Kāpēc un kā izveidot FP&A mazai komandai
Kāpēc mazam uzņēmumam vajag sistēmu, nevis analītiķi - un kur šeit iederas AI.
# Īsā versija
Lielākā daļa cilvēku uzskata FP&A par kaut ko, kurā ieaug pie simt darbiniekiem. Patiesībā ir otrādi.
- Jūs jau darāt FP&A. Jūs to darāt no atmiņas un neatstājat pierakstu, ar ko salīdzināt.
- Vērtība ir pierakstā: viens un tas pats mērījums, veikts vienādi, katru mēnesi.
- Tas sāk atmaksāties, tiklīdz vienlaikus var noiet greizi vairāk nekā viena lieta.
- Lieli uzņēmumi pieņem analītiķi galvenokārt atkārtojošā darba dēļ. Tieši šo pusi jūs varat automatizēt.
- Pārējo var vadīt viens cilvēks - pusi dienas mēnesī, ja sagatavošana ir automātiska.
- AI ir labs, atbildot uz jautājumu vienreiz. Vienreizēja atbildēšana nekad nav bijusi problēma.
- Sāciet ar struktūras sakārtošanu. Tad izejiet ciklu trīs mēnešus, pirms veidojat plānu.
Mazs uzņēmums pieļauj tās pašas kļūdas ko liels. Tam vienkārši ir desmitkārt mazāk peļņas, ar ko tās absorbēt.
# Kāpēc sākt, pirms jūtaties gatavs
Ierastā atbilde ir, ka sāk tad, kad var atļauties kādu, kas to darīs. Ir otrādi: pie piecdesmit cilvēkiem jūs varat atļauties algu, bet trīs gadus vēstures, ko nekad neizmērījāt, atpakaļ nenopirksiet.
- Sāciet, kamēr tas vēl ir mazs. Desmit izmaksu centrus var pārbūvēt vienā pēcpusdienā. Piecdesmit prasa ceturksni - un līdz tam viens ziņo pēc vecās, bet otrs pēc jaunās struktūras.
- Plānojiet izaugsmi, nevis reaģējiet uz to. Plāns, kas balstīts uz to, kas patiešām virza katru posteni, pasaka, cik maksās nākamie desmit darbinieki, pirms jūs tos pieņemat. Plāns no ievadītiem skaitļiem pasaka tikai to, ko jūs jau pieņēmāt.
- Dodiet vadītājiem un investoriem vienu skaitļu kopu. Ne tāpēc, lai visi piekristu, bet lai strīds būtu par lēmumu, nevis par to, kura tabula ir pareiza.
- Sliktās ziņas pienāk agrāk. Mēneša cikls atrod problēmu sestajā nedēļā. Gada noslēgums to atrod četrpadsmitajā mēnesī, kad palikušas tikai dārgas iespējas.
Jautājums nav par to, vai varat atļauties FP&A. Jautājums ir, vai varat atļauties gadu būt problēmā, pirms to ieraugāt.
# Vērtība ir pierakstā
Jūs jau darāt FP&A. Kāds paskatās uz skaitļiem, izveido viedokli un rīkojas. Netrūkst domāšanas. Trūkst pieraksta.
Skaitlis pats par sevi nepasaka neko. Tas kaut ko nozīmē tikai blakus citam skaitlim, kas radīts tāpat - tas pats mēnesis pagājušajā gadā, plāns, ko izveidojāt janvārī, tas pats postenis pirms trim mēnešiem. Šis salīdzinājums ir tas, kas pārvērš skaitli par mērījumu, nevis anekdoti.
Aktīvs nav analīze. Tas ir fakts, ka esat mērījis vienu un to pašu, vienādi, katru mēnesi, pietiekami ilgi, lai redzētu, kā tas kustas.
Tāpēc arī vienreiz izcili paveikts darbs ir tik maz vērts. Asa analīze martā, ko nekad neatkārto, atstāj jums vienu skaitli un nekādas tendences, un pēc tam nevar pateikt, vai tas bija labs darbs vai veiksme.
Tāpēc arī tas nevar dzīvot viena cilvēka galvā. Galva neatstāj pierakstu, tāpēc nav, ar ko salīdzināt šo gadu pret pagājušo. Un uzņēmumu nevar nodot citam, nevar pārdot bez sāpīgas pircēja pārbaudes, un tas nestrādā labi, kamēr šis cilvēks ir prom.
Bez cikla jūs saņemat vienu atskaiti gadā, un tā pienāk martā. Tas pasaka, ka peļņa bija tikai daļa no tā, ko pieņēmāt. Līdz tam deviņi mēneši, kas to izraisīja, ir aiz muguras, un vairs nav, uz ko skatīties. Neviens biznesu nevadīja slikti. Neviens to nemērīja, kamēr nebija par vēlu rīkoties.
# Kam tas nav vajadzīgs
Ikmēneša cikls sāk atmaksāties brīdī, kad vienlaikus un dažādu iemeslu dēļ var noiet greizi divas lietas.
- Vairāk nekā viena ieņēmumu plūsma.
- Krājumi.
- Parāds ar kovenantu - aizdevums ar nosacījumiem, kas jums pastāvīgi jāizpilda.
- Cilvēki, kam ir savi budžeti.
- Vai vienkārši brīdis, kad neviens vairs neredz visu uzreiz.
Praksē tas parasti ir no aptuveni desmit cilvēkiem uz augšu, bet pārbaude ir labāka par skaitli.
Zem šīs robežas tas patiešām nav tā vērts. Ņemiet sešu cilvēku konsultāciju biroju: viena ieņēmumu plūsma, nav krājumu, nav parāda un klienti, kas maksā četrpadsmit dienās. Viens cilvēks var noturēt šo biznesu galvā un būt pareizi. Procesa pievienošana tur pievienotu tikai vienu sanāksmi.
- Investors palūdza ikmēneša komplektu. Jūs to sagatavosiet, iekšpusē to neviens nelasīs, un jūs neko neuzzināsiet.
- Tas šķiet kā tas, ko dara īsts uzņēmums. Ja sākat kaut ko tāpēc, kā tas izskatās, jūs to pametīsiet pirmajā aizņemtajā mēnesī.
Ja esat pāri šai robežai, nākamais jautājums ir, kas dara darbu - jo atbilde, ko cilvēki pieņem, ir dārgā.
# Kāpēc lieli uzņēmumi pieņem analītiķi
Sāciet ar to, kur jūs jau esat labāki par lielu uzņēmumu: laiks starp problēmas pamanīšanu un lēmumu, ko ar to darīt. Četrdesmit cilvēku pārspēj četrus tūkstošus katru reizi. Cilvēks, kas var rīkoties, jau ir telpā. Lieli uzņēmumi nodarbina daļu savas finanšu komandas tikai tāpēc, lai šo plaisu aizvērtu. Jums šīs plaisas nav - jums nav neviena, kas darītu atkārtojošo pusi.
Lieli uzņēmumi patiešām nodarbina FP&A analītiķus. Mazāki bieži nevar to atļauties, un daži varētu, bet labprātāk tērētu algu citur. Jebkurā gadījumā cilvēki no tā izdara nepareizu secinājumu.
Viņi nepieņem analītiķus tāpēc, ka FP&A ir grūts. Viņi tos pieņem tāpēc, ka viņu izmērā atkārtojošā darba puse aizpilda veselu darbavietu. Tieši šo pusi jūs varat automatizēt.
Saskaitīt četrdesmit uzņēmumus, sasaistīt divpadsmit dažādus kontu plānus, katru mēnesi pārbūvēt četru tūkstošu rindu atskaiti. Tam arī ir šīs darbavietas. Sprieduma puse līdz ar uzņēmumu nekad nav augusi. Tie joprojām ir daži cilvēki, kas jautā, kurš pieņēmums bija nepareizs, un tā joprojām ir tā daļa, kas maina jūsu rīcību.
Ikmēneša cikls sadala katru posmu divās daļās: daļā, ko var sagatavot jūsu vietā, un daļā, kas jums jānovērtē. Sagatavotā daļa ir viss iemesls, kāpēc lielam uzņēmumam vajag šīs darbavietas, un tā ir vienīgā daļa, ko programmatūra var pārņemt. Tāpēc jautājums nav, kā atļauties analītiķi. Tas ir, kā panākt sagatavoto daļu bez viņa.
# Kas to vada un cik ilgi
Ko neviena sistēma nedara ne par kādu naudu:
- Izlemj, vai uz novirzi reaģēt, to pieņemt vai ignorēt - skatiet beidziet ar lēmumu.
- Izvēlas, kuru pieņēmumu mainīt, kad plāns nepiepildās.
- Izlemj, ko atstāt ārā.
- Uzņemas atbildību par skaitli padomes priekšā.
Jums vajag mazāk, nekā cilvēki gaida. Viens cilvēks, kas prot izlasīt P&L, kas pajautās, kāpēc postenis izkustējās, un kas ir pietiekami augstā pozīcijā, lai saņemtu atbildi. Tas ir viss saraksts. Tā nav finanšu kvalifikācija.
| Kas to vada | Strādā, ja | Salūzt, ja |
|---|---|---|
| Īpašnieks vai vadītājs | Zem aptuveni trīsdesmit cilvēkiem, un ja viņš patiešām skatās | Viņa laiks beidzas pirmais, un šī ir pirmā lieta, ko viņš pamet |
| Biroja vai finanšu vadītājs | Visbiežāk, un parasti pareizi | Neviens viņam nav devis pilnvaras prasīt kolēģim paskaidrojumu |
| Jūsu ārējais grāmatvedis | Pajautājiet, vai viņi taisa vadības atskaites, nevis tikai gada pārskatu | Jūs saņemat atskaiti, kas veidota nodokļu iestādei, un saņemat to tad, kad tā vajadzīga nodokļu iestādei |
| Nepilna laika kontrolieris, viena diena mēnesī | Jūs gribat spriedumu bez algas | Jūs maksājat kontroliera dienas likmi par darbu, ko varēja izdarīt programmatūra |
Rēķinieties ar pusi dienas mēnesī, ja sagatavošana ir automātiska, un ar trim līdz četrām dienām, ja nav. Tikai viens no tiem izdzīvo sliktu ceturksni.
# Kur AI palīdz un kur ne
Šis ir spēcīgākais iebildums pret visu iepriekšējo. Ja modelis var izdarīt atkārtojošo pusi pēc pieprasījuma, jums nevajag sistēmu - jums vajag labu uzvedni.
- Sašķirot astoņus simtus grāmatvedības kontu trīsdesmit atskaišu posteņos. Tā ir garlaicīgākā stunda visā ieviešanā, un šķirošana ir tieši tas, kas modelim padodas.
- Piedāvāt pirmo struktūru dažās sekundēs, tikai no jūsu kontu saraksta.
- Pamanīt posteni, kas izskatās nepareizs. Tas nekad nenogurst un izlasa katru rindu. Cilvēks nedara ne vienu, ne otru.
- Uzrakstīt komentāra melnrakstu, kad skaitļi ir klāt.
Un lūk, spēcīgākā šī argumenta forma, kas lielākoties ir patiesa: mazā uzņēmumā cilvēka, kas to vadītu, vienkārši nav. Nepilnīga atbilde šodien ir labāka par nevainojamu atbildi, ko nekad nesaņemat.
Tāpēc pieņemsim labāko gadījumu. Modelis, kas nekad nekļūdās aritmētikā un nekad neizdomā skaitli. Zemāk aprakstītā problēma joprojām paliek, un pēc tā jūs zināt, ka runa nav par kvalitāti.
AI sāk no jauna katru reizi. Sistēma atceras.
FP&A nav viens cilvēks, kas uzdod jautājumu. Kāds iesniedz savus skaitļus, kāds tos konsolidē, kāds pārskata, kāds pasniedz versiju padomei. Pat bez izmaksu centriem un formālām nodaļām kāds atbild par katru skaitli un tas viņam jāizskaidro. Visiem šiem cilvēkiem jāskatās uz tiem pašiem skaitļiem. Sarakste katram no viņiem dod savu atbildi.
Sistēmai arī jāatceras: sasaiste, struktūra, virzītājfaktori un katrs jau noslēgtais mēnesis. Ja kaut ko mērījāt vienā veidā martā, tas tāpat jāmēra novembrī, citādi salīdzinājums neko nenozīmē. Uzdodiet modelim to pašu jautājumu divreiz, un saņemsiet divas saprātīgas atbildes.
Parādās jauns konts: mākoņa pakalpojumi. Martā modelis to ieliek IT un programmatūrā. Aprīlī jūs jautājat vēlreiz, un tas to pašu kontu ieliek mitināšanā - kas atrodas tiešajās izmaksās. Abas atbildes ir aizstāvamas. Jūsu seguma daļa izkustas par pusotru procentpunktu, nekas jūs nebrīdina, un jūs pavadāt pārskatīšanu, skaidrojot izmaiņas, kuras nekad nav notikušas.
Tad vēl versijas. Iesaldētais plāns, šī mēneša pārprognoze, skaitļi, ko rādījāt bankai, pagājušā gada fakts. Tie visi pastāv vienlaikus, un visiem jāzina, uz kuru viņi skatās. Sarakste dod jums skaitli bez nosaukuma.
Izklājlapa izgāžas tajos pašos trīs veidos, tāpēc arī tā kādā brīdī pārstāj strādāt. Tā ir manuāla, tāpēc daļa no tās ir nepareiza un jūs nevarat pateikt, kura. Divi cilvēki tajā nevar strādāt vienlaikus. Un neviena versija nav tā uzticamā, tāpēc par plānu klusi kļūst tas fails, kas bija pievienots pēdējai vēstulei.
Nekas no tā nav derība pret to, ka modeļi kļūs labāki. Tas ir par to, kas FP&A patiesībā ir: kopīgs starp cilvēkiem, glabāts versijās un darīts vienādi katru mēnesi. Modelis strādā ar vienu cilvēku vienlaikus, neko neatceras un katru reizi atbild citādi - kas ir tieši tas, kas to padara labu otrā darbā.
Ļaujiet tam interpretēt. Neļaujiet tam būt pierakstam.
Skaidrošana ir tur, kur modelis nopelna savu vietu. Kad jūsu sistēma ir radījusi skaitli, modelis ir labs četrās lietās: pateikt, kas izkustējās, uzrakstīt komentāra melnrakstu, norādīt uz posteni, ko ir vērts apskatīt, un atbildēt uz jautājumu, lai nevienam nav jāmeklē, kur skaitlis glabājas. Tā ir īsta vērtība, un to varat iegūt jau šodien - virsū sistēmai, nevis tās vietā.
# Kur sākt
Pirmais mēnesis lielākoties ir lēmumi, nevis darbs.
- Sakārtojiet struktūru vienreiz. Izveidojiet pārskatus pareizi - diena darba, un vienīgā daļa, ko vēlāk ir dārgi mainīt.
- Izvēlieties datumu un izvēlieties cilvēku. Abus, pirms visa pārējā.
- Vispirms salīdziniet ar pagājušo gadu. Plāna jums vēl nav, un pagājušā gada skaitļi der jau no pirmā mēneša.
- Vienojieties, cik lielai novirzei jābūt, pirms to izmeklējat. Dariet to tagad, kamēr neviens nejūtas apsūdzēts.
- Pievienojiet plānu, kad cikls ir strādājis trīs mēnešus, ne agrāk - un tad uzbūvējiet to uz virzītājfaktoriem.
- Tad izejiet to mēnesī, kurā nekas nav noticis. Tas ir mēnesis, kas pasaka, vai jums ir sistēma.
Tendenci nevar radīt ar atpakaļejošu datumu. Lētākais mēnesis, kad sākt, bija pirms gada, un neviens nākotnes rīks neizdomās vēsturi, ko nekad neierakstījāt.