučių ataskaitą. Būtent tam ir skirti tie etatai. Sprendimų pusė kartu su įmone niekada neaugo. Tai vis dar keli žmonės, klausiantys, kuri prielaida buvo klaidinga, ir tai vis dar dalis, kuri keičia jūsų veiksmus.
Mėnesio ciklas kiekvieną etapą dalija pusiau: dalis, kurią galima paruošti už jus, ir dalis, kurią turite įvertinti patys. Paruošiama dalis yra visa priežastis, kodėl didelei įmonei reikia etatų, ir tai vienintelė dalis, kurią gali perimti programinė įranga. Tad klausimas ne kaip įpirkti analitiką. Klausimas - kaip atlikti paruošiamą dalį be jo.
# Kas tai vykdo ir kiek laiko užima
Ko nepadaro jokia sistema už jokią kainą:
- Nuspręsti, ar dėl nuokrypio veikti, su juo susitaikyti, ar jį ignoruoti - žr. baikite sprendimu.
- Pasirinkti, kurią prielaidą keisti, kai planas nepataiko.
- Nuspręsti, ką praleisti.
- Atsakyti už skaičių prieš valdybą.
Reikia mažiau, nei žmonės tikisi. Vieno žmogaus, mokančio skaityti P&L, kuris paklaus, kodėl eilutė pajudėjo, ir kuris pakankamai vyresnis, kad gautų atsakymą. Tai visas sąrašas. Finansinio išsilavinimo nereikia.
| Kas vykdo | Veikia, kai | Sugriūva, kai |
|---|---|---|
| Savininkas ar vadovas | Iki maždaug trisdešimties žmonių, ir jei jis iš tikrųjų žiūri | Jo laikas baigiasi pirmas, ir tai pirmas dalykas, kurio jis atsisako |
| Biuro ar finansų vadovas | Dažniausias variantas ir paprastai teisingas | Niekas jam nesuteikė teisės prašyti kolegos paaiškinimo |
| Jūsų išorinis buhalteris | Paklauskite, ar jie rengia valdymo ataskaitas, ne tik metines | Gaunate ataskaitą, parengtą mokesčių inspekcijai, ir gaunate ją tada, kai jos reikia mokesčių inspekcijai |
| Dalinio etato kontrolieris, viena diena per mėnesį | Norite sprendimų be atlyginimo | Mokate kontrolieriaus dienos įkainį už darbą, kurį galėjo padaryti programa |
Planuokite pusę dienos per mėnesį, jei pasiruošimas automatinis, ir tris–keturias dienas, jei ne. Blogą ketvirtį išgyvena tik vienas iš šių variantų.
# Kur dirbtinis intelektas padeda, o kur ne
Tai stipriausias prieštaravimas viskam, kas pasakyta aukščiau. Jei modelis gali atlikti pasikartojančią pusę pagal poreikį, sistemos nereikia - reikia geros užklausos.
- Surūšiuoti aštuonis šimtus buhalterinių sąskaitų į trisdešimt ataskaitos eilučių. Tai nuobodžiausia viso paruošimo valanda, o rūšiavimas yra būtent tai, kas modeliui sekasi gerai.
- Per sekundes pasiūlyti pirmą struktūrą vien iš jūsų sąskaitų sąrašo.
- Pastebėti eilutę, kuri atrodo klaidinga. Jis niekada nepavargsta ir perskaito kiekvieną eilutę. Žmogus nedaro nei vieno, nei kito.
- Parengti komentarą, kai skaičiai jau yra.
Ir štai stipriausia argumento forma, iš esmės teisinga: mažoje įmonėje žmogaus, kuris tai vykdytų, tiesiog nėra. Netobulas atsakymas šiandien geriau nei tobulas atsakymas, kurio niekada negausite.
Tad tarkime geriausią atvejį. Modelis, kuris niekada nesuklysta aritmetikoje ir niekada neišgalvoja skaičiaus. Toliau aprašyta problema vis tiek galioja, ir būtent iš to matote, kad tai ne kokybės klausimas.
Dirbtinis intelektas kaskart pradeda iš naujo. Sistema prisimena.
FP&A nėra vienas žmogus, užduodantis klausimą. Kažkas pateikia savo skaičius, kažkas juos konsoliduoja, kažkas peržiūri, kažkas pristato versiją valdybai. Net ir be sąnaudų centrų ar formalių padalinių kiekvienas skaičius kažkam priklauso ir kažkas turi jį paaiškinti. Visi tie žmonės turi žiūrėti į tuos pačius skaičius. Pokalbis su modeliu kiekvienam duoda savo atsakymą.
Sistema taip pat turi prisiminti: priskyrimą, struktūrą, veiksnius ir kiekvieną jau uždarytą mėnesį. Jei kažką matavote vienaip kovą, lapkritį turite matuoti taip pat, kitaip palyginimas nieko nereiškia. Užduokite modeliui tą patį klausimą du kartus ir gausite du pagrįstus atsakymus.
Atsiranda nauja sąskaita: Debesijos paslaugos. Kovą modelis priskiria ją IT ir programinei įrangai. Balandį klausiate dar kartą, ir jis priskiria tą pačią sąskaitą serveriams - o jie yra tiesioginėse sąnaudose. Abu atsakymai pagrįsti. Jūsų ribinis pelnas pajuda pusantro procentinio punkto, niekas apie tai neįspėja, o peržiūrą praleidžiate aiškindami pokytį, kurio niekada nebuvo.
Toliau - versijos. Užšaldytas planas, šio mėnesio perprognozė, skaičiai, kuriuos rodėte bankui, praėjusių metų faktas. Visi jie egzistuoja vienu metu, ir visi turi žinoti, į kurį žiūri. Pokalbis su modeliu duoda skaičių be jokios etiketės.
Skaičiuoklė sugriūva lygiai tais pačiais trimis būdais, todėl ir ji galiausiai nustoja veikti. Ji rankinė, tad dalis jos klaidinga, o kurios dalys - nepasakysite. Du žmonės vienu metu joje dirbti negali. Ir nė viena versija nėra patikimoji, tad planu tyliai tampa tas failas, kuris buvo prisegtas prie paskutinio laiško.
Nieko iš to nėra statymas prieš tai, kad modeliai tobulės. Tai apie tai, kas FP&A iš tikrųjų yra: bendras darbas tarp žmonių, laikomas versijomis ir atliekamas vienodai kas mėnesį. Modelis dirba su vienu žmogumi vienu metu, nieko neprisimena ir kaskart atsako kitaip - o būtent tai jį daro gerą kitam darbui.
Leiskite jam interpretuoti. Neleiskite jam būti įrašu.
Aiškinimas yra ta vieta, kur modelis nusipelno vietos. Kai jūsų sistema jau pateikė skaičių, modelis gerai atlieka keturis dalykus: pasako, kas pajudėjo, parengia komentarą, parodo eilutę, vertą dėmesio, ir atsako į klausimą, kad niekam nereikėtų ieškoti, kur skaičius saugomas. Tai reali vertė, ir ją galite turėti jau šiandien - ant sistemos, o ne vietoj jos.
# Nuo ko pradėti
Pirmas mėnuo daugiausia yra sprendimai, o ne darbas.
- Sutvarkykite struktūrą vieną kartą. Tinkamai suprojektuokite ataskaitas - dienos darbas ir vienintelė dalis, kurią vėliau brangu keisti.
- Pasirinkite datą ir pasirinkite žmogų. Abu - prieš visa kita.
- Pirmiausia lyginkite su praėjusiais metais. Plano dar neturite, o praėjusių metų skaičiai veikia nuo pirmo mėnesio.
- Sutarkite, koks turi būti nuokrypis, kad jį tirtumėte. Padarykite tai dabar, kol niekas nesijaučia kaltinamas.
- Planą pridėkite tada, kai ciklas veiks tris mėnesius, ne anksčiau - o tada statykite jį ant veiksnių.
- Tada paleiskite jį mėnesį, kurį nieko neįvyko. Būtent tas mėnuo parodo, ar turite sistemą.
Grįžti atgal ir sukurti tendenciją neįmanoma. Pigiausias mėnuo pradėti buvo prieš metus, ir joks būsimas įrankis neišgalvos istorijos, kurios neužrašėte.